Garanta a entrega de suas mercadorias graças à nota de entrega: significado e modelo para download
No mundo do faturamento, o que é uma nota de entrega? Se você chegou até este artigo, provavelmente é porque em algum momento já se fez essa pergunta. Não se preocupe, nós temos a resposta.
Embora não seja obrigatória, a nota de entrega é um documento muito útil tanto na hora de fazer uma venda quanto na hora de fazer uma compra. Entre outras coisas, ela é fundamental para verificar as transações e para poder reivindicar seus direitos, se necessário.
Vamos dar uma olhada nas vantagens de uma nota de entrega, sua definição, o que ela deve conter e como prepará-la.
Nota de entrega: significado
Uma nota de entrega é um documento comercial usado em transações de vendas para confirmar o recebimento de um bem ou serviço.
☝️ Essa prova documental é elaborada pelo remetente do pedido e deve ser assinada pelo destinatário quando ele for entregue.
Você sabia que essa palavra, que vem do árabe, significa "o recibo"?
Para que serve uma nota de entrega?
Como vimos, a nota de entrega serve como prova de uma transação comercial. No entanto, vamos dar uma olhada mais de perto em sua utilidade de acordo com as partes envolvidas:
- Para o vendedor: comprova o recebimento do produto ou serviço pelo comprador.
- Para o comprador: confirma o recebimento do pedido acordado.
- Para a transportadora (se houver): comprova a entrega do bem ou serviço.
Portanto, serve para confirmar que um pedido foi enviado e recebido pelo cliente.
☝️ A guia de remessa justifica a entrega das mercadorias, mas não comprova o pagamento das mercadorias.
Geralmente, há duas cópias: o documento original e uma cópia. O primeiro documento é mantido pelo comprador; o segundo é para o vendedor ou o carteiro.
Importância
Embora não seja um documento obrigatório, a preparação da nota de entrega é interessante por vários motivos:
- Ela atesta a concordância de ambas as partes na transação.
- Contém informações sobre a operação de entrega: como ela foi realizada?
- Ela permite que o vendedor reivindique o pagamento.
☝️ As notas de entrega não são registradas nos livros contábeis.
É uma boa prática manter as notas de entrega junto com suas faturas para possíveis reclamações. Muitas vezes, e especialmente no caso de faturas recapitulativas, elas não incluem a descrição das mercadorias entregues, mas se referem diretamente à nota de entrega elaborada.
Nota de entrega vs. fatura
É importante não confundir a nota de entrega com a fatura. Ambos são dois documentos comerciais que comprovam uma ação comercial, mas um justifica a entrega (a nota de entrega):
- Um justifica a entrega (a nota de entrega);
- o outro justifica o pagamento (a fatura) e, portanto, tem funções fiscais.
Da mesma forma, as duas principais diferenças são que:
- A fatura tem validade fiscal e tributária, enquanto a nota de entrega não tem.
- A fatura é obrigatória, enquanto a nota de entrega não é.
Exemplo de nota de entrega
Agora que você conhece todos os detalhes da nota de entrega, vamos ver qual é o formato dela.
Exemplo de uma nota de entrega com preço:
Modelo de nota de entrega
No Appvizer, temos uma coisa em mente: facilitar a vida de empresários e freelancers. É por isso que criamos um modelo de nota de entrega gratuito e personalizável.
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O que uma nota de entrega deve ter?
Como qualquer documento formal, a nota de entrega deve respeitar uma série de requisitos. Em outras palavras, ela deve ter algumas características comuns e conter certas informações específicas.
Em geral, ela deve conter as seguintes informações:
- Número da nota de entrega;
- Local e data de emissão;
- dados fiscais do vendedor (nome ou razão social, endereço e NIF ou CIF);
- dados fiscais do comprador (nome ou nome da empresa, endereço e NIF ou CIF);
- descrição do bem ou serviço;
- quantidade de bens e serviços;
- local e data de entrega;
- forma de entrega (método utilizado).
Você também pode incluir o custo. Entretanto, não é necessário incluir o preço do pedido, pois sua função não está relacionada ao pagamento, mas à entrega.
Tipos de notas de entrega
Em relação aos dados incluídos, podemos falar de dois tipos de documentos:
1. nota de entrega avaliada
Essa é a nota de entrega que inclui o preço com impostos e descontos, se aplicável. Isso se deve ao fato de que ela geralmente não é acompanhada pela fatura.
Ela também inclui todas as informações relacionadas ao vendedor, ao comprador e ao pedido (produtos e quantidade).
2. Nota de entrega sem avaliação
Nesse caso, a nota de entrega é entregue junto com a fatura, portanto, não especifica o preço.
Ela inclui todas as informações relacionadas ao pedido (produtos e quantidade).
Ambas as notas de entrega são comuns e aceitas. O uso de uma ou outra depende da empresa vendedora ou das exigências do comprador.
Como fazer uma nota de entrega?
Se você sabe como fazer uma fatura, fazer uma nota de entrega não deve apresentar muitos problemas. Como você pode ver, embora a validade e os objetivos não sejam os mesmos, o conteúdo e o formato são muito semelhantes.
Se, por outro lado, você preferir que as coisas sejam ainda mais fáceis, existem programas de faturamento que facilitam o gerenciamento de tarefas administrativas; a elaboração da nota de entrega pode ser uma delas. É interessante notar que esses programas incluem opções hospedadas na Web e no local.
Veja bem, você não tem mais desculpas para não otimizar seus processos comerciais 😉.
Artigo traduzido do espanhol