A fatura antecipada: um caso especial de faturamento

O Decreto Presidencial 633/1972, mais conhecido como Decreto do IVA, especifica no Artigo 21 que uma fatura deve ser emitida "no momento em que a transação é realizada". Portanto, uma fatura deve ser emitida no momento do pagamento das mercadorias ou no final da prestação de um serviço.

Se seguíssemos os regulamentos, não haveria espaço para a fatura antecipada entre todos os tipos de faturas, pois ela é um documento contábil emitido antes do pagamento efetivo.

Entretanto, não é bem assim, pois há casos específicos em que uma fatura antecipada pode ser emitida.

Vamos detalhá-los neste artigo.

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Adiantamento de fatura: definição

Uma fatura antecipada é um documento contábil elaborado pela empresa antes da execução da transação de pagamento. No entanto, ela é, para todos os efeitos, uma fatura genuína que atende a todos os requisitos legais impostos para a emissão de uma fatura tradicional. É um documento fiscal que certifica, para todos os efeitos, a transferência de um bem ou serviço do emissor e vendedor para o destinatário e comprador.

A fatura antecipada pode ser considerada como um tipo de financiamento que consiste no pagamento antecipado de parte do valor de uma fatura. Se tivermos uma fatura emitida, mas ainda não cobrada, podemos ir ao banco para cobrar parte do valor se a fatura for adiantada.

Uma fatura antecipada também requer a concordância do banco, o que possibilita a cobrança do valor total da fatura simplesmente apresentando a fatura antecipada. O banco adianta o valor, tendo a certeza de que a fatura será cobrada em um futuro próximo.

As partes envolvidas nessa troca são o banco, a empresa que emitiu a fatura e o cliente a quem a fatura é endereçada.

Esse tipo de fatura é frequentemente usado por empresas que não podem garantir o pagamento das faturas das quais são credoras e que, com a fatura imediata, podem receber dinheiro imediatamente para cobrir o valor devido.

Como identificar o momento da transação

Para identificar o momento em que a transação deve ser efetuada, as regras contidas no Artigo 6 devem ser tomadas como ponto de referência. Esse artigo prevê regras diferentes para cada tipo de transação. São distinguidos dois tipos principais de transação: o fornecimento de mercadorias (bens móveis e imóveis) e a prestação de serviços.

Com relação ao fornecimento, é apropriado considerar o momento em que o contrato foi assinado entre as partes envolvidas. Com relação ao fornecimento de bens móveis, por outro lado, o momento a ser considerado é quando os bens são despachados ou entregues.

Para o faturamento diferido, por outro lado, a fatura deve ser emitida até o décimo quinto dia do mês seguinte ao ato da venda. No entanto, há uma obrigação para que essa fatura seja válida: o fornecimento de mercadorias deve ser absolutamente acompanhado de um documento de transporte.

Além disso, é essencial anotar na fatura a data e o número dos documentos de transporte. Entretanto, não é necessário reiterar a data de envio.

Além disso, o Artigo 6, parágrafo 4, estipula que, antes da ocorrência dos elementos mencionados acima, quer a fatura seja emitida ou o valor seja pago parcial ou totalmente, a transação é considerada concluída na data da fatura ou do pagamento.

Quais faturas são consideradas faturas antecipadas?

Conforme mencionado acima, as faturas antecipadas só podem ser emitidas em casos especiais, como

• cobrança de adiantamentos: a derrogação do site só se aplica ao fornecimento de mercadorias, pois os adiantamentos são considerados a norma no contexto de serviços;
• emissão antecipada da fatura: isso significa que a fatura é emitida antes do envio (no caso de mercadorias) ou antes do pagamento (no caso de serviços).

Somente nos dois casos mencionados acima é que podemos falar de uma fatura antecipada. Em todo caso, podemos encontrar diferentes formulações na literatura. Independentemente da redação, para serem consideradas como tal, as faturas devem

• conter todas as informações obrigatórias das faturas tradicionais;
• ser inseridas no registro apropriado, com o consequente registro contábil do débito de IVA (para aqueles sujeitos a ele).

Por exemplo, os freelancers que permitem o adiamento do pagamento ou que preveem pagamentos antecipados durante o período do serviço oferecido terão que contabilizar esses lançamentos contábeis sob o nome de fatura antecipada, se eles forem comparados com a estimativa final da fatura geral.

A fatura antecipada para freelancers

Os freelancers têm o hábito de emitir faturas que podem ter várias nomenclaturas: fatura pro forma, fatura de parcelas, notula. Apesar dos vários nomes que esse tipo de fatura pode ter, ela segue os mesmos critérios de uma fatura real.

No entanto, essa prática é incorreta do ponto de vista jurídico. De fato, aqueles que compilam esse tipo de fatura simplesmente acrescentam as palavras "fatura pro forma" para diferenciá-las das faturas tradicionais.

Esses documentos não devem ser preenchidos dessa forma, pois não têm a mesma finalidade legal de uma fatura tradicional para todos os efeitos, mas são usados para solicitar o pagamento de um serviço sem ter que pagar o IVA, pois o serviço prestado ainda não foi concluído.

O Internal Revenue Service especifica claramente que não basta chamar um documento por um nome diferente de fatura para retirar seus efeitos legais ou fiscais.

O artigo 21, conhecido como Decreto do IVA, estipula que uma fatura, mesmo que se enquadre na categoria de fatura pro forma, é reconhecida como uma fatura genuína porque contém todos os elementos típicos de uma fatura tradicional.

Aqui estão os aspectos que caracterizam uma fatura pro forma

• ela deve conter as palavras "fatura pro forma", geralmente na parte inicial que precede a seção descritiva da fatura;
• qualquer numeração usada não deve ter nada a ver com a numeração normalmente usada para faturas fiscais;
• deve conter o seguinte texto no rodapé da página: "Este documento não constitui uma fatura válida para os fins do Decreto Presidencial 663 de 26/10/1972, conforme alterado. A fatura final deverá ser emitida após o pagamento da contraprestação (artigo 6, parágrafo 3, Decreto Presidencial 633/72)".

A fatura antecipada para o fornecimento de mercadorias

De acordo com a legislação, uma fatura é elaborada e contabilizada quando o produto é entregue ao cliente ou ao destinatário final, ou por meio de uma transportadora, com o documento de transporte que o acompanha.

Se considerarmos o fornecimento de mercadorias e a prestação de serviços, uma fatura pode ser emitida antecipadamente, antes que a transação de compra ocorra.

Mais especificamente, deve-se observar que, para o fornecimento de mercadorias, o faturamento antecipado é permitido antes da entrega das mercadorias e da emissão do documento de transporte.

O Artigo 6(4) do Decreto Presidencial 633/1972 especifica ainda que, quando a fatura antecipada cobrir o valor total da transação, as mercadorias ou serviços incluídos nessa fatura antecipada também poderão ser entregues sem nenhum documento adicional (fatura ou documento de transporte).

A função da fatura antecipada na entrega de mercadorias

O Decreto Presidencial de 1972 e vários outros regulamentos concederam o direito de faturar em um momento anterior à emissão da nota de entrega.

Infelizmente, a legislação não é muito clara sobre o assunto e as opiniões de contadores e especialistas em contabilidade também são contraditórias a esse respeito.

O problema surge especialmente no caso em que um cliente solicita uma fatura antes mesmo da entrega ou do envio das mercadorias solicitadas. Por outro lado, no caso de um fornecedor ter que fabricar um objeto personalizado, deve ser possível emitir uma fatura antes mesmo de o objeto ser fabricado.

Nossa recomendação nesses casos, para evitar possíveis disputas, é faturar com antecedência, informando a data de entrega prevista, e também indicar uma data de entrega final para dissipar quaisquer dúvidas. Posteriormente, é preferível anexar uma segunda fatura às mercadorias enviadas e ao arquivo, cujo valor é zero por referência à fatura já paga antecipadamente (contabilizada como uma fatura antecipada). Para fins fiscais, ainda será a fatura oficial na qual o pagamento é declarado que será contabilizada.

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Data de emissão da fatura antecipada

Como já repetimos várias vezes, o freelancer ou prestador de serviços é obrigado a emitir uma fatura nos termos do artigo 6º do Decreto Presidencial 633/1972. No entanto, como existe a possibilidade de fazer e emitir uma fatura antes mesmo do pagamento, é preciso ressaltar que essa ação gera encargos e deveres: a obrigação de pagar o IVA para a pessoa que emite a fatura e o direito de deduzir para o destinatário.

A pessoa em questão só pode reivindicar a dedução de uma fatura com data de transação do mês X, se prestar contas dessa fatura até o 16º dia do mês X+1, se for mensal, ou até o 16º dia do mês X+2, se for trimestral.

Você ainda tem dúvidas sobre a fatura antecipada? Infelizmente, esse é um tema que ainda gera muita polêmica e sobre o qual a legislação não é muito clara. Tentamos ser o mais precisos e abrangentes possível, mas se você ainda tiver dúvidas, não hesite em perguntar. Compartilhe seus comentários conosco na seção de feedback.