[TUTORIAL] Como você pode desenvolver uma cultura de projeto em sua empresa?

É mais do que óbvio, a noção de projeto é onipresente nas empresas.

Todos estão envolvidos em projetos: as pessoas escrevem sobre projetos, assumem a função de gerente de projetos, fazem parte de uma equipe de projetos, recebem treinamento em gerenciamento de projetos e, para estabelecer essa cultura de projetos, investem em software de gerenciamento de projetos.

Entretanto, uma cultura de projeto não pode ser decretada. Tampouco pode ser aprimorada pela soma das ações implementadas.

Uma cultura de projeto deve ser construída ao longo do tempo e deve ser um compromisso por parte da organização. Ela precisa "embarcar" e "alinhar" as equipes.

Descubra um tutorial sobre como desenvolver a cultura de seu projeto:

Etapa 1 - Teste a maturidade de sua organização

Se você é um :

• gerente e está se perguntando qual é o impacto dos projetos em seu gerenciamento operacional:
• gerenciamento da carga de trabalho,
• funções e responsabilidades,
• alinhamento gerencial,
• arbitragem e tomada de decisões,
• ferramentas de gerenciamento,
• metodologia ;

• Você é um gerente de projeto e deseja avaliar o que deve ser feito em sua organização para facilitar a governança do projeto;

você pode começar com um teste de maturidade de sua organização.

A IQar desenvolveu um: em apenas 20 minutos, você receberá um relatório detalhado de especialistas que lhe permitirá fazer um balanço da maturidade da governança e do gerenciamento de projetos de sua organização.

☝️ Faça com que o teste seja realizado por várias partes interessadas no projeto e obtenha uma análise coletiva.

Etapa 2 - Gerenciar as partes interessadas

A relevância de um gerenciamento mais multifuncional, a necessidade de definir uma linguagem comum e aprimorar todos os processos de gerenciamento e, finalmente, a adoção generalizada de um trabalho mais colaborativo mudaram os códigos do " modo de projeto ".

O gerenciamento do portfólio de projetos é agora uma habilidade estratégica para as organizações. É em conjunto que os projetos são bem-sucedidos ou fracassam!

Entretanto, a influência positiva ou negativa, mas significativa, de cada uma das partes interessadas continua sendo a chave para a implementação operacional de qualquer abordagem de gerenciamento.

Henry Ford disse: "Reunir-se é um começo; permanecer juntos é um progresso; trabalhar juntos é sucesso".

Não é tão simples do ponto de vista operacional!

Para conseguir fortalecer sua cultura de projeto, uma organização precisa identificar e envolver todas as partes interessadas no modo de projeto, sejam elas externas ou internas.

O guia PMBOK recomenda avaliar o impacto e/ou o apoio de cada parte usando uma matriz de poder/interesse. Essa representação fornece uma visão geral das partes interessadas a serem consideradas como prioridade, bem como o tipo de ação associada.

Uma matriz desse tipo permite partir do nível atual de comprometimento das partes interessadas e envolvê-las, definindo a melhor estratégia de envolvimento possível.

Por meio desse tipo de ação concreta, a cultura do projeto se dissemina e toma seu lugar na interação entre as pessoas , com base em uma comunicação concisa, controlada e bem-sucedida.

Isso é suficiente para ancorar uma cultura de projeto?

Etapa 3 - Equipe-se com uma ferramenta de PPM pragmática e intuitiva

Atualmente, muitas organizações estão investindo na aquisição e na implantação de soluções de software de gerenciamento de projetos para apoiar a eficiência multifuncional que buscam e a mobilização eficaz de cada uma das partes interessadas.

As chamadas ferramentas "colaborativas" estão na moda... mas será que essas ferramentas também são pragmáticas e intuitivas para a implantação de uma cultura de projeto?

Não há nada pior do que ter que treinar e se familiarizar com uma nova ferramenta quando não temos tempo suficiente para o essencial! Não se engane, o treinamento em software de gerenciamento de projetos nunca será uma prioridade para sua empresa.

O uso dessa ferramenta pode ser uma maneira óbvia de aumentar a eficiência e a produtividade, mas para alguns pode ser mais uma restrição.

É fácil manter-se apegado a métodos antigos e, mesmo quando falamos de transformação digital... a adoção de novos processos costuma ser uma jornada repleta de armadilhas.

O argumento da colaboração não é mais suficiente.

É por isso que os especialistas em governança de projetos da IQar desenvolveram a solução PPM SuitePro-G. Trata-se de um pacote de software desenvolvido para todos os participantes do projeto, com o objetivo de uni-los em torno da ferramenta , tornando o gerenciamento de projetos mais acessível e disseminando uma cultura de projeto genuína.

E isso não é tudo: sua diferenciação gráfica incentiva o gerenciamento visual e fornece visibilidade em tempo real com :

• painéis de controle
• diagramas
• pictogramas inteligentes para incentivar a arbitragem e a tomada de decisões coletivas.

É uma ótima maneira de reduzir o tempo perdido com e-mails, reuniões e afins.

Proponha um gerenciamento de projetos ágil, acessível e mais visual!

Etapa 4 - Mude para o gerenciamento enxuto!

Facilite o envolvimento das unidades de negócios na implementação dos planos de ação.

Sua Estrutura Analítica do Projeto (EAP), criada durante a fase de planejamento, fornece uma visão geral de todo o trabalho que precisa ser feito para concluir o projeto.

É um detalhamento orientado ao produto de todas as tarefas que organiza e define o escopo total do projeto:

• tarefas
• atribuições
• duração
• custos,
• produtos/entregáveis,
• dependências,
• restrições do projeto.

Visualize e gerencie o fluxo de trabalho com o Kanban

Atualmente, o método Kanban é mais conhecido como uma representação baseada em tabelas do progresso da tarefa.

O SuitePro-G oferece um Kanban padrão, mas você também pode personalizá-lo.

À medida que as tarefas ou os entregáveis progridem, você move o cartão de uma coluna para outra. É uma maneira simples de ver onde cada tarefa está no processo.

Domine o roadmap em todos os seus estados com um gráfico de Gantt interativo

O gráfico de Gantt é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que mostra as tarefas a serem executadas e suas interdependências ao longo do tempo.

Com o SuitePro-G, você pode gerenciar seus projetos no modo "roadmap", colocando a carga de trabalho e os orçamentos alocados aos projetos em perspectiva com seus prazos.

Destaque-se da multidão com a previsão do tempo do projeto

Os elementos de comunicação, como a previsão do tempo do projeto, podem ser personalizados, e as imagens dessa previsão do tempo causam uma impressão imediata e facilitam o direcionamento dos relatórios para determinados pontos de atenção.

O resultado é uma imagem mais precisa para a gerência e outros comitês de direção, facilmente convertida em um relatório em PDF.

Controle rápido com painéis coloridos

Cada um dos painéis implementados fornece informações gráficas relacionadas ao seu objeto. Por exemplo, um TDB do tipo Workload Plan permite avaliar e antecipar a carga de trabalho de um indivíduo ou de uma equipe (projetos e não projetos).

Nossa ferramenta de gerenciamento de projetos SaaS abre as portas para uma abordagem colorida e visual do gerenciamento de projetos, usando uma abordagem minimalista e visual. Bem-vindo ao gerenciamento enxuto!

Com o objetivo de disseminar uma cultura de projetos, a solução SuitePro-G oferece suporte metodológico e pedagógico, uma vez que foi desenvolvida usando a referência reconhecida e credenciada de governança de portfólio de projetos: SMP2.

Como resultado, todas as partes envolvidas, por meio do uso da ferramenta, adquirem gradualmente habilidades em governança e gerenciamento de projetos: uma linguagem comum, funções e responsabilidades claramente definidas, planejamento controlado e comunicação compartilhada.

Cultive a cultura de seu projeto

Em suma, se você deseja ancorar uma cultura de projeto genuína em sua organização e conseguir a adesão de todas as partes interessadas envolvidas em um projeto, você precisa de uma ferramenta colaborativa que também seja pragmática, intuitiva, metodológica, educacional, conectada e configurável!

Artigo promocional. Os colaboradores especialistas são autores independentes da equipe editorial do Appvizer. Seus comentários e posições são próprios.