O que você sabe sobre armazenamento de faturas eletrônicas para pagadores de quantia fixa? Descubra no artigo!
Você provavelmente sabe que, em sua reunião de 13 de dezembro, o Conselho da União Europeia aprovou o pedido da Itália para estender a obrigação de faturamento eletrônico até o final de 2024. Entre as novidades está também a extensão da fatura eletrônica aos contribuintes sob o esquema de taxa fixa.
Até o momento, ainda não podemos falar de armazenamento obrigatório de faturas eletrônicas. O que é certo é que a obrigação de mantê-las em formato de papel continua em vigor.
Mesmo que você não seja obrigado, por que não dar uma olhada no armazenamento eletrônico? Talvez nosso guia lhe apresente as muitas vantagens de armazenar digitalmente as faturas eletrônicas.
Eu já falei demais, você pode encontrar o resto no artigo!
Quais são os limites do armazenamento de faturas em papel?
Conforme mencionado anteriormente, do ponto de vista tributário, os contribuintes com alíquota fixa são obrigados a armazenar suas faturas em formato de papel.
Essa regra também está em vigor quando o PEC ou o Código do Destinatário é usado para o recebimento de faturas, conforme estabelecido pela Circular 9/E/2019 da Receita Federal.
O que você precisa fazer, então, para armazenar faturas em papel?
Primeiro, você deve fazer o download da fatura recebida e imprimi-la. Em seguida, coloque-a em uma pasta especial e guarde-a, conforme exigido por lei, por um período mínimo de 10 anos (artigo 2220 do Código Civil).
Entretanto, você concordará conosco que ter salas cheias de pastas não é a solução mais eficaz:
- Se você perder uma fatura recebida, terá de entrar em contato com o emissor novamente para obter uma cópia com a mesma data e informações.
- Se suas faturas estiverem corrompidas - pense em um vazamento no encanamento da empresa, por exemplo -, o valor delas no caso de uma auditoria ficará comprometido.
- O custo da impressão e do espaço de armazenamento, embora não seja muito alto por si só, cobra seu preço a longo prazo.
- O armazenamento de papel não é ecologicamente correto devido ao grande desperdício de papel.
- Encontrar uma fatura em uma sala onde há milhares delas é uma perda de tempo (a não ser que isso se torne um jogo de fuga em equipe).
Quem deve manter as faturas eletrônicas?
De acordo com a legislação italiana, tanto aqueles que emitem quanto aqueles que recebem faturas eletrônicas são obrigados a armazená-las. Portanto, isso também inclui os sujeitos passivos.
Quais são as vantagens do armazenamento de faturas eletrônicas para o esquema de taxa fixa?
A melhor alternativa para armazenar suas faturas eletrônicas é usar o armazenamento eletrônico.
Ao escolher esse método, você poderá armazenar suas faturas digitalmente e, ao mesmo tempo, manter o valor legal do documento, sem ter que gerenciar um monte de documentos em papel.
Então, por que não fazer a escolha mais eficaz e leve?
Dessa forma, você não precisará mais armazenar suas faturas em pastas e, assim, reduzirá os riscos ambientais e de perda.
Com a obrigação da fatura eletrônica, muitas empresas de software implementaram programas de faturamento eletrônico, como o Invoices in the Cloud, uma ajuda valiosa para todos, mesmo para aqueles que estão dando os primeiros passos rumo à digitalização, um programa intuitivo e rápido.
Esse software integra o armazenamento digital de faturas eletrônicas de acordo com a lei para os 10 anos obrigatórios e pode permitir que você não apenas gerencie o ciclo ativo e passivo de suas faturas, mas também gerencie cobranças, analise despesas e volume de negócios, compile as primeiras notas, visualize relatórios e faça muito mais. Portanto, o Invoices in the Cloud não é apenas um software que permite armazenar suas faturas de acordo com os regulamentos, mas um software real para gerenciar seus negócios. Além disso, você poderá acessar todas as suas funcionalidades a qualquer momento e de qualquer dispositivo.
As vantagens do armazenamento de faturas eletrônicas são inúmeras:
- Eliminação dos custos de impressão e armazenamento,
- Redução do risco de corrupção ou destruição.
- Redução do tempo de pesquisa de faturas.
Além disso, o armazenamento eletrônico garante que as faturas mantenham os seguintes requisitos ao longo do tempo
- integridade: garante que o documento não seja alterado;
- autenticidade: garante a identidade do emissor;
- legibilidade: possibilidade de acessar o documento durante todo o período de armazenamento;
- confiabilidade: o nível de confiança que a pessoa que lê o documento deposita no documento do computador;
- recuperabilidade: garante que o documento possa ser encontrado a qualquer momento de forma intacta, autêntica, legível e confiável, mesmo em caso de auditorias, verificações ou inspeções.
Além disso, você pode confiar ao seu software o gerenciamento de todo o processo, desde a assinatura, o carimbo de data e hora e a verificação dos requisitos legais até a etapa final de arquivamento por um período de 10 anos, conforme exigido por lei.
Como você viu, o armazenamento de faturas por 10 anos é obrigatório. Das duas possibilidades mostradas acima, recomendo que você siga o caminho mais seguro e use o software, que ainda é a melhor opção, pois é uma solução sem riscos: suas faturas não podem ser corrompidas ou perdidas e você pode encontrá-las facilmente em caso de necessidade.
Artigo traduzido do italiano