Como manter equipes internacionais em sincronia com sucesso
À medida que as empresas crescem, ter equipes trabalhando fora da sede da empresa, provavelmente em um país diferente, torna-se quase inevitável. Além disso, de acordo com relatórios recentes, 63% das empresas norte-americanas agora têm funcionários remotos1, que talvez nem cheguem a pisar em um escritório físico.
Essa tendência de expansão das equipes em escala nacional e internacional significa que manter os membros da equipe de toda a empresa em sincronia, alinhados com a cultura da empresa e trabalhando para atingir os mesmos objetivos é mais importante do que nunca - e também mais desafiador.
As empresas devem ter como objetivo estabelecer um ambiente transparente, em que o conhecimento esteja disponível para todos, independentemente de sua localização física. Essa forma de trabalhar aumenta a motivação e a produtividade e garante uma linguagem e uma visão compartilhadas entre as equipes globais.
Então, como chegar lá?
Escolha uma ferramenta de gerenciamento de trabalho para centralizar tudo
O número de ferramentas que usamos para gerenciar nosso trabalho está crescendo a cada ano, com a média das PMEs usando atualmente mais de 20 aplicativos SaaS. À medida que o tamanho da empresa aumenta, o mesmo acontece com o número de ferramentas. As empresas com 1 a 10 funcionários usam uma média de 26 aplicativos, enquanto as empresas com 251 a 1000 funcionários usam uma média de 124.2 Com cada equipe ou escritório usando a ferramenta de sua preferência, trabalhar em silos se torna a nova realidade.
Para manter as equipes internacionais sincronizadas com sucesso, é necessário adotar uma ferramenta central para toda a empresa. Uma plataforma de gerenciamento de trabalho é uma ótima solução para manter as informações centralizadas e acabar com as fronteiras físicas. Digamos que alguém precise de uma informação específica, em vez de ter que esperar que alguém em outro fuso horário acorde e a forneça, ela pode ser encontrada de forma independente e eficiente na ferramenta.
Use sua ferramenta de gerenciamento de trabalho tanto para o trabalho em toda a empresa quanto para o trabalho em nível de equipe
A flexibilidade dessas ferramentas significa que tanto os processos de alto nível em toda a empresa, como o planejamento do roteiro, a definição das políticas da empresa e o treinamento de novos funcionários, quanto o trabalho de equipes individuais podem ser gerenciados de forma simples e visual em um só lugar.
A monday.com é um exemplo de uma dessas ferramentas. Usando os blocos de construção fornecidos, você pode criar quadros para gerenciar cada processo e até mesmo conectar vários quadros para criar fluxos de trabalho completos. Você pode pensar em um quadro como uma versão mais inteligente e visual de uma planilha.
Há infinitas maneiras de criar quadros para apoiar qualquer processo, projeto ou tarefa. Do planejamento de um calendário de conteúdo ao acompanhamento de bugs, do gerenciamento de propriedades às solicitações de criação, o trabalho de cada equipe pode ser gerenciado em uma única plataforma!
Como os quadros são, por padrão, visíveis para todos na conta, todos os membros da equipe, independentemente de sua localização, podem se manter atualizados sobre o status atual de cada projeto ou tarefa, ver quem é o responsável e o que está sendo discutido.
Essa abordagem de centralização e fluxo livre para o compartilhamento de informações é o primeiro passo para alcançar um ambiente de trabalho transparente.
Comunique-se no contexto e em um só lugar
Cada vez mais equipes estão deixando de usar o e-mail como a principal forma de comunicação interna. Com todos os problemas que ele atrai (limitação de quem vê as conversas, problemas com pesquisa e compartilhamento de arquivos, só para citar alguns), as equipes estão buscando formas alternativas de comunicação.
O uso de uma ferramenta de gerenciamento de trabalho para se comunicar com a equipe e com toda a empresa permite uma comunicação centralizada e contextualizada. Na monday.com, clicar em cada item de um quadro revelará a seção de atualizações para comunicação. Você pode @mencionar pessoas específicas, equipes ou todos na conta, disparando mensagens em tempo real. As conversas ocorrem no contexto do que está sendo discutido, o que significa que podem ser facilmente localizadas mais tarde.
Além disso, é uma ótima prática usar uma ferramenta para a comunicação de toda a empresa, seja para atualizar sobre alterações em seu produto, fornecer atualizações semanais de departamentos ou sites ou para discutir tópicos específicos com todos. Criar quadros para se comunicar dessa forma manterá todos na mesma página, independentemente de onde trabalhem!
Comunicar-se com uma equipe sobre cada pequena mudança pode consumir muito tempo e acabar com as horas limitadas do nosso dia. Automatizar aspectos da comunicação, provavelmente a coisa mais poderosa que se pode fazer em uma ferramenta de gerenciamento de trabalho, reduz o trabalho manual.
Imagine que você alterou a data de um prazo em um projeto ou tarefa. Em vez de ter que se lembrar de avisar cada pessoa que trabalha com você no projeto, que pode ou não estar trabalhando no mesmo escritório que você, uma automação pode fazer isso por você. Essa maneira de se comunicar com os membros da equipe é o futuro do trabalho produtivo e uma verificação de segurança para manter as pessoas trabalhando alinhadas internacionalmente o tempo todo.
Crie um centro de trabalho conectado a todas as suas outras ferramentas
O uso de uma ferramenta de gerenciamento de trabalho provavelmente não substituirá todas as outras ferramentas das equipes da sua empresa - e não há problema nisso.
A integração dos aplicativos escolhidos por cada equipe com a sua ferramenta de gerenciamento de trabalho trará os dados de todos esses outros aplicativos para um local central. Essa é a melhor maneira de manter várias equipes conectadas e evitar silos de trabalho.
Esses dados podem então ser visualizados e compreendidos por todos na empresa, não apenas pela equipe que trabalha com essas outras ferramentas. Isso amplia o conhecimento e ajuda os membros da equipe a entender como seu trabalho se encaixa em um quadro mais amplo.
Os dados podem então ser manipulados e relatados, usando várias visualizações, como linhas do tempo, calendários, gráficos e até mesmo ajudar no gerenciamento de recursos.
Crie relatórios em tempo real para que os gerentes obtenham os insights mais importantes
Dar a todos em sua empresa, especialmente à gerência, a capacidade de entender visualmente o que está acontecendo em um nível elevado é crucial para o alinhamento internacional.
É provável que haja tanta coisa acontecendo em sua ferramenta de gerenciamento de trabalho que os gerentes geralmente querem ver apenas o resultado final, sem os detalhes. Reunir todos os dados e obter percepções de alto nível manterá todos focados nas metas e garantirá que elas sejam sempre alcançadas.
Esses relatórios podem ser produzidos facilmente, usando os painéis personalizáveis, criados a partir de vários widgets, como gráficos, números, controle de progresso e alocação de carga de trabalho, para mostrar percepções importantes em tempo real. Eles oferecem uma maneira supervisual e simples de ver dados complexos e de entender a situação em um piscar de olhos.
Trabalhe de forma mais inteligente, trabalhe melhor
Em conclusão, o uso de uma ferramenta de gerenciamento de trabalho ajudará as organizações com equipes internacionais a trabalhar de forma mais inteligente. Isso significa que há uma fonte de verdade para toda a organização, portanto, não importa em que departamento você trabalhe ou onde esteja localizado, você sempre poderá ficar por dentro do que está acontecendo.
As decisões são tomadas com mais rapidez e as equipes podem se mover mais rapidamente, pois os silos são evitados. A comunicação ocorre em um único lugar e as notificações sobre alterações e atualizações de status podem até ser automatizadas, para que as pessoas certas estejam sempre informadas. Essas cinco dicas são um ótimo começo para que qualquer empresa trabalhe com sucesso com membros da equipe em todo o mundo.
Artigo patrocinado. Os colaboradores especializados são independentes da equipe editorial do appvizer. Qualquer comentário e/ou posição é pessoal.
- https://usefyi.com/remote-work-statistics/#720
- https://www.blissfully.com/saas-trends/saas-trends-report-q1-2018/
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