Como fazer uma fatura eletrônica adequada?

A fatura eletrônica está no centro dos desafios da desmaterialização para todas as empresas. A fatura em papel está desaparecendo para ser substituída pela fatura eletrônica, que oferece muitas vantagens às empresas, como processamento mais rápido e ganhos financeiros. Mas todas essas mudanças levantam questões sobre a fatura eletrônica e, acima de tudo, a questão mais importante de todas: como fazer uma fatura eletrônica na prática?

Qual é o procedimento a ser seguido? Quais informações precisam ser inseridas? Como usar o site do Inland Revenue para criar uma fatura eletrônica sem erros?

O Appvizer fornece a você todas as respostas neste artigo.

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Como criar uma fatura eletrônica: por onde começar?

Para fazer uma fatura eletrônica hoje em dia, é fácil encontrar um software que cuida de todo o processo de forma rápida e eficiente. A maioria é paga, mas há também uma solução gratuita que requer um pouco mais de familiaridade, disponibilizada pela Câmara de Comércio.

Entretanto, se você quiser redigir sua fatura eletrônica por conta própria, poderá aproveitar o serviço especial oferecido pela Inland Revenue.

O Inland Revenue, graças ao seu sistema de computador chamado Sistema d'interscambio, após receber as faturas eletrônicas do portal do Inland Revenue ou do software, permite que você

• Verificar se as faturas eletrônicas estão corretamente preenchidas e a autenticidade da assinatura.
• Entregar as faturas eletrônicas ao destinatário.

As seguintes partes estão qualificadas para esse serviço

• todos os titulares de IVA
• os contribuintes de taxa fixa, mínima e agricultores (eles não são obrigados, portanto, a escolha permanece opcional)

O sistema de intercâmbio também é conveniente para o Internal Revenue Service e o MEF, pois eles podem verificar todas as transações econômicas realizadas para os contribuintes sujeitos ao IVA. Tanto as transações B2B (comércio entre empresas) quanto as B2C (comércio entre empresas e clientes) serão examinadas.

Registro no site da Inland Revenue

A primeira operação a ser realizada é o registro no site da Inland Revenue. É necessário clicar no ícone de registro em sua "Área reservada".

Ao se registrar, os seguintes dados devem ser inseridos:

• código tributário;
• última declaração de imposto de renda;
• entidade por meio da qual a declaração mencionada acima foi apresentada;
• renda total.

Após a conclusão do registro, o serviço da Web enviará por e-mail o código PIN pessoal que permitirá o acesso à sua área pessoal. O código que você receberá por e-mail contém apenas 4 dos 6 dígitos que compõem o PIN. Os dois dígitos que faltam serão enviados por correio em um prazo máximo de duas semanas.

Um procedimento menos demorado e menos complexo é oferecido aos portadores do Cartão de Serviços Nacionais: eles têm a vantagem de receber o PIN completo ao se registrarem no site da Agenzia delle Entrate.

Se você tiver o código digital SPID, poderá acessar sua área pessoal sem nenhum procedimento adicional.

Como fazer uma fatura eletrônica no site da Agenzia delle Entrate

Depois de se registrar no portal do Internal Revenue Service, você poderá acessar sua área pessoal. Entre todos os serviços oferecidos, você também encontrará a seção e-Invoicing, na qual é possível criar, enviar e receber faturas eletrônicas.

Basta acessar a seção "Invoices and fees" (Faturas e taxas), escolher o tipo de fatura entre comum, simplificada ou fatura PA e prosseguir com a criação da fatura eletrônica.

Os dados para compilar uma fatura eletrônica

A fatura eletrônica pode ser de diferentes tipos: comum, simplificada ou PA (Administração Pública). No entanto, ao redigir a fatura eletrônica, há algumas informações que devem ser absolutamente mencionadas

• os detalhes do emissor: nome da empresa, número de IVA, código fiscal, endereço legal;
• os detalhes do cliente: além dos dados acima, o código do destinatário deve ser adicionado, um elemento essencial por meio do qual o sistema de intercâmbio pode enviar a fatura ao destinatário
• os detalhes gerais referentes à fatura: número da fatura, data de emissão, valor dos bens e serviços sujeitos a pagamento; taxa de IVA. Também deve ser especificado se as isenções devem ser consideradas (citando o artigo relevante da lei) ou se o pagamento dividido foi aplicado;
• o motivo do pagamento;
• os detalhes do contrato: esse último item só é necessário se a fatura eletrônica se referir a trabalhos para obras públicas ou financiados por subsídios da UE. Se esse for o caso, o código GIP (código de identificação da licitação) e o código CUP (código único do projeto) deverão ser indicados. Sem esses dois elementos, as administrações públicas não poderão contabilizar o pagamento da fatura.

Se todos os campos da fatura eletrônica tiverem sido preenchidos corretamente, você poderá prosseguir com a revisão acessando a seção "Resumo". Se não tiver encontrado nenhum erro, você poderá confirmar. Depois de receber o OK do "Sistema de Recebimento", você poderá armazenar a fatura eletrônica no seu PC, para poder adicionar a assinatura digital.

Envio da fatura eletrônica

Como acabamos de dizer, você pode salvar a fatura eletrônica, criada graças ao site da Inland Revenue, em seu computador, clicando em "Save XML" (eXtensible Markup Language). O formato XML é o único formato disponível e validado pelo sistema de intercâmbio.

Depois de salvar o arquivo em seu computador, é necessário realizar mais uma manipulação antes do envio final: adicionar a assinatura digital. Você precisará de um software especial para afixar a assinatura digital no documento.

A fatura eletrônica, devidamente preenchida e assinada, deve então ser carregada na área pessoal criada para o envio de faturas eletrônicas. Você precisará selecionar a opção "Transmission" (Transmissão) e carregar o arquivo .XML.

Após o envio da fatura eletrônica, o remetente receberá uma mensagem de confirmação de transmissão. Nessa mensagem, são indicados a hora, a data e o código de identificação. Você poderá verificar o andamento da operação novamente em sua área pessoal.

O procedimento passo a passo: dicas para evitar erros

• Lembre-se de que, na primeira vez em que tentar criar uma fatura eletrônica, você deve ter muito cuidado ao inserir dados, especialmente os dados do fornecedor. A maneira mais fácil de se certificar de que todas as informações foram inseridas corretamente é consultar o Registro Fiscal. Você encontrará um modelo pré-formatado com todos os dados necessários, que pode ser alterado de acordo com suas necessidades. O único campo que não pode ser alterado é o número do IVA.
• Ao inserir os dados do destinatário da fatura eletrônica, muitas vezes o campo "Código do destinatário" não é preenchido ou é preenchido incorretamente. Isso pode causar problemas ao receber a fatura eletrônica. Se o endereço telemático estiver faltando, a fatura eletrônica não poderá ser entregue ao destinatário correto. O endereço telemático para o recebimento da fatura pode ser de três tipos diferentes. Além do código do destinatário da fatura eletrônica, há duas outras formas possíveis:
  • O endereço PEC ou a caixa PEC. Ao compilar a fatura, o fornecedor deve preencher as seguintes entradas de acordo com essas regras:
    • o código do destinatário deve receber o valor "0000000" (sete vezes zero)
    • Na caixa "PEC Recipient" (Destinatário PEC), o fornecedor deve inserir o endereço PEC comunicado pelo cliente.
  • O código numérico simples "0000000 " (sete vezes zero) será atribuído se o cliente não tiver comunicado nenhum endereço PEC ou código de destinatário. Se o cliente desejar recuperar sua fatura eletrônica no futuro, ele deverá ir para sua área reservada de "Consulta" do portal "Invoices and Invoices".
    • Se você usar o procedimento oferecido pela Receita Federal, o modelo proposto é o de uma fatura comum com os dados estabelecidos no artigo 21 do Decreto Presidencial nº 633/1972. Se você tiver que inserir informações adicionais exigidas por uma fatura não comum, o site permite que você as insira manualmente. Assim, você poderá adicionar o imposto retido na fonte ou o fundo de previdência social no caso de uma fatura emitida por um profissional, a entrada de descontos ou sobretaxas ou outras generalidades necessárias.

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Por que escolher o software em vez do site da Receita Federal?

É claro que o site da Receita Federal está disponível, então por que escolher um software? Muitas empresas preferem usar um software como o Invoices in the Cloud em vez do site do Inland Revenue porque, ao usar um software, elas podem se beneficiar de várias vantagens que tornam o processo de faturamento muito mais simples e rápido.

Em primeiro lugar, o software de faturamento eletrônico mais comum tem essencialmente três recursos:

• A codificação automática do arquivo da fatura no formato XML. Esse é um formato que identifica os diferentes elementos-chave da fatura e permite que eles sejam lidos pelo sistema de intercâmbio. Além disso, dada a segurança de um formato XML, é mais difícil falsificá-lo.
• Envio da fatura ao Sistema de Intercâmbio: depois que a fatura é compilada, o software permite que ela seja enviada ao Sistema de Intercâmbio de forma rápida e fácil: geralmente é necessário apenas um clique.
• Um código de destinatário exclusivo a ser fornecido aos clientes para que recebam faturas eletrônicas passivas dentro do software. Com esse código alfanumérico de 6 dígitos, o Interchange System identifica o destinatário da fatura eletrônica.

Todas essas ferramentas garantem que as faturas eletrônicas sejam armazenadas legalmente por 10 anos. Além disso, na maioria dos softwares, a assinatura digital é afixada automaticamente pelo software junto com um carimbo de data/hora.

Mas as coisas não param por aí. O software de faturamento eletrônico geralmente vai além do simples faturamento. Na verdade, eles integram funcionalidades mais amplas ligadas ao mundo da contabilidade que centralizam as informações e simplificam os processos.

Por exemplo:

• Gerenciamento integrado de pagamentos
• Emissão de documentos de transporte
• Emissão de cotações e posterior transformação em faturas
• Primeira nota
• Lembretes de pagamento

Todas essas funcionalidades extras não devem ser subestimadas quando se trata de centralizar informações que inevitavelmente estarão vinculadas aos seus processos de faturamento. Por melhor que seja a ferramenta do site da Inland Revenue, para grandes volumes de faturas, procurar uma solução mais abrangente significa ir além e otimizar seus processos. Às vezes, dar um passo adiante em sua escolha de ferramentas significa obter uma vantagem competitiva.

Você tem todas as cartas na mão para começar a emitir sua primeira fatura eletrônica?