[Tutorial] Como faço para receber pagamentos on-line?

Cerca de 15.000 empresas de pequeno e médio porte fecham as portas todos os anos por falta de pagamento. Isso se deve principalmente a descuidos e cheques devolvidos.

Optar pelo faturamento eletrônico com um método de pagamento on-line reduz o risco de atrasos nos pagamentos, descuidos e mal-entendidos.

Neste tutorial de faturamento, veremos como fazer com que suas faturas sejam pagas on-line, para que você possa assumir o controle do gerenciamento de vendas e economizar tempo .

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Como você pode evitar faturas não pagas e economizar tempo ao faturar?

O contexto

Na atual sociedade de consumo em ritmo acelerado, em que tudo precisa ocorrer de forma rápida e tranquila, os clientes estão buscando uma experiência personalizada, tranquila e rápida. À menor dificuldade, há uma boa chance de que eles adiem a pesquisa, a compra ou o pagamento para mais tarde, ou até mesmo desistam e se esqueçam de você.

Ao estar presente para seus clientes e facilitar as coisas para eles, você cria confiança e recebe o pagamento mais cedo.

No entanto, o gerenciamento de vendas e o relacionamento com o cliente são tarefas demoradas que podem se tornar difíceis de gerenciar devido à falta de tempo e recursos, especialmente para VSEs e autônomos.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a economizar tempo gerenciando suas vendas e evitar contas não pagas.

Soluções a serem implementadas

1. Organize e atualize seus dados

É mais fácil encontrar as informações e os contatos que você procura centralizando-os em um único arquivo digital ou aplicativo de software. Além disso, é muito mais prático se você precisar compartilhar seus dados. Classificando-os por categoria (cliente particular, cliente comercial, produto novo, produto usado, treinamento, serviço etc.) e atualizando-os regularmente, você pode evitar erros e duplicações.

2. Verifique a solvência do cliente

É melhor prevenir do que remediar. Se o seu cliente for uma empresa, verifique a solvência dela em sites de informações específicos. Isso lhe dará uma ideia geral da saúde da empresa em questão.

Você também pode questionar seu cliente ou seus fornecedores diretamente.

3. Seja ágil em suas relações com os clientes

Um cliente que consegue o que quer rapidamente é um cliente satisfeito. Responda às perguntas dele e envie os documentos necessários o mais rápido possível. Isso também pode ajudá-lo a se destacar da concorrência.

Acompanhe as cotações e faturas antes da data de vencimento para garantir que o cliente não tenha se esquecido de você e que não haja problemas por parte dele.

Se você não tiver recebido o pagamento após o primeiro dia de vencimento da fatura, envie um lembrete inicial ou telefone diretamente para saber mais e sugerir uma solução amigável.

4. Solicitação de pagamentos por conta

Fazer pagamentos por conta permite adiantar o custo das matérias-primas, que às vezes podem ser caras, bem como os custos de mão de obra em um contrato de longo prazo. Dessa forma, você pode evitar problemas de fluxo de caixa no médio prazo.

Quando os clientes pagam um depósito, eles estão se comprometendo a pagar pelo produto ou serviço, sob pena de serem responsabilizados por danos. Portanto, eles estarão mais inclinados a pagar o valor restante quando o trabalho for concluído. Lembre-se de avisar o cliente quando redigir o contrato por escrito e não se esqueça de mencionar o depósito em seus termos e condições de venda para que ele tenha força legal.

5. Preveja uma indenização por atraso no pagamento

Não se esqueça de mencionar qualquer compensação por atraso de pagamento e os termos e condições em suas cotações e faturas, bem como em seus termos e condições de venda.

Se o seu cliente for uma empresa, é obrigatório mencionar uma indenização fixa de €40 para custos de cobrança, conforme previsto no Decreto nº 2012-1115 de 2 de outubro de 2012. Se o seu cliente for uma pessoa física ou um profissional, você pode definir uma taxa de compensação diária. Essa taxa deve ser superior a três vezes a taxa legal em vigor, ou seja, € 2,58 para 2019.

Você pode cobrar multas por atraso de pagamento a partir do dia seguinte à data de pagamento indicada em sua fatura. No caso de pagamento por inadimplência, as penalidades devem ser pagas no 31º dia após o recebimento das mercadorias ou a execução dos serviços.

6. Ofereça métodos de pagamento rápidos e seguros

Ofereça aos seus clientes facilidades de pagamento, oferecendo-lhes uma variedade de métodos: cartão bancário, transferência bancária, SEPA (para assinaturas), solução on-line, etc.

Você sabia que 5 milhões de cheques devolvidos foram emitidos na França somente em 2018? Se seu comprador estiver desesperado para pagar com cheque, proteja-se solicitando um cheque bancário sempre que possível.

7. Use um software de faturamento com pagamento on-line integrado

Ao gerenciar suas vendas de A a Z no mesmo software, você economiza tempo em suas tarefas administrativas ao centralizar e automatizar o faturamento e o envio de seus documentos.

Não há mais faturas em papel que se perdem, você economiza nos custos de postagem e, além disso, é ecologicamente correto.

Com o pagamento on-line, seu cliente pode pagar assim que receber a fatura, o que reduz consideravelmente os atrasos e os pagamentos perdidos.

Tutorial para emissão de faturas e recebimento de pagamentos on-line

Como vimos anteriormente, usar um software de faturamento com uma solução de pagamento integrada é uma maneira eficaz de gerenciar suas vendas de forma rápida e fácil e evitar atrasos nos pagamentos.

Agora, veremos como faturar e receber pagamentos on-line.

Para este tutorial, usaremos o software de faturamento INFast. Essa solução abrangente de gerenciamento de vendas abrange :

• criação de cotações e faturas em conformidade com a legislação antifraude
• pagamento on-line
• gerenciamento de dados de clientes e produtos/serviços,
• rastreamento de faturamento e pagamento
• lembretes aos clientes.

Agora considere o caso de David Fabre, um jardineiro paisagista.

Depois de vários anos trabalhando para uma empresa, David decidiu abrir seu próprio negócio há dois anos. O paisagista construiu uma sólida reputação e um grande número de contratos. No entanto, alguns pagamentos estavam atrasados e David se viu em uma situação financeira frágil. Além disso, o gerenciamento do faturamento se tornou uma tarefa demorada. Ele não tem mais tempo suficiente para se dedicar à família. Isso está afetando seu moral e a organização do dia a dia.

Assim, David decidiu usar um software de faturamento para automatizar as operações de gerenciamento de vendas e receber os pagamentos mais rapidamente.

O Sr. Dupont é um cliente fiel de David, mas, infelizmente, às vezes ele pode ser distraído e atrasar seus pagamentos. Vamos ver como David pode melhorar seus prazos de pagamento nos diferentes casos que encontrará.

1. Antes de começar

Em primeiro lugar, quando David faz o login pela primeira vez, ele preenche os detalhes de sua empresa. Isso permitirá que ele automatize tarefas futuras.

Ele clica em seu nome no canto superior esquerdo da janela. Em seguida, no menu suspenso, clique em "My company" (Minha empresa).

David preenche as seguintes informações:

• nome da empresa
• detalhes de contato,
• números SIRET e SIREN,
• número de IVA,
• forma jurídica,
• informações legais.

Essas informações aparecerão automaticamente em todos os documentos de faturamento que forem criados. Elas podem ser modificadas a qualquer momento na conta de David ou diretamente nas faturas, caso a caso.

2. Edição e envio de uma cotação

Como lembrete, as estimativas são obrigatórias para a maioria das atividades desde a lei Hamon de 2014. Além disso, também é uma boa maneira de David garantir uma venda e se proteger no caso de uma disputa.

O Sr. Dupont quer encomendar uma cerca para fechar seu exterior. Então, ele pede um orçamento a David.

Para criar um orçamento em seu painel, David vai para "Home" (Página inicial) e depois para "Create a quote" (Criar um orçamento).

O que deve aparecer na cotação

Para criar uma cotação, David precisa inserir :

• o nome e os detalhes de contato do cliente (nesse caso, o Sr. Dupont),
• um detalhamento de cada serviço e/ou produto, em termos de quantidade e preço unitário, excluindo o IVA,
• o preço da mão de obra, excluindo o IVA,
• as taxas de IVA em vigor, se aplicável, de acordo com a natureza dos produtos e serviços,
• o período de validade da oferta.

A data e a numeração da cotação são automaticamente tratadas pelo software e não podem ser alteradas, de modo que a cotação e a fatura subsequente estejam em conformidade com a lei contra fraudes de IVA.

David também inclui todos os detalhes relevantes, como termos de entrega, datas de serviços, período de garantia, etc.

Cálculo da taxa de IVA

David insere o preço sem impostos (HT) de seus itens, bem como as taxas de imposto sobre valor agregado (IVA). O software calcula e exibe instantaneamente o preço com todos os impostos incluídos. Se nenhuma taxa de IVA for inserida, a taxa padrão será de 20%.

Envio da cotação

Nosso paisagista envia uma notificação por e-mail ao Sr. Dupont pressionando o ícone de e-mail na parte inferior direita da janela.

Martin Dupont abre seu e-mail e clica no botão "Ver cotação". Isso o leva a uma página segura na qual ele pode aceitar ou rejeitar a cotação.

Depois que o Sr. Dupont aprova a cotação, David é notificado imediatamente.

3. Converter a cotação em uma fatura válida

Depois que a cotação é aceita, David a converte imediatamente em uma fatura clicando no botão Converter em fatura no canto inferior direito da janela.

Depois que a fatura tiver sido verificada e registrada. Tudo o que resta é enviar uma nova notificação ao Sr. Dupont.

4. Pagamento on-line seguro

O Sr. Dupont recebe um novo e-mail de notificação.

Ao clicar no botão "View invoice" (Exibir fatura), Martin Dupont é levado diretamente para a página de pagamento , onde a fatura também é exibida.

Ele insere os detalhes de seu cartão de crédito e valida o pagamento.

O pagamento on-line é protegido pelo 3D Secure e os dados são armazenados e protegidos na Europa, em conformidade com o RGPD.

O pagamento é registrado e a fatura é anotada como "paga" no software de faturamento.

David recebe uma notificação do pagamento em , e o pagamento é transferido para sua conta bancária.

Ao oferecer pagamento on-line, o tempo necessário para pagar as faturas é reduzido, e tempos de pagamento mais curtos significam crescimento dos negócios.
Além disso, David está melhorando sua reputação e o relacionamento com os clientes: ao ser ágil e atencioso, ele está construindo uma relação de confiança.

5. Acompanhamento de pagamentos e cobrança de faturas

Manter o controle dos pagamentos é importante para a saúde e o fluxo de caixa da sua empresa, mas também para entrar em contato com os clientes no momento certo.

Ao classificar seus documentos por filtro, David pode ver em tempo real o status de suas faturas e quem ele precisa lembrar.

Para monitorar a abertura de e-mails e o status de cotações e faturas, David vai para a guia "Documentos".

O ícone de envelope aberto indica que o cliente abriu o e-mail. Um envelope fechado significa que o cliente não visualizou o e-mail. Se não aparecer nada, o cliente não recebeu o e-mail. David sabe que precisa enviar um novo e-mail de lembrete ou telefonar diretamente para o cliente.

David analisa as faturas pagas e pendentes. Ele pode ver que o Sr. Dupont pagou sua última fatura, mas que a fatura de 27 de agosto ainda está pendente.

David poderá enviar uma mensagem com base no status da fatura e no número de dias de atraso indicado no software.

Para lembrar o Sr. Dupont, ele escolhe um dos modelos pré-preenchidos sugeridos:

• Pré-lembrete: Essa é uma mensagem de cortesia a ser enviada quando a data de vencimento do orçamento ou da fatura estiver se aproximando;
• Lembrete 1: Esse é o primeiro e-mail de lembrete;
• Lembrete 2: Esse segundo e-mail de lembrete, mais firme, deve ser enviado se o primeiro lembrete não tiver sido seguido.

No caso de um primeiro lembrete, David seleciona o modelo Follow-up 1.

Em seguida, nosso paisagista define os prazos de cobrança usando a "Configuração de avisos de cobrança e modelos".

O Sr. Dupont receberá então uma nova notificação convidando-o a visualizar sua fatura. Em seguida, ele será redirecionado para a página de pagamento on-line, juntamente com o e-mail de lembrete, permitindo que ele atualize seus pagamentos imediatamente.

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Em conclusão

Faturar e receber pagamentos on-line é uma solução rápida e fácil para um gerenciamento de vendas tranquilo. Ao adotar as práticas recomendadas que listamos e aplicá-las a uma solução de faturamento que ofereça pagamento on-line, você receberá o pagamento mais rapidamente e manterá o controle do seu fluxo de caixa. Você economiza tempo no faturamento e melhora o relacionamento com os clientes. Assim, você pode se concentrar em seu negócio principal com tranquilidade.

Artigo patrocinado. Os colaboradores especialistas são autores independentes da equipe editorial do appvizer. Seus comentários e posições são próprios.