Não é o gerenciamento de projetos que é complicado, mas a busca por um método eficaz

Um problema comum entre agências de criação, consultorias e estúdios de design é a coordenação de recursos quando o número de projetos e o número de funcionários começam a crescer simultaneamente.

Nessas situações, pode-se pensar que o maior obstáculo é o gerenciamento de projetos, a definição de uma lista de preços e a distribuição das atividades entre os recursos disponíveis para obter um mínimo de retorno. A realidade é que, na maioria dos projetos, a complexidade não está tanto no planejamento das atividades em si, mas no entrelaçamento das restrições do projeto com as de outros.

Um problema de coordenação

Ter os recursos certos quando necessário é provavelmente a maior dificuldade que o gerente de projeto enfrenta e que a organização resolve.
O planejamento de um projeto não exige habilidades de astronauta. Todos nós planejamos nossas vidas diariamente: atividades esportivas, reuniões semanais, quando fazer compras, viagens e férias, sempre tendo em mente nosso orçamento mensal. Portanto, certamente somos capazes de planejar as atividades de um projeto, mas somente se estivermos em condições de conhecer a situação atual da empresa.

Por outro lado, muitas vezes acontece que, em situações de crescimento, cria-se repentinamente uma situação de "ramp-up" em que novos recursos são contratados, os projetos são atribuídos à primeira pessoa disponível e, na confusão, perde-se de vista o aspecto mais importante: desenvolver uma proposta de valor por meio de habilidades específicas e individuais. A questão é que (felizmente) não somos todos iguais: todos têm seu próprio histórico de experiência, habilidades e conhecimentos específicos que os tornam únicos e mais adequados para contribuir em um projeto do que em outro. Dessa forma, o trabalho não se torna uma atividade passiva para a qual se é designado, mas para a qual se é escolhido (e da qual se gosta!).
Portanto, é possível entender que o problema real é a coordenação.

Centralizar o controle não é a solução

Nesse ponto, a solução tradicional de muitas empresas é sobrecarregar o sistema com rigidez, centralizando o planejamento em alguns recursos e criando uma estrutura vertical e vinculada. Um software de gerenciamento de projetos extremamente poderoso e complexo vem em socorro nesse ponto. Eles são úteis para obter planos hiperdetalhados e designar planejadores que traduzirão as solicitações de alocação para otimizar a produção da equipe.
A realidade é que, devido a essa complexidade e à grande quantidade de informações que esses sistemas exigem, eles geralmente acabam sendo usados de forma limitada e fornecem uma visão parcial da situação dos negócios. Em resumo, eles criam mais dificuldades do que deveriam resolver.

Portanto, se a lógica centralizada apresenta rigidez que hoje é difícil de conciliar com a velocidade de ação necessária, talvez a resposta esteja no paradigma oposto, ou seja, nos sistemas distribuídos.

A resposta está nos sistemas distribuídos

A adoção de um modo organizacional plano, no qual não há despesas gerais e todos podem se tornar PM de um projeto, parece ficção científica. Na realidade, as empresas mais inovadoras já adotaram esse método e estão crescendo na velocidade da luz.

Em primeiro lugar, permitir que uma organização descentralize o controle significa estabelecer um novo tipo de cultura interna, baseada principalmente na confiança nas pessoas e em suas capacidades individuais. Significa dar a elas a oportunidade de crescer do ponto de vista profissional, permitindo que se apropriem dos projetos. Isso certamente implica um investimento no treinamento de cada recurso: não estamos falando de mestrados ou cursos de treinamento avançado, mas simplesmente de explicar a eles como organizar o trabalho em equipe e por que isso deve ser feito.

Essa pequena aposta levará não apenas a um retorno econômico, pois elimina os custos de gerenciamento e controle, mas, acima de tudo, a uma equipe consciente, capaz e responsável.

Além disso, a ativação desses mecanismos de coordenação entre pares também exige a abertura do sistema e, portanto, o acesso das pessoas às informações necessárias para que possam tomar decisões e permitir a comparação mútua. A conscientização de todos sobre os aspectos críticos e os impactos das decisões individuais promove a coordenação e torna as pessoas mais autônomas e colaborativas.

Isso é impraticável sem uma ferramenta que possibilite essa dinâmica. Em particular, a principal função para descentralizar a tomada de decisões é ter um planejamento compartilhado que mostre a prontidão dos membros da equipe.

Dessa forma, a organização se torna muito mais reativa, capaz de se adaptar mais rapidamente às mudanças nos projetos e, portanto, às mudanças na alocação. Como resultado, o planejamento é muito mais atualizado e, portanto, reflete a realidade.

No equilíbrio entre precisão e pontualidade, a última ganha de longe.

Outra chave para resolver os problemas organizacionais de muitas empresas em crescimento é encontrar um software capaz de retornar uma grande quantidade de informações a partir de um pequeno volume de dados.
A lógica por trás disso é que, ao solicitar diretamente que as pessoas insiram poucas informações, é possível obtê-las com a frequência certa e de forma consistente. Graças a isso, o wethod oferece uma visão geral atualizada da situação da empresa, em que os dados vêm diretamente da pessoa em questão, evitando aquele telefone sem fio que geralmente causa resultados não confiáveis. Por outro lado, ao solicitar que alguns intermediários insiram uma grande quantidade de informações em um nível detalhado, o resultado, como geralmente acontece, é uma visão geral da empresa pouco representativa e esporadicamente atualizada.

As principais funções das quais o wethod extrai dados para gerar as diferentes páginas de análise são:

1. O pipeline de oportunidades de negócios
2. Orçamentos de projetos
3. O planejamento de recursos
4. A planilha de horas semanal
5. O status do projeto

Todas essas são informações que toda organização já gerencia de uma forma ou de outra, mas, nesse caso, elas são integradas intuitivamente no mesmo sistema.

Esse software apoia e acelera o processo de tomada de decisões porque é capaz de gerar uma infinidade de relatórios e percepções semanalmente, tanto no nível geral da empresa quanto em mais detalhes sobre as áreas de negócios mais importantes, como desempenho de vendas, produtividade da equipe, segmentação de receita do portfólio de projetos e integridade do projeto.

Um método inteligente, informado e distribuído

Portanto, a solução para os problemas de coordenação e planejamento não se encontra no controle rígido e centralizado, mas no seu oposto.

Em primeiro lugar, é necessário implementar sistemas que sejam fáceis e intuitivos, mas que, ao mesmo tempo, sejam capazes de mostrar efetivamente o estado de saúde da empresa.

Também é necessário promover uma nova cultura organizacional que seja transparente, mas responsável, aberta e compartilhada, baseada na confiança nos indivíduos e no grupo.

Essa filosofia só pode ser apoiada por um método eficiente que responda de forma reativa às demandas do mundo atual: o único obstáculo é deixar para trás alguns preconceitos, questionar as teorias tradicionais de gerenciamento de projetos para adotar uma visão inteligente, moderna e eficaz.