Faturamento eletrônico B2B: contabilidade digital
O faturamento eletrônico está se tornando cada vez mais comum, com muitas empresas e negócios atualmente aceitando apenas faturas eletrônicas. Oferecendo maior eficiência e visibilidade dos dados, o faturamento eletrônico pode ajudar as empresas a se comunicarem com fornecedores e clientes, garantindo um fluxo de caixa confiável .
Mas quais são os recursos do faturamento eletrônico B2B? Quais são os benefícios? Quais são os procedimentos a serem implementados para um sistema de faturamento 100% eficaz?
Continue lendo o artigo para encontrar as respostas para suas perguntas.
Faturamento eletrônico B2B: definição, funcionamento e obrigações
Faturamento eletrônico B2B: definição
O faturamento eletrônico B2B consiste no envio de uma versão digital de uma fatura para uma pessoa física, registrada no IVA (ou seja, um proprietário de empresa ou freelancer). Portanto, podemos dizer que o faturamento eletrônico B2B é um sistema de faturamento digital de uma empresa para outra empresa ou para um freelancer.
Um pequeno esclarecimento: o faturamento eletrônico corresponde ao uso de um sistema de faturamento eletrônico para acompanhar as transações entre a empresa e seus clientes ou fornecedores. Portanto, não se deve confundir faturamento eletrônico com sistemas que simplesmente digitalizam faturas em papel.
Outro pequeno esclarecimento: quando falamos de uma fatura eletrônica B2B como sendo enviada a uma pessoa física, queremos dizer uma pessoa registrada no IVA que possui uma empresa. Portanto, não nos referimos ao consumidor final, pois, nesse caso, falamos de uma fatura eletrônica B2C.
Como enviar ou receber faturas eletrônicas B2B?
Para a emissão e o recebimento de faturas eletrônicas, a Receita Federal criou um sistema digital, chamado Sistema di Interscambio (SdI), o equivalente a uma espécie de carteiro virtual.
Essa plataforma digital é gratuita para todos os contribuintes com um número de IVA ou da Administração Pública (AP). Graças a esse sistema, a Receita Federal tem sua ação de controle e verificação de faturas emitidas por pessoas físicas e órgãos públicos facilitada a qualquer momento.
A fatura eletrônica, portanto, envolve a criação de uma versão digital da fatura em um arquivo xml. Ela é então recebida e enviada ao consumidor final por meio do sistema de intercâmbio. A agência de receita poderá, então, proceder com o armazenamento digital das faturas eletrônicas na área reservada dos contribuintes que se enquadram no SdI.
Quais são as diferenças entre as faturas PA e B2B?
Os dois sistemas de faturamento são equivalentes em termos de procedimento e operação. A diferença está na compilação da fatura com os códigos corretos:
- no PA (Public Administration) e-Invoicing, você insere o PA Office Code para indicar o destinatário da fatura
- na fatura eletrônica B2B, você insere o código do destinatário, uma série alfanumérica de 7 dígitos para identificar o destinatário da fatura. Se o destinatário não estiver registrado no sistema de intercâmbio, "0000000" é inserido como o código do destinatário e o endereço PEC do destinatário é inserido no campo "PEC do destinatário".
E quanto ao faturamento eletrônico B2B sem um PEC ou código de destinatário?
Se o destinatário da fatura eletrônica for uma pessoa física, ele não terá um código de destinatário pessoal, embora seja um titular do IVA. Nessa situação específica, a fatura eletrônica deve ser preenchida inserindo o número de registro de IVA da pessoa física em questão.
Se a fatura for emitida com um PEC incorreto ou com um código de identificação de IVA incorreto, a fatura será enviada ao destinatário de acordo com os dados de identificação de IVA inseridos. No entanto, ele simplesmente receberá uma cópia digital da fatura que pode ser baixada no Fisconline ou no Entratel.
O faturamento eletrônico B2B é obrigatório?
Nos últimos anos, o sistema de faturamento passou por muitas mudanças.
- Em 2015, a legislação fiscal impôs a obrigação de faturamento eletrônico à administração pública.
- Em 2017, teve início o processo de conversão para faturamento eletrônico para pessoas físicas, ou seja, B2B. Os contribuintes ainda podiam usar a fatura eletrônica de forma opcional.
- Em 2019, a legislação tributária tornou a fatura eletrônica obrigatória também para pessoas físicas.
Quem não é obrigado a usar a fatura eletrônica B2B?
Os seguintes contribuintes estão isentos da obrigação de usar o faturamento eletrônico para sua empresa
- aqueles que se beneficiam do regime de taxa fixa
- aqueles que estão cobertos pelo regime dei minimi ou regime di vantaggio;
- aqueles que fornecem bens e serviços a não residentes, cidadãos da UE e de fora da UE.
Por que escolher o faturamento eletrônico B2B?
Incentivos para os contribuintes que utilizam o faturamento eletrônico B2B
Embora o último decreto legislativo tenha tornado obrigatório o faturamento eletrônico B2B, os seguintes benefícios fiscais continuam disponíveis para os contribuintes que adotarem esse sistema
- obrigações reduzidas relativas à suspensão de relatórios para transações com países da lista negra da UE;
- a eliminação do espesômetro;
- o preenchimento de formulários INTRA para a compra de bens e serviços e a carta de intenção.
Outro ponto a favor dos contribuintes que usam o faturamento eletrônico diz respeito ao IVA: os reembolsos serão emitidos dentro de três meses após a declaração anual, e a adição do visto de conformidade de garantia não será mais necessária para valores superiores a 15.000 euros.
As vantagens do faturamento eletrônico B2B
As principais vantagens do faturamento eletrônico são
- redução dos custos de postagem, impressão e armazenamento de faturas;
- processo ecologicamente correto (sem papel e impressão e outros impactos ambientais negativos)
- redução do tempo de pagamento das faturas (eliminação mais rápida das faturas pendentes)
- aumento da produtividade dos empresários;
- redução do tempo de processamento das faturas inseridas diretamente no sistema de contabilidade do empresário;
- maior comunicação entre os empresários.
Do ponto de vista fiscal, o faturamento eletrônico afeta
- uma melhor qualidade dos serviços da administração tributária para os contribuintes (pré-completamento de dívidas fiscais ou reembolsos de impostos, nenhuma obrigação adicional de apresentar declarações de IVA ou minimização em etapas);
- supressão oportuna de fraude e evasão fiscal;
- minimização de erros.
Uma análise mais detalhada dos benefícios nos leva a uma divisão em quatro macroáreas nas quais os benefícios do faturamento eletrônico B2B podem ser vistos de forma tangível.
1. Melhoria da eficiência
O faturamento em papel exige que os funcionários recuperem os dados das faturas e os insiram manualmente no sistema de contabilidade da empresa. Os sistemas de faturamento eletrônico podem executar essa etapa automaticamente, economizando tempo e reduzindo os erros humanos.
2. Análise estatística
Os sistemas de faturamento eletrônico permitem organizar as faturas por cliente, o que significa que é possível monitorar facilmente quais clientes estão constantemente atrasados no pagamento das faturas. Essa visibilidade pode ajudar a sua organização a analisar tendências e planejar o futuro.
3. Melhoria do fluxo de caixa
Quando você pode acompanhar todas as faturas e ver rapidamente quanto dinheiro espera receber no próximo mês ou nos próximos meses, é mais fácil garantir que sua empresa tenha um fluxo de caixa adequado.
4. Colaboração aprimorada
Os sistemas de faturamento eletrônico facilitam a comunicação entre compradores, fornecedores e clientes. Por meio de maior colaboração, você pode construir relacionamentos sólidos com as pessoas e organizações das quais sua empresa depende.
Desvantagens do faturamento eletrônico B2B
Embora o faturamento eletrônico tenha muitas vantagens, há algumas desvantagens das quais você deve estar ciente. Tentar adotar um sistema de faturamento eletrônico sem o devido treinamento ou conhecimento de como o sistema funciona pode gerar confusão e perda de tempo. Entretanto, com o treinamento adequado, esse problema pode ser superado.
Alguns clientes podem preferir receber uma fatura em papel. Embora alguns sistemas de faturamento eletrônico sejam projetados para não usar papel, muitas vezes é possível imprimir uma cópia da fatura para o pequeno grupo de pessoas que preferem não trabalhar com tecnologias digitais.
O faturamento eletrônico é parte integrante do processo de digitalização. Como vimos, ela oferece muitas vantagens na luta contra a fraude fiscal e outras brechas fiscais. Durante e após a pandemia global, vimos uma certa aceleração da economia digital e da digitalização por meio da adoção de novas tecnologias.
No âmbito da UE, o faturamento eletrônico só é obrigatório em procedimentos de compras públicas, embora os países estejam se concentrando cada vez mais nos efeitos de seus benefícios. A esse respeito, os pedidos de derrogação da Diretiva do IVA por alguns Estados-Membros da UE parecem justificados, especialmente em vista da dimensão atual da brecha fiscal e da corrupção.
Por outro lado, também é necessário considerar os incentivos fiscais mencionados acima, que podem encorajar os contribuintes a usar o faturamento eletrônico. Considerando todas as vantagens da fatura eletrônica, é de se esperar que os contribuintes decidam usá-la cada vez mais.
E você, está planejando começar a usar a fatura eletrônica em sua empresa?
Artigo traduzido do italiano