Como você garante a coesão das equipes internacionais?
Quando as empresas crescem, torna-se quase inevitável abrir escritórios com equipes fora da sede ou até mesmo no exterior. De acordo com estudos recentes, 63% das empresas americanas agora têm funcionários em regime de teletrabalho, que quase nunca estão fisicamente presentes no escritório. Embora essa tendência seja menos difundida na França, o número está crescendo o tempo todo e já atinge 29% dos funcionários franceses (fonte: L'Express, 2019).
Essa tendência de equipes dispersas, tanto nacional quanto internacionalmente, significa que hoje é mais importante do que nunca garantir a coesão dos membros da equipe dentro de uma empresa, alinhá-los com a cultura corporativa e direcioná-los para os mesmos objetivos.
Portanto, as empresas devem procurar criar um ambiente transparente no qual as informações sejam acessíveis a todos os funcionários, independentemente de sua localização física. Essa forma de trabalho estimula a motivação e a produtividade e garante uma linguagem e uma visão comuns para todas as equipes no mundo todo.
Como você pode conseguir isso? Descubra as 5 vantagens do software de gerenciamento de projetos para equipes dispersas!
Centralize suas tarefas no software de gerenciamento de projetos
O número de aplicativos de software usados para gerenciar e organizar nosso trabalho está se multiplicando a cada ano. Quanto mais uma empresa cresce, mais softwares ela usa. Atualmente, uma PME média usa 20 aplicativos SaaS. As empresas com entre 251 e 1.000 funcionários usam 124 em média. Cada equipe ou local usa a ferramenta de sua escolha, criando uma nova realidade no trabalho: trabalhar em silos.
Para que as equipes internacionais trabalhem juntas sem problemas, faz sentido adotar uma única ferramenta para toda a empresa. O software de gerenciamento de tarefas é uma excelente solução para centralizar as informações e eliminar as fronteiras físicas. Se um funcionário precisar de uma informação específica, em vez de esperar que alguém em outro fuso horário acorde e a forneça, ele poderá encontrá-la diretamente nesse tipo de software.
Incentivar a flexibilidade e o trabalho em equipe
A flexibilidade dessas ferramentas possibilita o gerenciamento de processos de negócios de alto nível - como o planejamento do roteiro, a definição das políticas da empresa e o treinamento de novos funcionários - e o trabalho em equipe de forma eficiente e visual a partir de um único local.
A monday.com é um exemplo desse tipo de software. Graças aos módulos fornecidos, você pode criar tabelas para gerenciar cada processo e até mesmo conectar várias tabelas para criar fluxos de trabalho completos. Você pode pensar em uma tabela como uma versão mais inteligente e visual de uma planilha.
Há um número infinito de maneiras de criar planilhas para rastrear qualquer processo, projeto ou tarefa. Do planejamento do calendário de conteúdo ao acompanhamento de bugs, do gerenciamento de propriedades às solicitações de criação, o trabalho de cada equipe pode ser gerenciado em uma única plataforma!
Como os fóruns são visíveis por padrão para todos os usuários , onde quer que estejam, eles podem se manter atualizados com o status atual de cada projeto ou tarefa, ver quem é responsável por ele e as discussões em torno dele.
Essa abordagem centralizada e fluida do compartilhamento de informações é o primeiro passo para um ambiente de trabalho transparente.
Comunique-se de forma fluida e contextualizada
Cada vez mais equipes estão abandonando o e-mail como principal meio de comunicação interna. Com todos os problemas que eles atraem (limitação de quem pode ver as conversas, problemas com a pesquisa e o compartilhamento de arquivos, para citar apenas alguns), as equipes estão procurando novas maneiras de se comunicar.
O uso de uma plataforma colaborativa para se comunicar tanto com a sua equipe quanto com o restante da empresa permite que você tenha uma comunicação centralizada. Com a monday.com, quando você clica em cada item de uma tabela, o software abre a seção de atualizações para comunicação. Quando você @menciona pessoas, equipes ou qualquer usuário da conta, as mensagens são enviadas em tempo real. As conversas tomam forma em torno de um tópico, o que significa que podem ser facilmente encontradas mais tarde.
Além disso, é mais prático usar uma única ferramenta para a comunicação interna da empresa, seja para fornecer uma atualização sobre alterações em um produto, para fornecer atualizações semanais de cada departamento ou site ou para discutir tópicos específicos com todos os usuários. Ao criar tabelas, todos os usuários estarão no mesmo comprimento de onda, independentemente de onde trabalhem!
A comunicação com uma equipe sobre cada pequena mudança pode consumir muito tempo e ocupar horas limitadas do seu dia. Com a ajuda de uma plataforma colaborativa, você pode automatizar a comunicação dentro da sua empresa e economizar muito tempo.
Imagine alterar a data de vencimento de um projeto ou tarefa - você não precisa lembrar todos os membros da equipe, estejam eles no escritório com você ou não, porque uma ferramenta automatizada faz isso por você. Essa maneira de se comunicar com os membros da equipe é o futuro do trabalho produtivo e garante que as pessoas que trabalham internacionalmente estejam sempre bem informadas.
Crie um espaço de trabalho conectado a todas as suas ferramentas
É improvável que o uso de um software de gerenciamento de projetos substitua todos os outros softwares usados pelas equipes da sua empresa - e isso é normal.
A integração das ferramentas usadas por cada equipe com o seu software de gerenciamento de projetos centraliza os dados de todos os outros softwares. Essa é a melhor maneira de manter o vínculo entre várias equipes e evitar conflitos no trabalho.
Esses dados podem então ser consultados e usados por todos na empresa. Isso permite que o conhecimento seja compartilhado e ajuda os membros da equipe a entender como o trabalho deles se encaixa no panorama geral.
Os dados podem ser analisados e relatados por meio de várias visualizações.
Crie relatórios personalizados para acompanhar sua atividade com precisão
Dar a todos na sua empresa, especialmente aos gerentes, a capacidade de acompanhar visualmente o progresso de tarefas e projetos em um relance é essencial para uma estratégia internacional.
É provável que sua ferramenta de gerenciamento de tarefas esteja repleta de tantas informações que os gerentes muitas vezes só querem ver o resultado final, sem os detalhes. Ao reunir todos os dados e obter informações relevantes, todos podem se concentrar nos objetivos e garantir que eles sejam sempre alcançados.
Esses relatórios podem ser produzidos facilmente, graças a painéis personalizáveis criados a partir de vários widgets, como gráficos, números, acompanhamento do progresso e distribuição da carga de trabalho, para mostrar informações importantes em tempo real. Eles oferecem uma maneira simples e altamente visual de analisar dados complexos e entender a situação dos negócios em um piscar de olhos.
Trabalhe de forma mais inteligente, trabalhe melhor
Em conclusão, o uso de software de gerenciamento de tarefas colaborativo ajuda as empresas com equipes internacionais a trabalhar de forma mais inteligente. Isso significa que há uma fonte confiável de informações para toda a organização, portanto, não importa em que departamento você trabalhe ou onde esteja, você sempre poderá estar a par do que está acontecendo.
As decisões são tomadas com mais rapidez e as equipes podem se mover mais rapidamente porque os mal-entendidos são evitados. A comunicação está toda em um único lugar e as notificações sobre alterações e atualizações de status podem até ser automatizadas, para que as pessoas envolvidas estejam sempre informadas. Essas cinco dicas são um excelente ponto de partida para qualquer empresa que deseje trabalhar com sucesso com equipes internacionais.
Artigo patrocinado. Os colaboradores especialistas são autores independentes da equipe editorial do appvizer. Seus comentários e posições são próprios.
Artigo traduzido do francês