Os 5 erros típicos de gerenciamento de projetos e como evitá-los
Por que os projetos geralmente fracassam? Um projeto pode fracassar por vários motivos. Todo projeto, grande ou pequeno, é composto de variáveis que podem determinar o sucesso ou o fracasso de uma iniciativa inteira. Em geral, não é uma única grande catástrofe que faz fracassar um projeto que, de outra forma, seria viável. Em muitos casos, são pequenos erros e descuidos que fazem com que as equipes se esforcem para concluir uma iniciativa que já foi promissora.
Então, quais são os principais erros que os gerentes de projeto cometem? Desde o planejamento de recursos até o escopo do projeto e o gerenciamento de riscos, os gerentes têm muitos fatores a considerar quando se trata de planejamento e execução.
Neste artigo, analisaremos os cinco principais erros que matam os projetos e como evitá-los desde o início.
1) O planejamento medíocre de recursos destrói os resultados do projeto
Seus recursos são vitais e, na maioria das vezes, limitados. O gerenciamento estratégico de recursos não é apenas crucial para a saúde de um projeto, mas também para a saúde de uma organização inteira. As empresas geralmente competem por recursos (pessoas, dinheiro, equipamentos, etc.), portanto, os gerentes de projeto devem ser estratégicos em seus esforços de alocação.
O planejamento deficiente de recursos ocorre quando os gerentes de projeto não conseguem ver o panorama geral. Aqui estão alguns dos problemas que as equipes podem encontrar com um processo de planejamento de recursos ineficiente:
- Cargas de trabalho desequilibradas (por exemplo, um membro da equipe está com 95% da capacidade enquanto outro está com 30% devido à sobrecarga do outro funcionário. Isso também pode levar ao esgotamento e à alta rotatividade de funcionários)
- Recursos indisponíveis(os prazos são afetados se a disponibilidade de recursos não for calculada corretamente)
- Orçamentos inflacionados (o custo de horas extras, prestadores de serviços externos e outras despesas imprevistas pode ser devido a um processo inadequado de gerenciamento de recursos).
Como melhorar o planejamento de recursos:
Procure uma ferramenta que permita planejar recursos por meio de ferramentas como gráficos de Gantt, agendas de equipe, painéis e muito mais. Na maioria das vezes, a má gestão de recursos é um sintoma de pouca visibilidade das cargas de trabalho, da disponibilidade e muito mais.
Não é possível planejar o que não se pode ver, portanto, esclareça as cargas de trabalho da equipe com uma ferramenta de gerenciamento de projetos focada em recursos.
2. Não ter um plano de gerenciamento de riscos é uma receita para o desastre
Conforme observado pelo PMI, quando se trata de planos de gerenciamento de riscos, apenas 27% das empresas afirmam que "sempre" têm um pronto. Em geral, essa é uma porcentagem bastante baixa. Especialmente quando você pensa nas coisas que geralmente dão errado na vida normal.
Por exemplo, você pode sair de casa mais cedo se souber que tem uma entrevista de emprego ou uma apresentação importante logo pela manhã, porque o risco de atrasos no trânsito ou no transporte é muito alto;
Da mesma forma, muitas pessoas têm um fundo de emergência para o caso de perda de emprego ou doença. Elas não esperam ou antecipam esse tipo de contingência, mas têm um plano para seguir em frente caso isso ocorra. Esse é um exemplo de gerenciamento de riscos
O mesmo deve se aplicar ao gerenciamento de projetos. Considere as leis de Murphy e presuma que tudo o que pode dar errado dará errado - portanto, planeje-se para isso.
Como criar um plano de gerenciamento de riscos:
Avalie os riscos do projeto desde o início. Identifique-os e elabore um plano de resposta aos riscos. Dessa forma, você poderá minimizar as interrupções de última hora e as mudanças onerosas associadas. Caso surjam problemas, haverá um protocolo documentado sobre como a equipe fará as alterações necessárias.
Uma ferramenta de gerenciamento de projetos com gerenciamento robusto de documentos na nuvem pode hospedar essa documentação, criando uma "fonte única de verdade" centralizada e um ponto de referência no qual se pode confiar.
3. A visibilidade limitada do projeto cria o caos
A baixa visibilidade é um assassino de projetos que afeta quase todos os aspectos de uma iniciativa.
Má visibilidade do projeto
- Leva a um planejamento deficiente dos recursos
- Confusão de tarefas e responsabilidades
- Impede que os gerentes de projeto entendam a produtividade dos funcionários
- Pode causar desalinhamento com os clientes
No gerenciamento de projetos, a visibilidade refere-se à acessibilidade das informações. Os membros da sua equipe sabem onde procurar os recursos vitais do projeto? Como PM, você tem uma ferramenta que lhe permite ver quem está trabalhando em quê e para quando?
Essas podem parecer pequenas considerações, mas a baixa visibilidade do projeto afeta o fluxo de informações, a responsabilidade dos membros da equipe e pode significar que os clientes ficam no escuro quando se trata do status do projeto.
Como aumentar a visibilidade do projeto:
Aumente a visibilidade e melhore a maneira como você gerencia todos os seus projetos - desde a fase de planejamento de recursos e tarefas até a fase de feedback do cliente.
O Wrike oferece às equipes uma visão de 360 graus das cargas de trabalho e dos status das tarefas, além de atualizações em tempo real, para que você esteja sempre por dentro de tudo. Atualizações de tarefas personalizadas e codificadas por cores significam que sua equipe pode personalizar seus próprios status para seus fluxos de trabalho exclusivos. Além disso, clientes externos podem ser adicionados a projetos no Wrike, o que significa ciclos de revisão mais curtos (ou seja, não há mais ciclos de feedback intermináveis).
4. O Scope Creep pode atrasar os prazos de seus projetos em espiral
Desvio de escopo. Essas duas palavras sozinhas são suficientes para assustar qualquer gerente de projeto. Isso ocorre porque, como o nome sugere, ele pode realmente "se infiltrar" em uma equipe. O scope creep, na verdade, é um fenômeno em que o escopo de um projeto muda lentamente como resultado de solicitações de clientes, processos de feedback ou outros fatores.
Isso pode ocorrer quando o escopo do projeto é mal definido ou quando os gerentes de projeto se esforçam para acomodar mudanças que não faziam parte do projeto inicialmente. De acordo com o PMI, quase 50% dos projetos estão sujeitos ao Scope Creep 1.
Como evitar o Scope Creep:
Primeiro, entenda o que está causando esse fenômeno em seus projetos. Você está pulando os estágios iniciais do ciclo de vida do projeto que estabelecem os limites do escopo (como um gráfico de projeto eficaz)? Seu processo de gerenciamento de clientes envolve apenas dizer "sim" a tudo, não importa o quanto esteja fora do escopo?
Elimine o Scope Creep antes que ele o atinja, deixando os parâmetros do projeto claros desde o início. Informe ao seu cliente o que faz (e o que não faz) parte do projeto e se comprometa com antecedência para evitar o desalinhamento de metas.
5. Processos e fluxos de trabalho ineficientes são inimigos da produtividade
Pense em sua carga de trabalho e no que é necessário para realizá-la. Agora, pense nos processos ineficientes que fazem com que seu trabalho leve o dobro do tempo. Talvez a sua equipe de projeto tenha um processo confuso de gerenciamento de solicitações ou talvez esteja espalhada por tantos aplicativos diferentes que a comunicação eficaz seja quase impossível. Talvez você até cobre pelas horas trabalhadas, mas não consegue integrar um rastreador de tempo com suas outras ferramentas de gerenciamento de projetos.
Fluxos de trabalho ineficientes podem retardar o andamento do projeto, desviar a atenção das principais tarefas e prender os membros da equipe a trabalhos não faturáveis que poderiam ser automatizados ou padronizados.
Como evitar a ineficiência do fluxo de trabalho:
Elimine fluxos de trabalho ineficientes com o Wrike. Tudo, desde o controle de tempo até a aceitação de solicitações, torna-se menos demorado, deixando mais oportunidades para se concentrar na entrega do projeto. Priorize o trabalho que importa em vez de registrar tarefas administrativas e perseguir requisitos.
Evite o fracasso do projeto com uma ferramenta de gerenciamento de projetos flexível e fácil de usar
Estudos demonstraram que há uma ligação entre projetos de alto desempenho e o uso de ferramentas digitais de gerenciamento de projetos - e isso não é nenhuma surpresa. O Wrike é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas baseada na nuvem que permite que os gerentes de projeto executem projetos do início ao fim.
O fracasso de um projeto é comum, mas não inevitável. Com o uso de ferramentas flexíveis e intuitivas, sua equipe de projeto poderá entregar os projetos dentro do prazo e do orçamento, sempre.
Artigo promocional: Os autores são especialistas independentes que não fazem parte da equipe do appvizer. As opiniões e os pontos de vista são pessoais
Fontes:
- https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2017.pdf
Artigo traduzido do italiano