Como você escolhe seu software de gerenciamento de projetos?
Há uma grande variedade de softwares de gerenciamento de projetos em oferta, o que pode dificultar a escolha da sua solução. Antes de decidir, certifique-se de definir todas as suas necessidades e de levar em conta as restrições e possibilidades da sua empresa. Leia todos os nossos artigos e conselhos sobre ferramentas de gerenciamento de projetos.
Que tipo e tamanho de projeto?
Você está embarcando em um projeto que lhe é caro ou que permitirá que sua empresa cresça. O escopo do trabalho variará de acordo com a ambição do seu projeto.
- Se for um projeto mais pessoal ou de pequena escala, você não precisará de um software com recursos avançados. Contente-se com um software que lhe permita gerenciar tarefas, ter uma visão clara do cronograma e uma programação detalhada. Esse tipo de software geralmente é gratuito ou muito barato. Ele é destinado a um pequeno número de usuários.
- Se for um projeto colaborativo, você precisará de recursos mais avançados. Procure um software que ofereça compartilhamento de documentos, um fórum e wikis. Dessa forma, cada colaborador pode modificar documentos, fazer propostas ou dar sua opinião sobre o andamento do projeto. Os documentos compartilhados são modificados automaticamente em todas as contas de usuário. Não há necessidade de se preocupar em trabalhar na versão errada de um documento. Você pode se comunicar rapidamente usando um aplicativo de mensagens instantâneas.
- Se estiver embarcando em um grande projeto com muitos usuários, escolha soluções de software de gerenciamento integrado. Elas são perfeitamente adequadas à sua empresa e podem ser adaptadas para atender às suas necessidades específicas. Se precisar gerenciar o planejamento, o faturamento, o gerenciamento de estoque e suprimentos, a qualidade ou o relacionamento com o cliente, você poderá aproveitar uma ampla variedade de funções avançadas para ajudá-lo a gerenciar seu projeto com sucesso.
Local ou SaaS?
Escolha entre um software de gerenciamento de projetos local ou SaaS. Quais são as diferenças entre os dois?
- Modo local: o software é instalado diretamente nos servidores da empresa. Seus dados são armazenados dentro da empresa. Você não precisa estar conectado à Internet para trabalhar. No entanto, essa solução às vezes é mais cara do que o software terceirizado, especialmente porque as atualizações nem sempre estão incluídas.
- Saas: "Software as a service" (software como serviço). Esse tipo de software tem várias vantagens. É fácil de acessar, pois os dados são gerenciados em um servidor externo. Portanto, você pode se conectar de um computador, smartphone ou tablet em qualquer lugar, desde que tenha uma conexão.
É uma solução multiusuário. Várias sessões podem ser conectadas ao mesmo tempo, e é muito fácil de administrar. Além disso, o software Saas faz atualizações automaticamente, de modo que seu departamento de TI não precisa dedicar tempo a isso. O departamento técnico do site se encarrega de gerenciar os problemas de funcionamento, deixando sua equipe de TI livre para outras tarefas.
Você tem uma ideia clara do orçamento alocado para esse software, pois ele vem na forma de assinaturas. Na maioria das vezes, os preços estão em uma escala móvel, dependendo do número de usuários. Faça seus cálculos antes de se comprometer. Se o seu projeto for durar vários anos, você precisa ter em mente que, mesmo que o custo da assinatura pareça atraente no momento, ele pode se tornar menos lucrativo depois de algum tempo.
Em conclusão, o SaaS tem muitas vantagens sobre o software local, embora exija uma conexão com a Internet. O software local é um investimento real para uma empresa, enquanto o software SaaS tem um custo de operação simples e pode ser interrompido a qualquer momento. Portanto, ele representa um peso menor no orçamento, principalmente para pequenas empresas.
Artigo traduzido do francês