Como proteger sua produtividade na era da videoconferência

Você acorda motivado para riscar todas as tarefas da sua lista, assim que termina algumas reuniões. Então, uma a uma, perguntas rápidas e reuniões de sincronização preenchem seu calendário. Quando você se dá conta, já está escuro lá fora e o plano de trabalho que você tinha pela manhã ficou intocado, acumulando prioridades mais urgentes.

Para muitos de nós, como o trabalho sem hora marcada se tornou apenas "trabalho", esse ciclo frustrante pode parecer impossível de ser quebrado.

É fácil colocar a culpa no aplicativo de videoconferência que clicamos com frequência. Mas com nossos dias cada vez mais longos, nossas agendas mais cheias e sem fim à vista, chegou a hora de questionar a verdadeira fonte de nossa batalha pela produtividade.

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Será que a clareza está realmente esperando do outro lado da chamada?

Nossos calendários sempre foram repletos de reuniões, algumas com agendas claras, outras um pouco menos focadas. Porém, como muitas empresas estão se adaptando ao trabalho com uma equipe distribuída, é mais fácil do que nunca sentir que estamos sempre alguns passos atrás. Infelizmente, esse FOMO profissional geralmente se materializa na forma de muitas e muitas reuniões sincronizadas. Por videoconferência. Uma atrás da outra.

Mas antes de agendar mais uma chamada, você precisa se perguntar: "O que eu realmente espero ganhar com essa chamada?" Para muitos, a resposta é uma das seguintes:

Perseguir o alinhamento

Tendo perdido a cadência com a qual nos acostumamos no escritório, é fácil ficar ansioso com o status de um projeto que você está liderando ou com um cliente que você teme que tenha passado despercebido.

Em um esforço para simular o "passe na sua mesa para fazer uma pergunta rápida", as inofensivas chamadas de sincronização de 15 minutos apenas para alinhamento estão se tornando comuns.

Preenchimento de lacunas

Não temos mais o conforto de um espaço de escritório compartilhado para consolidar todas as decisões tomadas, o conhecimento acumulado e o progresso alcançado.

Se você não tiver um espaço de trabalho digital comum e compartilhado com uma fonte centralizada de informações, você e sua equipe muitas vezes estarão em busca de dados. Isso ocorre porque nossas ferramentas - sejam elas CRMs, ERPs ou qualquer outra - permanecem lamentavelmente desconectadas umas das outras - e, muitas vezes, dos membros da equipe.

Por isso, estamos realizando mais videoconferências como forma de preencher as lacunas de informações.

Ao passarmos os primeiros 10 minutos de uma chamada apenas nos colocando na mesma página, compartilhando dados e reconciliando as lacunas de informações, as reuniões se tornam menos voltadas para o progresso e mais para atualizações repetitivas.

E quando elas são consecutivas, é ainda pior.

Garantindo a estabilidade

Seria uma injustiça com esse desafio ignorar o fato de que a maioria de nós sente falta dos colegas. Gostamos de conversar, compartilhar o que estamos fazendo e, especialmente em uma época em que você perdeu a capacidade de conversar no meio do corredor com qualquer pessoa além do seu colega de quarto, muitos estão agendando chamadas apenas para se reconectar.

As chamadas são para pessoas, as ferramentas são para dados

Para planos de grande escala e brainstorming, nada substitui uma boa reunião estratégica.

Porém, se você estiver se reunindo para compartilhar dados, colaborar em itens de trabalho específicos ou simplesmente para "fazer uma pergunta rápida", você tem um problema de ferramentas ou de plataforma, não de videoconferência.

Quando você passa muito tempo fazendo zoom para frente e para trás pelos motivos acima (buscando alinhamento, estabilidade ou preenchendo lacunas), está abusando de uma ferramenta e ignorando todas as outras.

Transmitir informações básicas em chamadas o dia todo esgota você e sua equipe, não deixando nada para o brainstorming criativo, o planejamento de projetos e outras iniciativas em que as chamadas podem agregar um valor substancial.

Definição de quando fazer chamadas com vídeo: a transparência vale para os dois lados

À medida que nos acostumamos lentamente com as normas do trabalho em casa e percebemos que as coisas ainda estão sendo feitas, os projetos ainda estão avançando e o céu ainda não caiu - um ritmo diário normal se formará.

Calendários transparentes. Proteger seu ativo mais valioso (sua equipe) da fadiga das videochamadas é uma alta prioridade e pode ser muito difícil nesses tempos de "sempre ligado". Ao estabelecer um precedente de expectativas realistas e de aceitação em relação ao "tempo livre" necessário, você dá à sua equipe a chance de aparecer totalmente carregada.

Aqui na monday.com, incentivamos as pessoas a estabelecer "tempo para a família" em seus calendários - e respeitamos esses limites. Definir essas expectativas com antecedência nos ajudou a evitar problemas de produtividade devido às videoconferências.

Definição do motivo pelo qual precisamos fazer uma videochamada: os mesmos princípios ainda se aplicam

Algumas videoconferências precisam ser realizadas - em alguns casos, não há substituto para o tipo de criatividade e energia que uma reunião com outras pessoas pode proporcionar. Mas, dada a nossa nova realidade de trabalho remoto, já passamos dessa fase.

Portanto, antes de agendar instintivamente outra reunião pelo Zoom, considere esta tabela útil:

SIM para ligar: Sincronização de visão geral, reuniões semanais de progresso, reuniões em que você precisa fazer progresso como um grupo, projetos de equipe que exigem colaboração não coberta por ferramentas

NÃO para ligar: Compartilhamento de dados, sincronização e atualizações de status, colaboração para edição de documentos ou edições de design, "uma pergunta rápida", reuniões durante horários bloqueados no calendário.

Permita que suas ferramentas ajudem

Ao contar com a videoconferência para responder a todas as perguntas, a energia mental está sendo gasta para esclarecer e sincronizar, em vez de agregar valor colaborativo e criativo real. Ao identificar as funções que podem ser resolvidas com o uso de ferramentas, e não de pessoas, os processos de toda a organização podem se tornar mais fáceis e você pode parar de ficar pulando de chamada em chamada.

Se você está pensando que sua organização não tem ferramentas que possam realizar essas funções, talvez tenha um problema de ferramenta, não de chamada. Ao fazer uma análise crítica das ferramentas que sua organização está usando, há alguns aspectos essenciais que devem ser levados em consideração:

• Flexibilidade. Essa ferramenta pode ser usada para uma variedade de fluxos de trabalho ou processos e em várias equipes?
• Integrações. Se é aqui que todos devem se sentir confiantes para verificar as informações, ela precisa funcionar bem com todas as outras ferramentas que sua equipe está usando.
• Transparência. Permitir que todos na organização acessem as informações de que precisam dá a eles autonomia para fazer o que precisam, sem solicitar uma ligação de 30 minutos.

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Olhando para o futuro

Os hábitos e as estruturas que estão sendo criados durante esse período têm o potencial de definir a cultura e os processos da sua empresa nos próximos anos. Ao estabelecer limites claros e contar com as ferramentas certas, você pode realmente usar esse tempo para criar um fluxo de trabalho mais ideal em sua organização.

Portanto, use o Zoom com responsabilidade.

Artigo patrocinado. Os colaboradores são especialistas: eles não fazem parte da equipe editorial do appvizer. Suas opiniões são próprias.