Faturamento eletrônico regulatório: o que mudou?

Nos últimos anos, o estado italiano iniciou um longo processo de digitalização com o objetivo de desmaterializar todos os processos administrativos e burocráticos. Isso inclui a transição de faturas em papel para faturas eletrônicas. Mas quais são os regulamentos atualmente em vigor para a fatura eletrônica e quais são as regras atuais?

Em nosso artigo, explicaremos o que mudou em relação ao passado e, acima de tudo, analisaremos o processo por trás da emissão e entrega de uma fatura eletrônica.

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Faturação eletrônica: a lei de referência

O artigo 1.º, n.º 3, do Decreto-Lei n.º 127, de 5 de agosto de 2015, com a redação dada pelo artigo 1.º, n.º 909, da Lei n.º 205, de 2017, estabelece que:

a obrigação de faturação eletrônica diz respeito apenas aos fornecimentos de bens e serviços efetuados entre pessoas residentes, estabelecidas ou identificadas no território do Estado.

Excluídos da obrigação de faturamento eletrônico estão os contribuintes mínimos/precários e os agricultores isentos.

Portanto, a legislação tributária exige a conversão de faturas em papel para a versão XML, ou seja, a versão digital, com uma alteração adicional nos métodos de emissão e entrega de faturas eletrônicas.

O que muda?

O método de emissão, como acabamos de ver, muda de papel ou pdf para o formato .xml.

O método tradicional de entrega, ou seja, por correio, em mãos ou pelo correio, é substituído pelo sistema de intercâmbio (SdI), uma espécie de carteiro virtual que se encarrega de encaminhar a fatura ao cliente e gerenciar as notificações relacionadas à fatura em questão.

As faturas que não atendem a esses critérios não podem ser consideradas validamente emitidas para fins fiscais.

Exemplo de layout XML

A fatura é gerenciada em campos, os chamados alvos, que coletam todas as informações relacionadas ao cabeçalho e ao corpo da fatura.

A assinatura digital

Como a assinatura digital é tratada?

Há dois casos diferentes

• em faturas eletrônicas para a administração pública ou faturas PA, a assinatura digital é obrigatória
• em faturas eletrônicas entre pessoas físicas e faturas b2b, a assinatura digital não é obrigatória, mas é altamente recomendada, pois a assinatura garante a identidade do documento e é indispensável para fins de prova em caso de disputas legais.

Quem é responsável pela assinatura digital?

A assinatura na fatura eletrônica identifica o emissor. No caso de o emissor da fatura ser uma pessoa física, não há dúvidas sobre quem deve ser o signatário. Por outro lado, no caso de uma grande empresa, que utiliza uma empresa de contabilidade ou contadores, o signatário pode ser indistintamente um dos dois. Não há nenhuma regulamentação que exija que uma das duas entidades em particular forneça uma assinatura digital.

Armazenamento eletrônico

Com a entrada em vigor da obrigação da fatura eletrônica, a obrigação de armazenar faturas eletrônicas em formato xml também entra em vigor. Em alguns casos, também é necessário manter as notificações de envio de faturas.

A quem essa obrigação é imposta?

• todos aqueles que são obrigados a emitir faturas eletrônicas são obrigados a armazená-las eletronicamente
• todos aqueles que recebem faturas eletrônicas de partes obrigadas a emiti-las são obrigados a armazená-las eletronicamente

Como uma fatura eletrônica é armazenada?

Uma fatura eletrônica armazenada no sistema de intercâmbio deve ser mantida em formato digital somente de acordo com as disposições da DMEF de 23 de janeiro de 2004 (armazenamento digital de documentos fiscais) e da DPCM de 3 de dezembro de 2013 (regras técnicas sobre sistemas de armazenamento).

A partir de 1º de janeiro de 2019, a legislação também estipula que todas as faturas eletrônicas que atendam ao seguinte prazo devem ser mantidas: dentro de 3 meses do prazo para apresentação da declaração de impostos para o período fiscal. Isso significa que as empresas terão de se equipar com uma instalação de armazenamento interna ou terceirizada para os arquivos xml das faturas eletrônicas até dezembro de 2020, se considerarmos um ano contábil no qual a declaração de impostos e a declaração contábil são apresentadas no final do ano. Se o ano contábil não for um ano civil, ele simplesmente terá que ser recalculado, sempre respeitando a diferença de 3 meses da declaração do período fiscal.

Obrigação de faturamento eletrônico em relação à territorialidade

Por enquanto, o faturamento eletrônico é obrigatório para transações domésticas entre fornecedores e clientes italianos. Para compras e vendas intra-UE ou fora da UE, não há obrigação de emitir uma fatura eletrônica, pois as regras finais ainda não foram comunicadas. A União Europeia ainda não chegou a uma legislação unânime sobre o assunto. No entanto, está sendo considerada a possibilidade de enviar arquivos xml para clientes dentro ou fora da UE como uma alternativa ao espessômetro.

No momento, o faturamento eletrônico só é obrigatório para transações comerciais dentro das fronteiras italianas.

Envio e manuseio de uma fatura eletrônica

Para entregar uma fatura eletrônica ao cliente, há três canais de transmissão

• o PEC ou correio eletrônico certificado
• o HUB, uma tecnologia que exige o uso de um código de destinatário. Ele não depende de um serviço de correio eletrônico, mas dos chamados serviços da Web. A vantagem do HUB é sua capacidade de lidar com grandes volumes de fluxos de documentos. Em comparação com o PEC, não é necessário o gerenciamento de usuários. O HUB trabalha com o código do destinatário; o PEC, por outro lado, trabalha com o endereço do PEC.
• O terceiro canal telemático é a área reservada da Receita Federal. Uma vez gerada a fatura em formato .xml, o arquivo pode ser carregado no espaço dedicado da área pessoal e o sistema de intercâmbio se encarregará de entregá-lo ao destinatário final. Esse canal de transmissão é preferível se você produzir um pequeno número de faturas. Se as faturas de uma grande empresa estiverem envolvidas, é preferível usar o código do destinatário e a tecnologia HUB.

Por meio desses três canais telemáticos, a fatura eletrônica chega ao sistema de intercâmbio.

Como o SdI conclui a entrega da fatura?

Em primeiro lugar, o sistema de intercâmbio lerá o número de IVA e o código fiscal do cliente ao qual a fatura é endereçada.

Depois que essas duas informações forem identificadas, o sistema de intercâmbio analisará o número de IVA para ver se encontra uma correspondência em seus bancos de dados.

De fato, em sua própria área privada da Receita Federal, é possível comunicar sua preferência pelo PEC ou pelo código do destinatário como método de recebimento. Se o cliente tiver realizado esse processo de recenseamento, o sistema de intercâmbio reconhecerá seu código de destinatário ou PEC e enviará a fatura em questão por meio do serviço telemático escolhido. Se o cliente não tiver sido recenseado, o Sdl procederá à leitura do arquivo em formato xml ou do campo "código do destinatário", no qual encontrará um código de destinatário ou um PEC para o qual a fatura deve ser enviada.

Se, no arquivo xml, o SdI não encontrar nenhum código de destinatário ou PEC ou qualquer outra indicação, a fatura será, no entanto, entregue. O cliente encontrará a fatura na gaveta de impostos. Em seguida, ele terá de fazer login em sua área privada e baixar o arquivo da fatura.

Em outras palavras, se o cliente estiver entre os listados no Sdl, ele não precisará informar nada, pois apenas o número do IVA será suficiente. Se, por outro lado, ele ainda não tiver realizado esse procedimento, seria aconselhável que indicasse um código de destinatário ou um endereço PEC para que o SdI possa entregar a fatura corretamente, evitando enviá-la para a gaveta de impostos.

Tempos de processamento

Assim que o sistema de intercâmbio recebe a fatura eletrônica, ele começa a analisá-la em busca de problemas técnicos, ou seja

• verificar se os campos foram preenchidos corretamente,
• se os valores estão corretos,
• se o número de IVA existe,
• se o certificado de assinatura digital é válido.

Se a fatura passar em todas essas verificações técnicas, o SdI prossegue com a entrega. Se ela não passar nas verificações técnicas, o SdI enviará um recibo de rejeição à pessoa que emitiu a fatura.

O tempo máximo de processamento do SdI é de cinco dias. Portanto, dentro de cinco dias após o envio da fatura à SdI, você deverá receber

• um recibo de entrega, ou seja, a fatura foi entregue ao destinatário
• um recibo de não entrega, ou seja, a fatura foi colocada na gaveta fiscal do cliente porque o cliente não deixou seus detalhes de contato. Nesse caso, será necessário notificar o cliente, por meio de um simples e-mail, que a fatura em formato xml está disponível em sua área privada
• um recibo de rejeição, se o arquivo tiver um problema técnico grave

A função das datas

No processo de faturamento eletrônico, as datas são importantes porque

• indicam os estágios que a fatura eletrônica pode ter
• introduzem maior rigidez no gerenciamento da fatura eletrônica
• adquirem um significado civil e fiscal do qual não é possível escapar.

Aqui está, portanto, a lista de datas para a fatura eletrônica em ordem consecutiva de evolução:

1. a data de emissão do documento, ou seja, a data indicada no documento, que é a data em que o imposto se torna devido
2. a data/hora de transmissão para o SdI, ou seja, a data em que o gerente do HUB ou PEC transmite a fatura eletrônica para o sistema de intercâmbio
3. a data/hora de recebimento pela SdI, ou seja, a data em que a SdI recebeu a fatura, mas ainda não realizou verificações. Nesse estágio, a fatura é marcada com um identificador do SdI e o HASH do documento (sequência de códigos binários que identificam exclusivamente a fatura) é gerado. No entanto, a fatura eletrônica ainda não é considerada como emitida
4. a data/hora de entrega, ou seja, a data contida no recibo de entrega. é a data em que a fatura eletrônica é entregue ao destinatário. Essa é a data que
   1. torna a fatura tributável
   2. é válida para dedutibilidade fiscal
5. a data/hora em que ela é disponibilizada na área reservada, ou seja, a data contida no recibo de não entrega. é a data em que o SdI disponibiliza a fatura na área reservada do destinatário, por não ter conseguido entregá-la em outro endereço.
6. a data/hora de visualização da fatura eletrônica na área privada, ou seja, a data em que o destinatário visualiza a fatura eletrônica na área privada. Essa data aparece como uma notificação na área privada do destinatário e do emissor.

Até quando uma fatura eletrônica deve ser emitida?

De acordo com a legislação, é permitido transmitir a fatura em uma data posterior (não dentro de 24 horas), desde que o atraso na transmissão não prejudique a liquidação do imposto no período relevante. Em outras palavras, a fatura atrasada deve ser emitida até o dia 15 do mês seguinte para que se enquadre no período de liquidação.

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Todos os status das faturas eletrônicas

As faturas eletrônicas podem assumir vários status aos quais as obrigações regulamentares podem ou não corresponder. Aqui estão todas as configurações em análise:

1. Fatura enviada aguardando resposta. Tanto o transferidor quanto o receptor não têm obrigações nesse momento
2. A fatura é entregue ao destinatário. Para o cedente, há uma obrigação de:
   1. Registro do IVA no prazo de 15 dias a partir da data de emissão
   2. cobrança do IVA
   3. armazenamento eletrônico, ou seja, armazenamento do arquivo xml e do recibo de entrega.
   4. Para o destinatário, há as mesmas obrigações
3. A fatura rejeitada. Somente no caso da fatura descartada é que todas as obrigações caducam, pois a fatura não é considerada como tendo sido emitida para fins fiscais. Entretanto, dois cenários diferentes podem surgir nesse caso:
   1. Se a fatura for descartada não por causa de um erro de conteúdo, o cedente é obrigado a retê-la.
   2. Se a fatura for rejeitada devido a um erro técnico, o cedente poderá
      1. corrigir a fatura, mantendo o mesmo número e a mesma data
      2. cancelar a fatura, mantendo um novo documento com uma data diferente

A fatura eletrônica é um assunto que evolui muito rapidamente em termos de regulamentações fiscais e administrativas. Portanto, recomendamos que você acompanhe regularmente todas as novas mudanças no campo da fatura eletrônica. E se ainda tiver dúvidas sobre a legislação de faturamento eletrônico, não hesite em nos escrever no espaço de comentários.