5 erros comuns de gerenciamento de projetos e como evitá-los
Por que os projetos fracassam? Um projeto pode fracassar por vários motivos. Todo projeto, grande ou pequeno, tem partes móveis que podem fazer ou desfazer uma iniciativa. Em geral, não é uma única grande catástrofe que faz com que um projeto viável fracasse. Em muitos casos, são pequenos desvios e erros ingênuos que podem fazer com que as equipes se esforcem para levar a bom termo uma iniciativa que já foi promissora.
Então, quais são os principais erros cometidos pelos gerentes de projeto? Desde o planejamento de recursos até o escopo do projeto e o gerenciamento de riscos, os gerentes de projeto precisam levar muitos aspectos em consideração ao planejar e executar tarefas.
Neste artigo, revelamos cinco erros comuns de gerenciamento de projetos. E explicamos como evitá-los desde o início.
1. O planejamento inadequado dos recursos é prejudicial aos resultados do projeto
Seus recursos são vitais e, na maioria das vezes, limitados. O gerenciamento estratégico de recursos não é apenas crucial para a saúde de um projeto, mas também para a saúde de uma organização. Além disso, as empresas geralmente competem por recursos (pessoas, dinheiro, equipamentos etc.), portanto, os gerentes de projeto precisam ser estratégicos em seus esforços de alocação de recursos.
O planejamento deficiente de recursos ocorre quando os gerentes de projeto não conseguem ver o panorama geral. Aqui estão alguns exemplos das dificuldades que as equipes podem encontrar como resultado de um processo de planejamento de recursos ineficaz.
- Cargas de trabalho desequilibradas (por exemplo, um membro da equipe está com 95% da capacidade, enquanto outro está com 30%, devido ao excesso de trabalho alocado a um dos dois membros da equipe. Isso também pode levar ao esgotamento e à rotatividade da equipe).
- Recursos indisponíveis (os prazos são afetados se a disponibilidade de recursos não for levada em conta adequadamente).
- Orçamentos inflados (o custo de horas extras, contratados externos e outras despesas imprevistas podem se acumular com um processo de gerenciamento de recursos deficiente).
Como melhorar o planejamento de recursos:
Encontre uma ferramenta que permita planejar recursos com recursos como gráficos de Gantt, calendários de equipe, painéis, etc. Na maioria das vezes, o mau gerenciamento de recursos é um sintoma de pouca visibilidade das cargas de trabalho, da disponibilidade etc. Você não consegue planejar o que precisa fazer.
Não é possível planejar o que não se pode ver, portanto, destaque as cargas de trabalho e a largura de banda da equipe com uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em recursos.
2. Não ter um plano de gerenciamento de riscos pode ter consequências graves
Conforme apontado pelo PMI, apenas 27% das empresas afirmam ter um plano de gerenciamento de riscos "sempre" em vigor. Isso não é muito. Especialmente quando se pensa em todos os eventos que frequentemente dão errado na vida cotidiana.
Por exemplo, você pode sair de casa mais cedo do que o normal se tiver uma entrevista de emprego ou uma apresentação importante. Você sabe que há uma boa chance de chegar atrasado se houver engarrafamentos ou atrasos no transporte público.
Da mesma forma, muitas pessoas têm um fundo de emergência para o caso de perda de emprego ou doença. Elas não esperam que esse tipo de situação ocorra, ou não a preveem. Mas elas têm um plano para seguir em frente caso isso aconteça. Esse também é um exemplo de gerenciamento de riscos.
O mesmo deve acontecer com o gerenciamento de projetos. Considere a Lei de Murphy e presuma que tudo o que pode dar errado dará errado - portanto, planeje-se para isso.
Como criar um plano de gerenciamento de riscos:
Avalie os riscos do projeto desde o início. Identifique os riscos do projeto e desenvolva um plano de gerenciamento de riscos. Dessa forma, você pode minimizar a confusão de última hora e as mudanças dispendiosas. Se algo der errado, haverá um protocolo documentado sobre como a equipe irá se movimentar e traçar um novo curso.
Uma ferramenta de gerenciamento de projetos com gerenciamento de documentos robusto e baseado na nuvem pode hospedar essa documentação, criando uma "fonte única de verdade" centralizada e um ponto de referência ao qual retornar.
3. A visibilidade limitada do projeto cria o caos
A baixa visibilidade é um assassino de projetos. Ela afeta quase todos os aspectos de uma iniciativa.
A baixa visibilidade do projeto...
- leva a um planejamento de recursos deficiente
- cria confusão em torno de tarefas e responsabilidades
- impede que os gerentes de projeto compreendam o desempenho da equipe
- pode levar a um desalinhamento com os clientes
No gerenciamento de projetos, a visibilidade refere-se à acessibilidade das informações. Os membros da sua equipe sabem onde ir para obter os principais recursos do projeto? Como gerente de projeto, você tem uma ferramenta que lhe permite ver quem está trabalhando em quê e quais são os prazos?
Essas considerações podem parecer insignificantes, mas a baixa visibilidade de um projeto afetará o fluxo de informações, a responsabilidade dos membros da equipe e pode fazer com que os clientes não saibam o status do projeto.
Como aumentar a visibilidade do projeto:
Aumente a visibilidade e melhore a maneira como você gerencia todos os seus projetos, desde a fase de planejamento de recursos e tarefas até a fase de feedback do cliente.
O Wrike oferece às equipes uma visão geral das cargas de trabalho, do status das tarefas e das atualizações em tempo real, para que você esteja sempre por dentro de tudo. As atualizações personalizadas de tarefas codificadas por cores permitem que os membros da sua equipe adaptem o status ao fluxo de trabalho. Além disso, clientes externos podem ser adicionados a projetos no Wrike, encurtando os ciclos de revisão (ou seja, pondo fim aos intermináveis ciclos de feedback).
4. O desvio de metas pode fazer com que os prazos de seus projetos aumentem muito
Desvio de metas. Esse termo pode assustar qualquer gerente de projeto. O desvio de escopo é o fenômeno de alterar lentamente o escopo de um projeto em resposta às demandas dos clientes, aos processos de feedback ou a outros fatores.
Isso pode ocorrer quando o escopo do projeto é mal definido ou quando os gerentes de projeto estão ansiosos para acomodar e aceitar mudanças que não faziam parte da especificação original. De acordo com o PMI, quase 50% dos projetos são afetados pelo desvio de escopo.
Como evitar o desvio de metas:
Antes de tudo, determine as causas desse fenômeno em seus projetos. Você está pulando etapas no início do ciclo de vida do projeto quando se trata de estabelecer os limites do escopo (como a elaboração de uma especificação eficaz)? Seu processo de gerenciamento de clientes consiste em simplesmente dizer "sim" a tudo, mesmo que isso vá além do escopo do projeto?
Combata o desvio de escopo especificando os parâmetros do projeto desde o início. Informe ao seu cliente o que faz (e o que não faz) parte do projeto e discuta isso com ele desde o início e com muita regularidade para evitar desvios de objetivos.
5. Processos e fluxos de trabalho ineficientes são inimigos da produtividade
Leve em conta sua carga de trabalho e todos os recursos necessários para concluir o projeto. Agora pense nos processos ineficientes que estão fazendo com que seu trabalho leve o dobro do tempo. Talvez sua equipe de projeto tenha um processo confuso para receber solicitações. Talvez eles estejam espalhados por tantos aplicativos diferentes que uma comunicação eficaz seja quase impossível. Talvez você cobre pelo seu tempo, mas não consegue integrar seu sistema de controle de tempo preferido com suas outras ferramentas de gerenciamento de projetos.
Fluxos de trabalho ineficientes podem retardar o andamento do projeto, desviar a atenção de tarefas importantes e atrair membros da equipe para tarefas não faturadas.Fluxos de trabalho ineficientes podem retardar o andamento do projeto, desviar a atenção das principais tarefas e arrastar os membros da equipe para tarefas não faturáveis que poderiam ser automatizadas ou executadas usando modelos pré-configurados.
Como aumentar a eficiência do fluxo de trabalho:
Elimine fluxos de trabalho ineficientes com o Wrike. Tudo, desde o gerenciamento de tempo até o recebimento de solicitações, é reduzido, permitindo que você se concentre mais na execução do projeto. Priorize o trabalho importante em vez de registrar tarefas administrativas e perseguir solicitações.
Evite o fracasso com uma ferramenta de gerenciamento de projetos flexível e intuitiva
Estudos demonstraram uma ligação entre projetos de alto desempenho e o uso de ferramentas digitais de gerenciamento de projetos - e isso não é surpreendente. O Wrike é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas baseada na nuvem que permite que os gerentes de projeto executem suas tarefas do início ao fim.
O fracasso de um projeto é comum, mas não é inevitável. Com o uso de ferramentas flexíveis e intuitivas, sua equipe de projeto pode manter-se sempre dentro do orçamento e do prazo.
Artigo patrocinado. Os colaboradores especializados são autores independentes da equipe editorial do appvizer. Seus comentários e posições são próprios.
Artigo traduzido do francês