Nunca ultrapasse o orçamento com o gerenciamento de custos do projeto: Nosso guia

Um dos aspectos mais importantes do gerenciamento de projetos é manter os custos dentro dos limites estabelecidos pelo orçamento do projeto. Mas mesmo os gerentes de projeto experientes às vezes não conseguem deixar de se perguntar: como garantir um gerenciamento eficaz dos custos do projeto?

Esse difícil equilíbrio entre alocar recursos e garantir que o controle de custos esteja em dia deve ser uma das questões centrais abordadas pela equipe do projeto desde a fase de planejamento do projeto.

Continue lendo para saber mais sobre o que é gerenciamento de custos, como o seu projeto pode se beneficiar de um planejamento de custos eficaz e as etapas e ferramentas para gerenciar os custos com eficiência.

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O que é gerenciamento de custos do projeto?

O gerenciamento de custos do projeto é o processo de estabelecer uma estimativa dos recursos necessários para concluir o projeto, planejar o orçamento de custos e gerenciar as despesas durante todo o ciclo de vida do projeto para manter os custos totais dentro dos limites estabelecidos.

O gerenciamento de custos é essencial no gerenciamento de projetos. Independentemente de sua atividade ou da área do projeto, o sucesso do projeto pode ser medido com as 4 perguntas listadas abaixo:

• As entregas abrangem o escopo do projeto e atendem aos seus requisitos?
• O projeto atende aos padrões de qualidade?
• Foram concluídos dentro do cronograma estabelecido para o projeto?
• Foram concluídos dentro do orçamento alocado para o projeto?

Enquanto o gerente de projeto não puder garantir uma resposta positiva a essas quatro perguntas, o projeto não poderá ser considerado um sucesso completo.

Como seus projetos podem se beneficiar de um gerenciamento cuidadoso dos custos?

Há muitas razões pelas quais o gerenciamento de custos é considerado uma parte essencial do gerenciamento de projetos. O orçamento do projeto tem uma influência considerável sobre as metas e as principais decisões do projeto durante todo o seu ciclo de vida.

Ele determinará se os outros três objetivos são alcançáveis (escopo, atrasos, qualidade). Se os custos incorridos pelo projeto não forem consistentes com esses objetivos, os resultados provavelmente não atenderão às expectativas do cliente, seja por excesso ou por falta de desempenho.

O controle de custos gera algumas das métricas importantes (também chamadas de indicadores-chave de desempenho ou KPIs) a serem rastreadas para medir o desempenho e o progresso do projeto, facilitando a comunicação com as partes interessadas e garantindo que você esteja indo na direção certa.
Em geral, o gerenciamento de custos do projeto permite que você:

• Garantir que as partes interessadas e o patrocinador do projeto entendam e concordem com os principais requisitos e padrões de qualidade,
• Acompanhar o andamento do projeto em tempo real para melhorar a tomada de decisões e as previsões de custos excedentes,
• Comunicar-se claramente com as partes interessadas sobre o andamento do projeto, garantindo que o projeto esteja de acordo com suas expectativas,
• Acompanhe os KPIs, como o retorno sobre o investimento (ROI), para medir e registrar o sucesso de suas decisões para projetos futuros.

O gerenciamento de custos do projeto é fácil?

O gerenciamento de custos pode apresentar vários desafios e pode até ser uma tarefa assustadora em grandes projetos. Por mais que seja essencial para que seu projeto se desenvolva sem problemas, fazer isso corretamente pode ser complicado.

O gerente de projeto é o responsável pelo gerenciamento de custos em cada etapa do processo. Ele precisa ter conhecimento suficiente dos riscos e do escopo do projeto e usar ferramentas adaptadas. Não fazer isso pode resultar em alguns dos problemas mais comuns associados ao mau gerenciamento de custos, incluindo

• Estimativa de custos imprecisa: se o gerente de projeto não conseguir avaliar totalmente as despesas necessárias para concluir o projeto, ou se faltarem informações para um projeto específico, ele poderá apresentar estimativas imprecisas. Isso significa que poderão ser incorridos custos adicionais para concluir o projeto.
• Controle de custos deficiente: se o gerente de projeto não acompanhar as despesas em tempo real ou se não adotar uma abordagem proativa para o gerenciamento de riscos, o desenvolvimento do projeto poderá encontrar obstáculos, causando atrasos ou, pior ainda, o abandono total do projeto.

A precisão e o rastreamento são dois dos desafios mais importantes para o gerenciamento eficaz de custos. Por isso, os gerentes de projeto devem seguir as etapas corretas e estar equipados com as ferramentas certas para desempenhar sua função adequadamente.

Como implementar o gerenciamento de custos em seu projeto

O gerenciamento de custos é um processo contínuo que deve ser incorporado a todo o ciclo de vida do projeto. Os orçamentos e as estimativas devem ser revisados regularmente com um controle completo dos custos para refletir melhor as necessidades atuais e futuras do projeto.

Há quatro etapas para a criação de um plano de gerenciamento de custos: planejamento de recursos, estimativa de custos, orçamento e controle. Caso ocorram mudanças no decorrer do projeto, pode ser necessário voltar a uma etapa anterior e recomeçar o ciclo.

1. Planejamento de recursos

Essa etapa é parte integrante do planejamento do projeto e deve ser realizada antes do início do desenvolvimento do projeto. No planejamento de recursos, o objetivo é estabelecer um esboço abrangente de todos os recursos necessários para concluir o projeto.

A natureza desses ativos pode ser diversa: eles abrangem recursos humanos (funcionários, membros da equipe, consultores...) e recursos físicos (materiais, equipamentos, dinheiro...).

Para que esse inventário seja o mais completo possível, talvez seja necessário dividir o projeto em partes menores: crie a estrutura de divisão de trabalho (WBS) para determinar quais tarefas seriam necessárias para concluir e quem poderia cuidar delas usando quais ferramentas e recursos.

Para garantir que não falte nada, não deixe de promover a colaboração: pergunte aos membros da equipe e a outras partes interessadas sobre a opinião deles, examine dados históricos e projetos semelhantes e não deixe de manter contato com a realidade local (incluindo sazonalidade, restrições de tempo...).

2. Estimativa de custos

Depois que todos os recursos tiverem sido listados, você deverá estimar o custo deles. O objetivo é ser o mais preciso possível, pois algumas imprecisões podem facilmente se transformar em problemas mais sérios a serem resolvidos no futuro.

Para calcular o custo dos recursos, você deve levar em conta

• Seu preço (salários e custos de contratação, custos básicos, custos de envio e manuseio...)
• Os pré-requisitos para obter ou usar o recurso, se houver
• O período de tempo durante o qual você precisará que o recurso esteja disponível
• Suposições e riscos associados ao recurso

Há muitas maneiras de estimar os custos. Você pode:

• Somar o custo individual de cada recurso ou tarefa para calcular o custo total do projeto. Essa abordagem de baixo para cima é o caminho a seguir se você não tiver como comparar seu projeto com outros.
• Comece com uma estimativa global e divida o total entre as tarefas de acordo com seu grau de importância ou gastos necessários. Esse método top-down funciona melhor se você já tiver realizado projetos semelhantes no passado.

Essa etapa provavelmente será a mais demorada do processo de gerenciamento de custos, principalmente se você não tiver acesso a dados confiáveis. No entanto, não se apressar é fundamental, pois as imprecisões quase sempre levarão a atrasos e mais despesas, além de minar a confiança que as partes interessadas depositaram no contrato.

3. Orçamento

Estimar os custos é essencial, mas esse número, por si só, não tem sentido se não for devidamente integrado ao ciclo de vida do projeto. Essa etapa tem como objetivo descrever os fluxos de caixa durante o projeto, ou seja, quais recursos serão alocados para quais tarefas e quando.

Isso ajuda a organização a garantir que ativos suficientes estejam disponíveis quando necessário, a fim de não impedir o andamento do projeto. Ele garante que o dinheiro, os equipamentos e os membros da equipe poderão realizar suas tarefas no tempo certo e que o tempo e o dinheiro não serão desperdiçados ao longo do caminho.

Um orçamento de projeto sólido também pode ser usado como uma ferramenta de rastreamento. Os gerentes de projeto podem usá-lo para estimar quanto valor foi criado em cada estágio do projeto e planejar com antecedência para garantir que o projeto não fique sem recursos.

4. Controle de custos

Com as estimativas de custo e o orçamento do projeto prontos, você pode acompanhar facilmente o andamento do projeto e garantir que ele esteja de acordo com o plano de gerenciamento de custos. Você pode estimar se o projeto ficará ou não dentro do orçamento e criará valor usando métodos como o EVM (Earned Value Management).

Essa abordagem usa três variáveis associadas a cada tarefa para medir o desempenho:

• Valor planejado (PV): a contribuição projetada de cada tarefa para o projeto geral
• Earned Value (EV): o valor realmente criado pela tarefa
• Custo real (AC): os custos associados à tarefa que você incorreu até o momento

O PV e o EV podem ser multiplicados pela taxa de conclusão programada ou real da tarefa para controle em tempo real. A comparação desses indicadores pode ajudá-lo a determinar se você está ou não ficando para trás em termos do valor criado pelo seu projeto até o momento.

As melhores ferramentas para o gerenciamento de custos de projetos

Soluções inovadoras de software podem ajudá-lo a acompanhar o projeto e comparar o progresso real com as estimativas iniciais. Elas facilitam a geração de relatórios e o planejamento, o que significa que você pode passar mais tempo trabalhando com suas equipes.

• Software de gerenciamento de projetos: soluções completas para gerenciar recursos, planejamento e podem ser usadas como plataformas de colaboração interativa.
• Software ERP: As soluções de planejamento de recursos empresariais permitem que você centralize seus dados para gerenciar recursos humanos, contabilidade, faturamento e muito mais em um só lugar.
• Software de gerenciamento de recursos: essas ferramentas ajudam você a visualizar quais recursos estão disponíveis em tempo real.
• Software de planejamento: gerencie cronogramas complexos com facilidade graças a essas soluções profissionais.

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Considerações finais

Agora você está totalmente ciente da importância do gerenciamento de custos do projeto. Desde que os recursos e os custos sejam avaliados de forma precisa e abrangente, o orçamento do projeto pode ser usado como uma bússola confiável para os gerentes de projeto acompanharem o progresso.

Fique um passo à frente usando soluções empresariais, e seus custos excedentes serão uma relíquia do passado!