Criando seu CRM com o Access: o que você precisa saber

Análise do CRM: A Microsoft vem democratizando a criação de aplicativos com o Microsoft Access há vários anos. As possibilidades são quase infinitas com esse software do pacote Office. Entretanto, nem sempre é uma boa ideia começar com essa solução. Se você quiser criar seu próprio CRM com o Microsoft Access, leia atentamente as recomendações a seguir.

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O que você pode fazer com o Access?

O Access é um sistema de gerenciamento de banco de dados suportado pela linguagem proprietária da Microsoft: VBA (Visual Basic for Applications). O Access permite que você crie bancos de dados relacionais sem programação, e é isso que o torna uma ferramenta tão interessante. Diferentemente de um arquivo de prospecção no Excel, em que uma linha corresponde a um contato, o Access permite que você saiba que dois contatos pertencem à mesma organização. O Excel não permite que você gerencie esse tipo de relacionamento, e é por isso que você perde uma grande quantidade de informações ao trabalhar dessa forma.
Além da parte de "banco de dados", o Access permite que você crie interfaces com formulários de entrada, exatamente como um pacote de software real. Também é possível criar consultas para interrogar o banco de dados e relatórios que podem ser usados para editar arquivos de clientes, contratos personalizados, formulários de pedidos etc.
No papel, o Access tem tudo o que você precisa para criar seu próprio software de CRM.

As vantagens de criar seu CRM com o Access

Há duas grandes vantagens em criar seu próprio CRM:

• Você já paga pelo Access como parte de sua assinatura ou de sua licença do Microsoft Office. Portanto, não precisa pagar por uma licença para os aplicativos que criar, independentemente do número de usuários que eles tiverem. A título de comparação, um CRM muito bom custa entre €10 e €30 por mês por usuário. Se 10 pessoas usarem um CRM, você poderá economizar até €3.600 por ano.
• Além disso, você tem liberdade para criar todas as visualizações e formulários que desejar. Assim, você pode criar um CRM personalizado sem passar por um editor ou integrador de software.

Esses dois pontos são muito atraentes, mas você precisa considerar todas as dimensões do seu projeto antes de se aventurar. As desvantagens a seguir colocam os pontos anteriores em perspectiva.

As desvantagens do Microsoft Access

Já vimos projetos de CRM usando o Access fracassarem e, às vezes, serem bem-sucedidos com grande sofrimento. Aqui estão os principais motivos:

• O tempo necessário para criar e manter um sistema de CRM, bem como as habilidades necessárias, são frequentemente subestimados em 80%. Isso é enorme, mas é uma realidade. Embora haja pouca ou nenhuma programação envolvida no Access, o tempo necessário para desenvolver as habilidades necessárias para configurar um pacote completo de software é simplesmente enorme. Ao usar o aplicativo finalizado pela primeira vez, você geralmente percebe pequenos bugs e inconsistências que também levarão muito tempo para serem resolvidos.
• Em caso de perda de dados, o Access não tem backup. Você também não está protegido contra vírus e invasões que podem prejudicar seus negócios. Não há suporte disponível para responder às suas perguntas. No caso de software on-line, o suporte, a manutenção, as atualizações e a proteção de dados estão incluídos no preço.
• O custo de um projeto de CRM em Access em comparação com o software on-line é muito mais alto. O tempo que você gasta no desenvolvimento e na manutenção do aplicativo é retirado do seu negócio "real".
• A Microsoft usa uma tecnologia proprietária que não é muito compatível no caso de migração para outro pacote de software. No entanto, você pode exportar seus dados no formato CSV e importar todas as suas tabelas para um novo CRM, se necessário.
• Mesmo que você configure um excelente CRM, nunca terá funções colaborativas, como integração com redes sociais, compartilhamento de notas, rastreamento de eventos, geolocalização, visualizações e relatórios personalizados, marketing por e-mail etc. Essa dimensão colaborativa é essencial para o sucesso do seu CRM. Essa dimensão colaborativa é essencial para o relacionamento eficaz e produtivo com os clientes.
• O acesso não é acessível por meio de um aplicativo móvel seguro, adaptado ao trabalho em trânsito, ao contrário da maioria dos CRMs SaaS.

aPaaS: uma versão em nuvem do Access

Se você não é um desenvolvedor, mas deseja criar um aplicativo por conta própria, considere a Plataforma de Aplicativos como Serviço. Essa nova geração de ferramentas on-line permite que você crie qualquer tipo de software com todos os benefícios da nuvem: segurança, colaboração, bibliotecas de aplicativos etc.

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Para ajudar você a escolher

Em conclusão, recomendamos o Access para projetos muito específicos:

• no caso de uma POC (Prova de Conceito): aplicativo para validar uma necessidade
• se a cobertura funcional for muito limitada, para limitar o tempo de criação e manutenção
• se uma funcionalidade essencial não for oferecida por nenhum outro CRM

Os CRMs modernos são altamente configuráveis e oferecem tarifas muito acessíveis, sendo que as mais acessíveis começam em € 5/mês/usuário. Portanto, é cada vez mais raro que a criação de um CRM com Access seja um projeto lucrativo. Para a maioria dos projetos de gerenciamento de relacionamento com clientes, recomendamos CRMs que sejam móveis, colaborativos e seguros, e que possam ser atualizados rapidamente para atender às altas demandas de clientes potenciais e clientes.

No meio do caminho entre o Access e um CRM proprietário, você também pode optar por um CRM de código aberto (gratuito) que pode ser simplesmente instalado em um servidor e configurado de acordo com suas preferências. Essa é uma alternativa popular para empresas que desejam ter controle total sobre seus dados sem gastar 1 euro em uma licença.