Como criar um plano de projeto? nossas dicas
Como qualquer gerenciamento de projeto exige que se parta de uma base sólida e que se saiba em que direção se está indo, é essencial estabelecer um plano de projeto com antecedência.
Mas como?
Em um ambiente competitivo no qual as empresas precisam trabalhar em projetos cada vez mais complexos e inovadores, como é possível garantir que você leve em conta todos os elementos essenciais para que eles sejam conduzidos com sucesso? É possível considerar com precisão todas as tarefas a serem executadas, os prazos a serem cumpridos e os recursos a serem alocados?
A resposta é sim.
No entanto, para conseguir isso, o planejamento adequado do projeto requer o monitoramento de uma metodologia precisa e estruturada.
Neste artigo, explicamos como planejar as fases de um projeto para chegar a um resultado final bem-sucedido. E como essa atividade requer a execução de uma série de tarefas bastante complexas, também apresentamos uma seleção de softwares de apoio e um modelo em Excel do gráfico de Gantt.
Mas antes de prosseguirmos, vamos voltar mais detalhadamente à definição e aos benefícios do planejamento de projetos.
O que é um plano de projeto?
O ciclo de vida de um projeto compreende várias fases. No entanto, antes de começar a trabalhar no projeto propriamente dito, é preciso mergulhar na fase essencial do processo de planejamento do projeto.
O planejamento de um projeto consiste em
- identificar as diferentes tarefas
- priorizar essas tarefas
- definir sua duração e prazo
- identificar os custos e os recursos humanos necessários para realizar o projeto
- planejar todas as etapas com clareza
Esse trabalho preparatório exige um alto grau de precisão, mas há muitas vantagens para o gerente de projeto.
Quais são as vantagens de um plano de projeto?
Geralmente apresentado como uma tabela ou gráfico para ser mais visual, um plano de projeto inclui os dados essenciais. Ao fornecer às equipes uma visão geral, ele permite que elas
- estruturar ideias com antecedência. Na verdade, o planejamento requer uma série de perguntas a serem feitas. Quais tarefas são realmente essenciais para a realização do projeto? Quais são supérfluas? Quais recursos devem ser buscados? Qual deve ser o resultado final? Planejar um projeto significa organizar suas ideias.
- Monitore com precisão o progresso do projeto. Com base em um cronograma de projeto, você pode identificar, durante o curso do projeto, quais objetivos foram alcançados ou não e reagir de acordo. Além disso, é melhor prever o impacto dos problemas durante todo o ciclo de vida do projeto.
- Promova a comunicação e o trabalho colaborativo. Todos os participantes do projeto podem consultar o programa para gerenciar suas atividades diárias. Além disso, eles podem identificar mais facilmente seu lugar no projeto, a hierarquia das tarefas e, portanto, o impacto de seu trabalho.
- Alocar os recursos certos. Ao incluir fatores como a duração de cada tarefa ou possíveis sobreposições entre elas, o planejamento permite que os projetos sejam executados de forma mais realista, evitando assim fontes desnecessárias de estresse.
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Quais são as fases de planejamento de um projeto?
Agora que já vimos todos os aspectos do planejamento de um projeto, vamos analisar as etapas de seu desenvolvimento.
Compreensão do objetivo e das condições do projeto
Entender o objetivo do projeto continua sendo a base. Esse pensamento preliminar minimiza o risco, ao longo do caminho, de perceber que você foi na direção errada.
Antes de qualquer planejamento, tenha clareza sobre
- os diferentes produtos, os resultados esperados e os prazos
- requisitos de tempo
- o orçamento disponível para você
Dito isso, podemos dar o próximo passo.
Definir as diferentes tarefas que compõem o projeto
O sucesso do projeto depende, em grande parte, dessa etapa crucial.
O método que pode ajudá-lo:
Para definir com precisão as diferentes tarefas que compõem seu projeto e garantir que você não se esqueça de nenhuma delas, use o método WBS (Work Breakdown Structure).
Ele consiste em identificar os entregáveis mais importantes e, em seguida, dividi-los em subconjuntos. Cada um desses subconjuntos é então dividido para definir as tarefas ou tarefas.
O método WBS em detalhes:
Programação de tarefas
Depois que todas as suas tarefas forem identificadas, é hora de relacioná-las para que possam ser classificadas . Isso é chamado de planejamento de tarefas.
Em cada sequência de tarefas, há uma tarefa inicial e uma tarefa final, e todas as tarefas intermediárias são vinculadas por uma sequência lógica. Esses links são divididos em quatro tipos:
- Links de início a fim: a tarefa B não pode ser iniciada até que a tarefa A seja concluída.
- Links de ponta a ponta: a tarefa B não pode ser concluída até que a tarefa A seja concluída. No entanto, não é obrigatório esperar até a conclusão de A para iniciar B.
- Conexões de início a início: a atividade B não pode ser iniciada até que a atividade A tenha sido iniciada. Por outro lado, não é obrigatório iniciar B ao mesmo tempo que A.
- Conexões do início ao fim: A Atividade B não pode ser concluída até que a Atividade A tenha sido iniciada.
Observe que o gerente de projeto pode planejar diferentes cenários para o agendamento de atividades. Portanto, dependendo do andamento do projeto e das dificuldades encontradas, ainda é possível usar outro plano.
A metodologia :
O agendamento de atividades, especialmente em projetos complexos, geralmente é feito usando o diagrama PERT.
Geralmente usado em paralelo com o gráfico de Gantt, sua construção revela as conexões e interdependências entre as tarefas, bem como seu tempo de execução.
Na prática, uma tarefa é representada por uma seta cercada por dois nós que materializam as etapas. Cada etapa tem uma data inicial e uma data final.
O método do diagrama PERT em detalhes:
© R. Martelli
Estimativa da duração de cada tarefa e projeto
Com essa etapa decisiva, obtém-se uma visão geral correta da duração geral do projeto.
No entanto, ela exige o envolvimento de todos os participantes: todos têm mais condições de fornecer uma estimativa correta do tempo necessário para concluir as tarefas que lhes dizem respeito.
Além disso, sempre leve em conta as diferentes restrições de tempo para otimizar seu planejamento. Por exemplo, algumas tarefas, por motivos legais, devem ser concluídas em uma data específica.
A metodologia:
Enquanto o diagrama PERT visto acima ajuda a determinar as datas de início e término de cada tarefa, o Método do Caminho Crítico permite estimar a duração total do projeto.
De fato, vimos com o diagrama PERT como calcular a margem total de cada atividade (ou seja, a diferença entre a primeira e a última data). Mas se uma margem for 0, então a tarefa em questão está no Caminho Crítico do projeto.
Em outras palavras, a sequência de tarefas no caminho crítico não deve ser atrasada.
O Método do Caminho Crítico em detalhes :
Alocação de recursos para as várias tarefas
A questão aqui é "quem faz o quê?".
Para isso, defina o tempo de trabalho que cada participante do projeto (incluindo prestadores de serviços externos) pode dedicar à execução das tarefas, levando em conta todas as restrições: férias, feriados, tempo dedicado a outras tarefas etc.
Organização de um calendário
Depois que as etapas anteriores forem concluídas, tudo o que você precisa fazer é criar seu calendário.
A metodologia :
Graças ao diagrama PERT, agora você pode construir um gráfico de Gantt.
Ele representa em uma tabela as diferentes tarefas de um projeto com barras horizontais, delimitadas por um início e um fim. Portanto, ele oferece uma visualização clara e rápida do progresso do projeto.
O gráfico de Gantt também é uma boa ferramenta para visualizar os marcos, ou seja, os principais pontos de parada no ciclo de vida do projeto (fim de uma fase, evento importante como o lançamento de um produto, orçamento etc.).
Por fim, observe que, para projetos pequenos, para os quais você se beneficia do gerenciamento fácil do tempo, é comum usar o gráfico de Gantt diretamente sem passar pelo gráfico PERT.
Quais são as ferramentas para planejar seu projeto + modelo do Excel
WBS, Gantt... Não é preciso dizer que uma folha de papel ou um quadro branco não é suficiente para elaborar um plano de projeto legível e preciso. É por isso que apresentamos algumas ferramentas essenciais. A primeira que podemos imaginar é o Excel. Com uma simples planilha, você pode desenhar um gráfico de Gantt básico. Aqui está nosso modelo gratuito do Excel para você:
Entretanto, o Excel mostra seus limites em projetos mais complexos devido à facilidade com que erros podem ser cometidos. É por isso que hoje apresentamos alguns dos softwares de gerenciamento de projetos mais adequados.
Software de gerenciamento de projetos
Por que usar um software de gerenciamento de projetos para criar seu plano de projeto?
- Eles levam em conta os diversos parâmetros do projeto e facilitam a implementação das fases desenvolvidas anteriormente;
- Eles são versáteis e também permitem garantir o acompanhamento pós-planejamento e reagir mais facilmente em caso de problemas;
- Facilitam o intercâmbio e a comunicação entre os participantes do projeto.
Mas qual solução você deve escolher em relação às suas necessidades? Concentre-se em alguns produtos de software comprovados.
Monday.com
O Monday.com é um software de gerenciamento de projetos que ganhou fama mundial e a confiança de algumas das marcas mais importantes do mercado. Não é você quem se adapta à plataforma, mas ela se adapta a você por meio dos diferentes modelos que oferece. Graças a essa ferramenta, você poderá "planejar, monitorar e colaborar" sem estresse.
Suas funcionalidades incluem:
- Controle de tempo
- Várias possibilidades de visualização
- Painéis de controle
Trello
O Trello é um dos principais softwares gratuitos de gerenciamento de projetos em termos de representação visual. Devido a essa facilidade de interação, é a ferramenta favorita de estudantes e profissionais para gerenciar suas atividades.
Graças ao Trello, você poderá:
- Ter visualização no modo Kanban
- Criar gráficos de Gantt
- Gerenciar suas tarefas
Graças ao plano de projeto, não haverá mais surpresas desagradáveis!
Como você já deve ter entendido, o planejamento de um projeto envolve levar em conta muitas variáveis. Portanto, é preciso garantir que você aplique rigorosamente a metodologia de gerenciamento de projetos necessária.
Por isso, recomendamos o uso de um software que possa acompanhá-lo de forma inteligente em seus processos, evitando assim os problemas de prazos, recursos e orçamentos que, às vezes, são difíceis de prever.
Além disso, esses pacotes de software vão além de uma simples ferramenta de planejamento de tarefas e incluem o gerenciamento do projeto como um todo: gerenciamento do ciclo de vida do projeto até sua conclusão, acompanhamento de KPIs, trocas colaborativas, compartilhamento de documentos etc.
Graças a eles, não haverá mais surpresas desagradáveis para o gerente de projeto e para todas as partes interessadas em geral.
E você? quais metodologias e softwares utiliza? conte-nos sua experiência!!!
Artigo traduzido do italiano