Mantendo suas equipes produtivas na era da videoconferência

Você acorda bem disposto pela manhã, pronto para a longa lista de tarefas que o aguardam hoje. São tarefas que serão realizadas assim que você terminar as poucas reuniões em sua agenda.

Pelo menos é isso que você pensa. Porque, pouco a pouco, as chamadas de vídeo para "fazer um balanço" ou para "fazer uma pergunta simples" se somam a todo o resto. E, sem que você se dê conta, o dia já passou e as tarefas que você queria enfrentar pela manhã ainda estão esperando pacientemente por você.

Em uma época em que o trabalho remoto e as chamadas por vídeo estão se tornando a norma, muitos de nós acham difícil quebrar esse ciclo vicioso.

Seria fácil culpar nosso aplicativo de videoconferência clicado com frequência por essa falta de produtividade. Um aplicativo no qual parece que passamos muito mais tempo do que deveríamos. Mas, à medida que nossos dias ficam mais longos, nossas agendas ficam mais ocupadas e o dia de trabalho não tem fim à vista, certamente é hora de identificar a verdadeira causa do problema.

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Essa ligação realmente o ajudará a ver a situação com mais clareza?

Nossas agendas já estavam cheias de reuniões. Algumas delas tinham agendas claras e outras eram um pouco menos organizadas. Mas em um momento em que as organizações estão tentando se adaptar às novas condições de trabalho com equipes geograficamente dispersas, é comum ficarmos cada vez mais sobrecarregados com os eventos.

Infelizmente, esse medo de ficar de fora muitas vezes se materializa na forma de uma série de reuniões sincronizadas para "fazer um balanço". Por videoconferência. Em andamento.

Mas antes de agendar outra chamada, pergunte a si mesmo: "O que eu realmente espero dessa chamada?" Para muitos de nós, a resposta está em uma das seguintes opções:

Fazer um balanço

Tendo perdido o ritmo com o qual estava acostumado no escritório, você provavelmente está preocupado com o status de um projeto ou até mesmo com a perda inesperada de um de seus clientes.

Assim, em um esforço para remediar a rápida parada no escritório para "fazer uma pergunta rápida", as ligações inócuas de 15 minutos para fazer um balanço se multiplicaram.

Manter-se atualizado

Não podemos mais nos dar ao luxo de compartilhar o espaço do escritório, onde temos a oportunidade de implementar as decisões tomadas, compartilhar o conhecimento acumulado e ver o progresso alcançado.

Se você não tiver um local de trabalho digital colaborativo com uma fonte centralizada de informações, você e sua equipe muitas vezes terão que procurar dados. Isso geralmente se deve ao fato de que nossas ferramentas - sejam elas CRMs, ERPs ou qualquer outra - não estão conectadas. E, de fato, às vezes elas até permanecem desconectadas das necessidades de nossos funcionários.

É por isso que estamos realizando cada vez mais videoconferências para compensar a falta de informações.

Quando você gasta os primeiros 10 minutos de uma chamada apenas para entrar em sintonia, compartilhar informações e preencher lacunas de informações, as reuniões não têm tanto a ver com o avanço e sim com a repetição de atualizações.

E quando essas reuniões são encadeadas o dia todo, é ainda pior.

Encontrar estabilidade nas trocas cotidianas

Vamos ser honestos. Com esse desafio, seria injusto ignorar o fato de que a maioria de nós sente falta de nossos colegas. Gostamos de conversar e compartilhar o que estamos fazendo, especialmente em um momento em que você perdeu a oportunidade de conversar com um colega de trabalho no corredor. Muitos funcionários agendam chamadas apenas para se reconectar.

As chamadas são para pessoas, as ferramentas são para dados

Para planos de grande escala e sessões de brainstorming, não há substituto para uma reunião estratégica.

Mas se você está se reunindo para compartilhar dados, colaborar em tarefas de trabalho específicas ou apenas "fazer uma pergunta rápida", então o problema está nas ferramentas ou na plataforma, e não na videoconferência.

Se você passa muito tempo no Zoom pelos motivos mencionados acima (para fazer um balanço, manter-se atualizado ou manter a estabilidade nas trocas diárias), é óbvio que está usando um aplicativo com muita frequência ou ignorando todas as outras ferramentas.

Compartilhar informações básicas o dia todo sobrecarrega você e sua equipe e não deixa espaço para brainstorming criativo, planejamento de projetos e outras iniciativas em que as chamadas podem agregar um valor significativo.

Determine quando uma chamada de vídeo deve ser realizada: A transparência vale para os dois lados

À medida que nos acostumamos lentamente com as normas do trabalho remoto, percebemos que as tarefas ainda estão sendo feitas, os projetos ainda estão progredindo e o céu ainda não caiu - e um ritmo diário normal está surgindo.

Calendários transparentes. Proteger seu ativo mais valioso (sua equipe) da fadiga das chamadas de vídeo é uma prioridade, e isso pode ser difícil quando você precisa estar on-line o tempo todo. Ao definir expectativas realistas e tolerar o fato de que seus funcionários também precisam de folga, você dá às suas equipes a oportunidade de recarregar as baterias.

Aqui na monday.com, incentivamos as pessoas a colocar "tempo para a família" em seus calendários - e a respeitá-lo. Como definimos nossas expectativas desde o início, conseguimos evitar o problema da falta de produtividade devido às inúmeras chamadas de vídeo.

Estabeleça por que precisamos de chamadas com vídeo: Os mesmos princípios ainda se aplicam

Algumas videochamadas precisam acontecer - em alguns casos, não há substituto para o tipo de criatividade e energia que as reuniões com outras pessoas proporcionam. Mas, dada a nossa nova realidade de trabalho remoto, fomos muito além disso.

Portanto, antes de agendar instintivamente outra reunião pelo Zoom, considere os seguintes pontos:

SIM às chamadas que lhe permitem ter uma visão geral, realizar suas sessões semanais, bem como reuniões em que você precisa avançar como um grupo, e acompanhar os projetos de sua equipe que exigem colaboração real não coberta por ferramentas.

NÃO para chamadas destinadas a compartilhar dados, fazer um balanço, colaborar em documentos ou projetos, fazer uma "pergunta rápida" e todas as reuniões em horários que deveriam ser livres.

Deixe que suas ferramentas o ajudem!

Se você tentar resolver todos os problemas por meio de videoconferência, estará gastando sua energia mental processando informações em vez de usá-la em um trabalho colaborativo e criativo real.

Ao identificar tarefas que podem ser realizadas com ferramentas, em vez de pessoas, os processos de toda a organização serão executados com mais facilidade. Isso, por sua vez, significa que você deixará de acumular chamadas de vídeo.

Nesse sentido, se você achar que sua organização não tem as ferramentas para atender a essas necessidades, talvez o problema esteja nos aplicativos e não nas chamadas de vídeo em si.

Ao analisar criticamente todas as ferramentas usadas em sua organização, você deve prestar atenção especial aos seguintes elementos:

• Flexibilidade. Essa ferramenta pode ser usada para uma variedade de métodos e técnicas de trabalho e pode ser usada por diferentes equipes?
  
• Integração. Se for uma ferramenta colaborativa em que os funcionários precisam acessar informações com confiança, esse aplicativo precisa ser capaz de trabalhar com todas as ferramentas usadas por suas equipes.
  
• Transparência. Dar a todos na organização acesso às informações de que precisam significa que eles podem ser autônomos e concluir suas tarefas sem ter que gastar 30 minutos em outra chamada de vídeo.

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Olhando para o futuro

Os hábitos e padrões de trabalho que se desenvolverão durante esse período têm o potencial de definir a cultura e os processos de sua empresa nos próximos anos. Use esse tempo para definir regras claras e introduzir o uso de aplicativos adequados que lhe permitirão aplicar fluxos de trabalho ideais em sua organização.

Portanto, amplie com responsabilidade.

Artigo promocional. Os especialistas são autores independentes da equipe editorial do appvizer. Seus comentários e posições são pessoais.