5 erros comuns no gerenciamento de projetos e como evitá-los
Por que os projetos fracassam?
Um projeto pode fracassar por vários motivos. Todo projeto, seja ele grande ou pequeno, tem componentes que podem fazer com que a iniciativa como um todo se torne um sucesso ou um fracasso.
Geralmente, não é uma calamidade que faz com que um projeto, antes viável, perca o rumo. Em muitos casos, pequenos erros ou passos em falso fazem com que as equipes se esforcem para viabilizar uma iniciativa promissora.
Então, quais são os principais erros que os gerentes de projeto (PMs) cometem? Desde o planejamento de recursos até o escopo do projeto e o gerenciamento de riscos, os GPs têm muito a considerar quando se trata de planejamento e execução.
Neste artigo, revelamos cinco dos principais erros que podem surgir em um projeto e como evitá-los.
5 erros comuns de gerenciamento de projetos e como evitá-los
1. O planejamento inadequado dos recursos afeta negativamente o resultado final
Seus recursos são essenciais e, na maioria das vezes, limitados. O gerenciamento estratégico de recursos não é apenas crucial para a saúde de um projeto, mas também para a saúde de uma organização. As empresas geralmente competem por recursos (pessoas, dinheiro, equipamentos, etc.), portanto, o PM deve ser estratégico ao alocá-los.
O planejamento deficiente de recursos ocorre quando os PMs não conseguem ver o panorama geral. Veja a seguir alguns dos problemas com os quais as equipes podem ter de lidar diante de um planejamento ineficiente de recursos:
- Carga de trabalho desequilibrada (ou seja, um membro da equipe está com 95% da capacidade, enquanto outro está com 30%, como resultado da atribuição excessiva de tarefas. Isso também pode levar ao esgotamento e à rotatividade da equipe.
- Indisponibilidade de recursos (os prazos são afetados se não houver recursos suficientes disponíveis).
- Orçamentos inflados (os custos excedentes de horas extras, contratados e outras contingências podem se acumular devido à má gestão de recursos).
Como melhorar o planejamento de recursos:
Encontre uma ferramenta que permita planejar seus recursos por meio de funcionalidades como gráficos de Gantt, calendários de equipe, painéis de controle e outros. Muitas vezes, a má gestão de recursos é resultado de pouca visibilidade da carga de trabalho e da disponibilidade, entre outros.
Não é possível planejar o que não se pode ver, portanto, torne a carga de trabalho e o escopo de suas equipes visíveis com uma ferramenta de gerenciamento de projetos focada em recursos.
2. A falta de um plano de gerenciamento de riscos é uma receita para o desastre.
Conforme aponta o PMI, quando se trata de um Plano de Gerenciamento de Riscos, apenas 27% das empresas afirmam ter um. Considerando tudo o que pode dar errado em um projeto no dia a dia, essa porcentagem é muito baixa.
Por exemplo, se você tiver uma entrevista de emprego ou uma apresentação importante logo pela manhã, faria sentido planejar sair mais cedo do que o normal. O risco de um engarrafamento é muito alto.
Além disso, muitas pessoas têm um seguro que as cobre em caso de perda de emprego ou doença. Não é que elas estejam esperando que isso aconteça, mas elas antecipam um plano a ser seguido caso algo aconteça. Esse é outro exemplo de gerenciamento de riscos.
O mesmo se aplica ao gerenciamento de projetos. Tenha em mente a Lei de Murphy e presuma que tudo o que pode dar errado dará, portanto, planeje-se para isso!
Como criar um plano de gerenciamento de riscos:
Avalie os riscos do projeto desde o início. Identifique os riscos do projeto e desenvolva um plano de resposta. Dessa forma, você minimiza as confusões de última hora e as modificações dispendiosas. Se surgirem problemas, há um protocolo documentado sobre como a equipe deve agir e traçar um novo curso.
Uma ferramenta de gerenciamento de projetos com gerenciamento de documentos robusto e baseado em nuvem pode abrigar essas informações, fornecendo uma "fonte única, centralizada e oficial".
3. A visibilidade limitada do projeto cria o caos
A visibilidade limitada é um assassino de projetos que afeta quase todos os aspectos da iniciativa:
- leva a um planejamento de recursos deficiente,
- gera confusão sobre tarefas e responsabilidades,
- impede que os gerentes de projeto determinem a produtividade das pessoas,
- pode causar falta de alinhamento com os clientes.
No gerenciamento de projetos, a visibilidade refere-se à acessibilidade das informações. Os membros da sua equipe sabem onde procurar os recursos necessários para o projeto? Você, como gerente de projetos, tem uma ferramenta que lhe permite ver quem está trabalhando em quê e qual é o prazo?
Essas podem parecer considerações de menor importância, mas a baixa visibilidade do projeto afeta o fluxo de informações, a responsabilidade dos membros da equipe e pode significar que os clientes não estão cientes do status do projeto.
Como aumentar a visibilidade do projeto:
Aumente a visibilidade e melhore a maneira como você gerencia todos os seus projetos, desde a fase de planejamento de recursos e tarefas até a fase de feedback do cliente.
O Wrike oferece às equipes uma visão geral da carga de trabalho e dos status das tarefas, bem como atualizações em tempo real, para que você esteja sempre por dentro de tudo.
Atualizações de tarefas personalizáveis e codificadas por cores significam que a sua equipe pode adaptar os status das tarefas de acordo com seus próprios fluxos de trabalho. Além disso, o Wrike permite que você adicione clientes externos aos projetos, o que significa ciclos de revisão mais curtos (ou seja, não menos ciclos de feedback intermináveis).
4. A corrupção do escopo pode fazer com que os prazos do projeto aumentem
O desvio de escopo é uma noção assustadora para qualquer gerente de projeto. Esse fenômeno ocorre quando o escopo do projeto muda gradualmente como resultado de solicitações do cliente, processos de feedback ou outros fatores.
Pode ocorrer quando o escopo do projeto não está bem definido ou quando o gerente de projeto é muito complacente e aceita mudanças que não estavam inicialmente previstas no projeto. De acordo com o PMI, quase 50% dos projetos sofrem com o desvio de escopo.
Como evitar o desvio de escopo:
Primeiro, identifique o que pode estar causando esse fenômeno. Você está pulando as etapas iniciais do ciclo de vida do projeto, durante as quais os limites do escopo são estabelecidos? Seu processo de gerenciamento de clientes envolve dizer "sim" a tudo, independentemente de estar ou não no escopo original?
Para evitar o desvio de escopo, documente todos os parâmetros do projeto desde o início. Informe ao seu cliente o que faz e o que não faz parte do projeto e comunique-se constantemente com ele para evitar o desalinhamento de objetivos.
5. Processos e fluxos de trabalho ineficientes são inimigos da produtividade.
Reconheça sua carga de trabalho e tudo o que é necessário para realizar o projeto.
Agora, pense nos processos ineficientes que fazem com que seu trabalho leve o dobro do tempo. Talvez a sua equipe tenha um procedimento de entrada confuso ou as solicitações estejam indo para tantos aplicativos diferentes que uma boa comunicação é impossível. De repente, você cobra pelo seu tempo, mas não consegue integrar sua ferramenta de controle de tempo com outras ferramentas de gerenciamento de tempo.
Fluxos de trabalho ineficientes podem afetar o progresso do projeto, desviar a atenção das tarefas principais e envolver os membros da equipe em trabalhos que não são faturáveis ou que podem ser automatizados.
Como evitar a ineficiência do fluxo de trabalho:
Com o Wrike, elimine fluxos de trabalho ineficientes. Tudo leva menos tempo: desde o acompanhamento de prazos até o recebimento de solicitações, dando a você a oportunidade de se concentrar na entrega do projeto. Priorize tarefas importantes em vez de registrar tarefas administrativas e perseguir requisitos de solicitação.
Evite o fracasso do projeto com uma ferramenta de gerenciamento de projetos flexível e fácil de usar.
Estudos demonstraram que há uma forte ligação entre projetos de alto desempenho e o uso de ferramentas digitais de gerenciamento de projetos. O Wrike é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas baseada na nuvem que permite que os gerentes de projeto executem seu trabalho do início ao fim.
O fracasso de um projeto é comum, mas não inevitável! Com o uso de ferramentas flexíveis e intuitivas, sua equipe pode entregar projetos sempre dentro do prazo e do orçamento!
Artigo patrocinado. Os colaboradores especialistas são autores independentes da equipe editorial do appvizer. Suas opiniões e posições são pessoais.
Artigo traduzido do espanhol