Desmaterialização de faturas como alavanca de produtividade
Qual é a relação entre o gerenciamento de faturas sem papel e a produtividade?
É isso que vamos explicar neste artigo.
Mas, primeiro, um rápido lembrete sobre o que é uma fatura e o papel que ela desempenha na gestão de uma empresa.
Faturas, pré-contabilidade e gestão financeira
Uma fatura é um documento contábil (da mesma forma que uma declaração de despesas ou um extrato bancário) que registra o recebimento ou o pagamento de dinheiro. Em uma empresa, todos os fluxos monetários e financeiros devem ser contabilizados.
A pré-contabilidade, por outro lado, consiste em coletar, organizar e transmitir todos os documentos contábeis para processamento. Essa etapa é necessária para a escrituração contábil adequada, que envolve o monitoramento regular dos demonstrativos financeiros.
Para que uma empresa funcione, um certo número de indicadores precisa ser monitorado. Manter o controle dos números é exatamente o que chamamos de gerenciamento financeiro. Quando monitorada adequadamente, a gestão financeira deve possibilitar a tomada de decisões (como investir, poupar ou solicitar um empréstimo) para obter lucros.
Em resumo, a gestão de faturas é fundamental para o crescimento de uma empresa.
Tendências de 2020 na desmaterialização de faturas
O barômetro sobre as práticas de desmaterialização de faturas entre as empresas francesas é bastante esclarecedor sobre as motivações que levam as empresas a desmaterializar a gestão de suas faturas.
Em 2020, 76% das empresas pesquisadas tinham pelo menos uma solução para desmaterializar suas faturas para fins fiscais. Isso representa 15% a mais do que em 2018.
Há três motivos pelos quais as empresas estão optando pela desmaterialização de suas faturas:
- a obrigação regulamentar: 52%, 30 pontos a mais do que em 2018,
- a busca por ganhos de produtividade: 49% (menos 2 pontos em relação a 2018),
- e atendimento aos requisitos do cliente: 49% (-10 pontos em relação a 2018).
A obrigação regulatória refere-se à introdução do faturamento eletrônico a partir de 2023. Essa disposição faz parte da Lei de Finanças de 2020 para combater a fraude do IVA.
Além dos aspectos legais, há uma série de vantagens para as empresas:
- economia de papel
- facilitar o arquivamento de documentos contábeis
- redução de erros de entrada de dados
- redução dos prazos de pagamento
- proteção de dados confidenciais
- facilitar a resolução de disputas
- e refletir uma imagem de marca mais moderna.
Ainda de acordo com o barômetro, os três principais benefícios da desmaterialização incluem
- rastreabilidade do processo
- confiabilidade do processamento
- conformidade com as normas.
Por fim, enquanto há dois anos os benefícios comerciais eram mais difíceis de entender do que os benefícios técnicos, o ano de 2020 verá a entrada de dois benefícios puramente comerciais:
- redução do tempo de pagamento
- melhor cumprimento dos prazos de pagamento.
Os desafios da fatura eletrônica
A transformação digital das empresas na França, especialmente das PMEs, está atrasada em relação aos seus vizinhos europeus. Classificada em 15º lugar em termos de digitalização, a França também está sofrendo atrasos nos pagamentos.
No final de 2019, as PMEs francesas foram pagas com 11,5 dias de atraso, em média. E esses atrasos não foram sem consequências, pois foram a causa de uma falência em cada quatro. A desmaterialização de faturas, portanto, atende a uma série de desafios importantes:
- Questões operacionais: a criação de diários contábeis e o uso de contas dedicadas melhoram a eficiência operacional.
- Questões ecológicas: 339 milhões de toneladas de papel são consumidas todos os anos em todo o mundo. Isso equivale a 10 kg por segundo. E quando você percebe que um quilo de papel requer 2 quilos de madeira e 60 litros de água, você rapidamente compreende a escala da pegada ambiental.
- Questões de segurança: o armazenamento, o arquivamento e o acesso a dados financeiros (confidenciais) são essenciais e são mais eficientes quando o processo é digitalizado.
- Questões regulatórias: as empresas terão que adotar o faturamento eletrônico até 2023-2025 ou correrão o risco de serem multadas em até 50% do valor da fatura.
- Questões econômicas: o processamento manual de uma fatura de fornecedor custa cerca de € 14, e o de uma fatura de cliente custa de € 5 a € 8. Em escala europeia, as empresas poderiam economizar 64,5 bilhões de euros se deixassem de usar papel.
A estrutura de custos de uma fatura
Como acabamos de mencionar, além das questões operacionais, ecológicas, de segurança e regulamentares, o gerenciamento desmaterializado de faturas representa um grande desafio econômico.
Para ajudá-lo a entender, veja a seguir a divisão de custos entre uma fatura de fornecedor e uma fatura de cliente:
- 1/3 para o fornecedor que emite a fatura,
- e 2/3 para o comprador que tem de pagá-la.
A fatura do fornecedor é, portanto, mais demorada e cara do que a fatura do cliente. Com a desmaterialização, é possível economizar de 25 a 50% do custo de processamento de uma fatura de fornecedor, além de acelerar o processo geral.
O custo do processamento manual de faturas de fornecedores inclui um atraso de duas semanas (entre o recebimento e o pagamento) e representa 14 euros por fatura. A esse valor devem ser acrescentados os prazos de pagamento (cerca de uma semana) e o custo do aluguel de depósitos de armazenamento.
Os custos invisíveis, por outro lado, estão ocultos nos pagamentos atrasados, no não cumprimento dos prazos (com penalidades e disputas) e na deterioração das relações com os fornecedores.
Mas, apesar da introdução obrigatória do faturamento eletrônico até 2023-2025, 80% das faturas de fornecedores ainda são emitidas em papel. Entre os obstáculos que as empresas enfrentam, a dificuldade de medir o retorno sobre o investimento da desmaterialização das faturas está no topo da lista, com 59% (seguida pela resistência à mudança, a dificuldade de medir o retorno sobre o investimento da desmaterialização das faturas).A resistência à mudança, a dificuldade de entender as restrições regulatórias e, finalmente, com 36,5%, a dificuldade de integração com o sistema de gerenciamento geral).
Números-chave da desmaterialização de faturas
Quando se trata de medir o ROI do faturamento sem papel, alguns números são suficientes:
- 2,5 bilhões de faturas são emitidas na França todos os anos.
- 5% do faturamento de uma empresa é gasto no gerenciamento de documentos em papel.
- O tempo médio necessário para processar uma fatura, do recebimento ao pagamento, é de 8,6 dias.
- O custo de emissão de uma fatura de vendas de saída é de 5 euros em formato eletrônico, contra 9,5 euros em formato de papel.
- Para uma fatura de compra recebida, o custo é de € 7,5 (eletrônico) versus € 13,8 (papel).
- 75% das empresas que desmaterializam suas faturas relatam uma melhoria nas relações entre clientes e fornecedores.
- E, em média, a desmaterialização de faturas economiza 30% de tempo e 70 kg de papel ao longo de um ano.
3 dicas para garantir que a desmaterialização de suas faturas seja lucrativa
Para concluir, aqui estão três dicas úteis e aplicáveis para garantir que a desmaterialização de suas faturas seja lucrativa.
- Em primeiro lugar, recomendamos que você seja metódico ao arquivar suas faturas. Seja qual for o seu método (cronológico, alfabético, por cliente/fornecedor ou outro), ele deve permitir que você encontre todos os tipos de documentos contábeis de forma rápida e fácil: fatura, extrato bancário, pedido de reembolso de despesas etc. Essa abordagem rigorosa economizará um tempo precioso no dia a dia e evitará estresse (e/ou penalidades) no caso de uma auditoria.
- Em seguida, equipe-se com um software de alto desempenho, como o Dext. Você não precisa necessariamente de uma ferramenta complexa que abranja todos os aspectos de sua empresa. Existem soluções que são fáceis de usar, fazem interface com o ecossistema contábil e são fáceis de usar. Comece com uma avaliação gratuita ao se aproximar do período de faturamento, para ter uma ideia da situação. A maioria dos pacotes de software do mercado (se não todos) oferece essa opção.
- Por fim, recomendamos que você procure a orientação de um especialista, seja em uma empresa ou diretamente ligado ao seu departamento de contabilidade. A vantagem de um contador profissional é que ele é polivalente e pode oferecer excelente orientação, seja em contabilidade, finanças ou impostos. Ele o ajudará a otimizar seus processos e a economizar sempre que possível.
Artigo traduzido do francês