Definição do projeto: a primeira etapa para o sucesso de seu projeto
Qual é a melhor maneira de elaborar um projeto para que ele não esteja fadado ao fracasso?
Como você pode desenvolver uma base de projeto que possa garantir a realização linear de um projeto e determinar seu sucesso?
Em outras palavras, como é possível garantir que um projeto seja concluído dentro do orçamento e do prazo? E que ele possa atingir os objetivos planejados ao mesmo tempo?
Tudo isso é possível graças a uma definição de projeto otimizada!
Mas o que é uma definição de projeto? E como ela pode ser realizada de forma otimizada em sua organização, evitando todos os erros possíveis?... Você aprenderá tudo isso neste artigo!
O que é um projeto?
Antes de abordarmos o conceito de definição de projeto, é melhor definirmos brevemente o termo "projeto".
O termo "projeto" refere-se a uma sequência de atividades caracterizada por um início e um fim. Como regra geral, um projeto busca resultados definidos e prazos dentro dos quais suas atividades devem ser concluídas.
Portanto, um projeto é uma série de ações pré-planejadas que são únicas e têm duração fixa. O projeto visa a atingir um objetivo claro e predefinido. Esse objetivo pode ser alcançado por meio de um processo contínuo de planejamento e controle de recursos e restrições de custo, tempo e qualidade.
Definir a definição do projeto
A definição do projeto forma a base de um projeto. Ela se refere à primeira fase do projeto e é uma ferramenta relevante no gerenciamento de projetos, pois serve como base de um projeto bem-sucedido.
Especificamente, trata-se de definir as especificações e as condições estruturais para o planejamento subsequente do projeto. A definição do projeto é a fase em que os principais recursos do projeto são delineados:
→ A definição do projeto estabelece os seguintes componentes:
- Os objetivos,
- Os grupos-alvo,
- O plano de trabalho,
- Os produtos,
- Os resultados esperados,
- Os parceiros,
- O período de tempo,
- O local, etc.
A definição do projeto corresponde à fase de brainstorming, ou seja, a preparação de um projeto.
A definição do projeto começa com uma ideia e termina com a elaboração de um documento, o resumo do projeto, que resume o seguinte:
- O contexto do projeto,
- Seus componentes,
- Uma estimativa inicial dos custos do projeto e dos recursos necessários para sua realização.
A definição do projeto termina quando os principais aspectos do projeto são delineados e comunicados pela equipe do projeto. A definição do projeto é seguida pela fase de planejamento.
Definição do projeto na prática: Como é realizada a definição do projeto?
A primeira premissa a ser levada em conta é que cada projeto difere de acordo com o setor em que está sendo criado. Os projetos assumem diferentes formas, dependendo do tipo de organização e do setor em que são criados.
Entretanto, independentemente da forma especializada dos projetos, todos eles têm alguns elementos-chave em comum. Esses são elementos que devem ser levados em conta ao desenvolver a definição do projeto.
Critérios do projeto: os principais elementos de um projeto
Os principais elementos mencionados acima que definem um projeto e contribuem para sua criação são
- Temporalidade: um projeto sempre tem um início, uma duração e um fim predeterminados;
- Exclusividade e especificidade da meta: um projeto produz um resultado ou produto exclusivo;
- O comprometimento de recursos específicos (pessoas, dinheiro, materiais, máquinas) alocados especificamente para o projeto;
- Desenvolvimento de acordo com as fases que compõem o ciclo de vida do projeto: Concepção, planejamento, implementação e conclusão;
Um projeto é constantemente submetido a fases de monitoramento e verificação para garantir que o objetivo seja alcançado. As fases de monitoramento são seguidas por fases de ajuste, por meio das quais são feitas as alterações necessárias.
- Implantação de uma equipe de projeto;
- Alta adaptabilidade às situações complexas e dinâmicas nas quais o projeto é implementado.
Cada projeto é, portanto, caracterizado pela combinação dos elementos principais e dos elementos do respectivo setor.
No entanto, todos os projetos têm uma estrutura específica, conhecida como ciclo do projeto. Ele pode ser resumido da seguinte forma:
- A fase de ideação (a definição do projeto);
- A fase de planejamento;
- Implementação;
- A conclusão.
Quais elementos devem ser considerados ao escrever a definição do projeto?
De acordo com as premissas acima, uma definição de projeto relevante deve levar em conta todos os elementos mencionados acima. De fato, os pontos acima definem o procedimento a ser seguido para redigir uma definição de projeto relevante.
Os principais elementos devem ser refletidos na definição do projeto. De fato, a definição do projeto é um esboço inicial que deve resumir todos os componentes do projeto e todas as fases.
A definição do projeto deve facilitar a compreensão de como o projeto será desenvolvido. Também deve deixar mais claro qual será seu conteúdo, escopo e objetivo.
Quais etapas devem ser seguidas?
Especificamente, há duas etapas principais a serem consideradas ao definir um projeto: Preparação e início.
1. Preparação
Nessa fase da definição do projeto, determina-se sobre o que o projeto deve ser e por que ele é importante. Também são decididos quais são os objetivos e os resultados a serem alcançados.
Na fase de preparação, você deve tentar responder às seguintes perguntas e coletar informações sobre elas:
- Qual é a questão central em torno da qual o projeto deve ser desenvolvido? → Descrição do problema
- Qual é a finalidade do projeto? → Objetivos do projeto
- Quais são os métodos a serem usados para atingir esse objetivo? → Delimitação do projeto
- Em que prazo o projeto deve ser concluído? → Escopo do projeto
- Quais são os recursos estimados alocados para a realização do projeto? → Escopo do projeto
- Qual equipe de projeto deve ser implantada? → Participantes do projeto
- Quem são os clientes ou partes interessadas? → Parceiros de interface
- Em quantas e em quais fases o projeto inteiro deve ser dividido?
- Quais são os fatores que podem contribuir para o sucesso e os riscos que podem surgir durante a implementação do projeto?
Ao escrever a definição do projeto, é importante se concentrar principalmente nos três elementos a seguir:
a. O objetivo do projeto;
b. Objetivo do projeto;
c. Escopo do projeto.
Para cada fator, solicite as informações corretas às partes interessadas!
a. Objetivo do projeto
Em inglês, significa "meta". Refere-se ao benefício de longo prazo do projeto para as partes interessadas (grupos de interesse afetados).
→ Resposta à pergunta: O que deve ser alcançado?
b. Objetivo do projeto
Em inglês, isso é expresso como "objective" ( objetivo). Refere-se aos resultados finais na forma de submetas que são realizadas dentro de uma determinada estrutura de tempo e custo e dos parâmetros de risco planejados. O benefício definido e esperado deve ser alcançado por meio desses parâmetros.
→ Resposta à pergunta: Como o objetivo deve ser alcançado?
c. Escopo do projeto
O escopo do projeto explica o que faz e o que não faz parte do projeto. Ele serve para definir limites claros.
→ Resposta à pergunta: O que está dentro e o que está fora de um projeto?
Explicar as áreas que não fazem parte do projeto é útil porque evita o risco de o escopo do projeto se expandir cada vez mais.
Isso pode acontecer, por exemplo, se os clientes continuarem pedindo que você inclua novas tarefas no projeto.
Atenção! Caso sejam feitas alterações, elas devem ser cuidadosamente documentadas (por exemplo, se for usado mais orçamento).
Como verificar a viabilidade de um projeto?
Os métodos a seguir podem ser usados para avaliar a viabilidade de um projeto:
- Estudo de viabilidade, que mostra se um projeto é viável, lucrativo e economicamente relevante;
- PoC (Prova de Conceito), que verifica se um projeto pode valer a pena.
2. iniciação
Na segunda fase da definição do projeto, é criado o resumo do projeto . Esse documento tem o objetivo de estabelecer por escrito as informações obtidas na fase de preparação.
A atribuição do projeto é criada pelo gerente de projeto, que geralmente também é o líder do projeto. Após a elaboração do briefing do projeto, a equipe do projeto e as partes interessadas são reunidas. O conteúdo do projeto é então acordado com as partes interessadas (o modelo de decisão para as partes interessadas é chamado de proposta de projeto ).
Depois de elaborada a atribuição do projeto ou a proposta do projeto, ela é enviada e apresentada para uma decisão.
Qual é o objetivo da definição do projeto?
O objetivo da definição do projeto é garantir o sucesso de um projeto.
Como em qualquer tipo de trabalho, se você não estabelecer uma boa base e não começar corretamente, o resultado será apenas medíocre. A base de um projeto deve ser preparada e trabalhada adequadamente. Essa é a única maneira de minimizar, se não eliminar, os possíveis problemas que possam surgir.
Graças a uma boa definição do projeto, é possível minimizar a quantidade de energia necessária. Isso é benéfico tanto para a equipe do projeto quanto para o cliente.
O sucesso de um projeto é medido em termos de tempo, recursos e resultados. Um projeto é considerado bem-sucedido não apenas se for concluído dentro do prazo planejado. O sucesso em um projeto também é alcançado se os recursos disponíveis forem suficientes e se os resultados desejados forem alcançados.
Aqui temos uma definição de projeto!
Se você seguiu todas as instruções que lhe demos até agora... Então você está no caminho certo para um projeto bem-sucedido!
Se tiver alguma pergunta ou dúvida, não hesite em nos informar diretamente na caixa de comentários!
Artigo traduzido do alemão