Estágios do gerenciamento de projetos: definição e fases principais
As etapas do gerenciamento de projetos são um conceito organizacional fundamental nas empresas.
Na vida cotidiana, gerenciamos e lidamos com projetos como: mudança de casa, casamento, planejamento de viagens.... Mas também temos de gerenciar projetos no local de trabalho, como o desenvolvimento e a implementação de um software de contabilidade, a organização de uma missão humanitária na África ou o lançamento de um novo produto ou serviço.
Embora se refiram a tópicos diferentes, eles geralmente compartilham os mesmos estágios do gerenciamento de projetos. Neste artigo, o Appvizer se concentra na noção de gerenciamento de projetos, detalhando os estágios de um projeto.
Estágios do gerenciamento de projetos
Este vídeo define de forma simples e clara o que é gerenciamento de projetos. Assista-o para entender tudo em apenas dois minutos!
Etapa 1: Planejamento e monitoramento das atividades
A menos que recorramos a Chronos, Deus do tempo, para podermos planejar e realizar nosso projeto no prazo, o planejamento é imprescindível!
Etapa 2: Dividir as tarefas do projeto
A primeira coisa a fazer é dividir o projeto em várias etapas. Uma etapa corresponde a uma ação, ou seja, você pode atribuir datas de início e término a cada etapa. Manter o controle do ciclo de vida do projeto é essencial para a boa organização do projeto. Caso contrário, você terá de começar tudo de novo se não levar em conta a inter-relação entre as tarefas.
Etapa 3: escalonar as tarefas
Depois de realizar essa ação, você poderá escalonar as tarefas e coordenar cada equipe de trabalho. Obviamente, em uma microempresa, uma equipe pode ser sinônimo de uma pessoa, mas a ideia permanece a mesma para qualquer tipo de empresa. Cada atividade ou tarefa específica do projeto é atribuída a cada participante do projeto de acordo com sua especialidade.
Etapa 4: Gerenciar tarefas
Graças à boa organização e ao planejamento do fluxo de trabalho, se a pessoa organizar bem suas atividades, ela sempre economizará tempo. Resta encontrar o cronograma certo para a execução do projeto. Por exemplo, se você for um produtor e distribuidor de produtos lácteos, não poderá começar com a produção da embalagem (garrafa de leite) se ainda não tiver definido a apresentação.
Ao monitorar o cronograma do projeto, você poderá acompanhar a evolução de todas as ações passadas, em andamento e futuras. Isso facilita o gerenciamento de possíveis atrasos no projeto.
Etapa 5: Controle seus custos
Depois de identificadas todas as ações a serem executadas, elas são planejadas, atribuídas e monitoradas. Antes que os custos do projeto possam ser controlados, o planejamento de recursos é essencial.
Exemplo de gerenciamento de projetos concretos
Voltando ao exemplo da remoção, você provavelmente já fez uma cotação para alugar um caminhão ou contratar um serviço de remoção.
No primeiro caso, além da estimativa para contratar o caminhão, você também deve incluir uma estimativa para os amigos e familiares que virão ajudá-lo com a mudança. É uma questão de orçamento para recursos materiais e humanos.
No segundo caso, o orçamento já considera a totalidade do serviço de mudança. Todos os custos estão incluídos, você só precisarádas chaves da sua nova casa! O papel e as funções já foram especificados no projeto e as tarefas atribuídas a cada participante.
Estágio 6: Antecipação de custos
É claro que o software de gerenciamento de projetos não substitui o pensamento humano. Cabe a você tomar decisões sobre os gastos de acordo com os orçamentos previamente definidos.
Entretanto, esse software permite que você tenha visibilidade do orçamento, gerencie as despesas e evite complicações financeiras por meio de um planejamento eficaz dos recursos.
Etapa 7: Colaborar e compartilhar o progresso do projeto
Bem-vindo ao mundo mágico do "Virtual Open-Space", ou seja, das soluções on-line. As equipes ou os colaboradores trabalham juntos na mesma plataforma. Todas as fases do projeto são centralizadas:
- O plano de trabalho,
- os elementos do projeto,
- os comentários relacionados,
- documentação,
- e-mails,
- mensagens instantâneas vinculadas ao projeto, etc.
Tudo é organizado para que cada colaborador possa trabalhar de forma autônoma. Essa ação torna cada participante responsável pelo projeto, graças a um plano de trabalho compartilhado. Dessa forma, podemos nos autoavaliar de acordo com o trabalho realizado e, ao mesmo tempo, cumprir a missão do projeto.
A integração de todos os parceiros de um projeto comum, em uma mesma solução, favorece a troca de informações. Por exemplo, com a solução Fitnet Manager, o trabalho colaborativo incentiva a troca entre os indivíduos para que o projeto ande de mãos dadas. A ajuda mútua e a colaboração são mais fáceis, mesmo quando se trabalha em mesas separadas. Cada ator participa e contribui para uma missão comum. Inúmeras etapas administrativas e documentos perdidos agora são história graças à plataforma colaborativa conjunta.
7 chaves para o gerenciamento de projetos
O infográfico a seguir resume as 7 chaves para um gerenciamento de projetos bem-sucedido.
Etapa final: escolha do melhor software de gerenciamento de projetos
Em resumo, podemos dizer que gerenciar um projeto significa planejar, coordenar, administrar, controlar os custos e respeitar o prazo estabelecido. Existem ferramentas on-line gratuitas e pagas para gerenciamento de projetos, adaptadas às necessidades de sua microempresa ou PME.
Estude cuidadosamente as funcionalidades de que precisa, o setor de atividade, o tamanho de sua empresa para escolher a solução projetada para sua atividade.
Artigo atualizado, inicialmente publicado em julho de 2018.
Artigo traduzido do espanhol