3 Formulários de organização do projeto para um projeto bem-sucedido
A organização do projeto: do que se trata? Que benefícios você pode trazer para sua empresa?
As empresas estão demonstrando um interesse crescente no gerenciamento de projetos. Em um ambiente competitivo, a implementação eficaz de projetos e a otimização dos processos de trabalho estão se tornando cada vez mais uma vantagem competitiva. Existem três formas de organização de projetos que garantem a continuidade da empresa
Neste artigo, você encontrará informações básicas sobre a organização de projetos. Você também descobrirá uma breve comparação das ferramentas de gerenciamento de projetos. Você pode melhorar seu desempenho ao longo de todo o processo de trabalho e permitir um gerenciamento eficaz da qualidade do seu projeto.
O que é organização de projetos? Definição
O termo organização do projeto refere-se a uma
Sistema de competência para o cumprimento de tarefas temporárias e complexas (projetos).
Gabler Wirtschaftslexikon
Em contraste com a organização contínua de uma empresa ou departamento, a organização do projeto tem algumas características especiais. Um projeto é limitado no tempo. É uma ação única, tem um objetivo específico e uma estrutura financeira e de pessoal clara.
A estrutura organizacional de um projeto depende do escopo do projeto, das fases planejadas do projeto, das capacidades da empresa e da duração do projeto. Isso pode ser resumido na estrutura analítica do trabalho.
Quais são as formas de organização de projetos existentes?
Há três formas diferentes de organização de projetos:
- Organização pura de projeto;
- Organização de projeto da equipe;
- organização de projetos matriciais.
Organização pura de projeto
A organização de projeto pura, também conhecida como organização de projeto autônoma, é usada principalmente para grandes projetos. Nesse tipo de organização, o gerente de projeto (PMO) tem total responsabilidade pelos objetivos, bem como autoridade técnica e disciplinar. Os funcionários de diferentes áreas da empresa são terceirizados de seu departamento original especificamente para esse projeto. O projeto é um departamento ou uma empresa separada por um período limitado de tempo, ou seja, uma empresa orientada a projetos.
Esse tipo de organização pode ser representado esquematicamente da seguinte forma:
| Vantagens | Desvantagens |
| Alta identificação dos participantes do projeto com o projeto | Esforço necessário para reintegrar as equipes do projeto à organização de linha |
| Autorizações e responsabilidades simples | Intercâmbio de conhecimento especializado entre departamentos geralmente difícil |
| Canais de comunicação diretos | A reintegração dos funcionários do departamento anterior costuma ser problemática |
Organização de projeto de linha de equipe
A organização de linha de equipe, também conhecida como organização de projeto de influência, é particularmente adequada para projetos pequenos. Em vez de escolher membros dos departamentos, as tarefas individuais são atribuídas ao respectivo departamento. O gerente de projeto tem apenas uma função de coordenação e consultoria e pode se referir à gerência da empresa. O nome "linha de equipe" refere-se ao vínculo entre a gerência da empresa e a gerência do departamento. Os dois elementos da empresa organizam e negociam o projeto.
A organização da linha de equipe pode ser ilustrada pelo diagrama a seguir:
| Vantagens | Desvantagens |
| A estrutura da organização principal não é alterada | Não há autoridade direta para o gerente de projeto |
| Muito flexível na alocação de recursos | Esforço de coordenação |
| Troca simples de conhecimento especializado entre departamentos | As medidas são difíceis de implementar |
Organização de projetos matriciais
Na organização matricial, os poderes do gerenciamento do departamento e do gerenciamento do projeto se sobrepõem. Os chefes de departamento mantêm o controle sobre seus funcionários, que também permanecem nos departamentos durante o projeto. Nessa estrutura organizacional, no entanto, os gerentes de projeto também têm autoridade disciplinar dentro do projeto. Eles podem atribuir tarefas à equipe do projeto.
Como o nome sugere, essa forma organizacional pode ser representada como uma matriz:
| Vantagens | Desvantagens |
| A reintegração após o término do projeto é mais fácil, pois os funcionários permanecem em seus departamentos | Possíveis conflitos com diferentes objetivos departamentais e de projeto |
| Alocação flexível de recursos | Risco de sobrecarga do funcionário (devido à função dupla na organização matriz e na matriz) |
| Possibilidade de troca de know-how entre o projeto e a organização principal |
Dicas: Como organizar um projeto?
Para trabalhar de forma eficiente no modo de projeto e garantir um gerenciamento de projeto bem-sucedido, você deve considerar alguns aspectos para aumentar o desempenho geral de suas equipes de projeto:
- Métodos ágeis: organize suas tarefas de acordo com "pendentes", "em andamento" e "concluídas" para simplificar o gerenciamento do projeto. O Kanban Board segue exatamente esse padrão. Ele se ajusta a cerca de 80% de todos os projetos da empresa (projetos de TI, marketing, comunicação etc.)
- Comunicação eficiente para uma melhor colaboração: Algumas soluções incluem um mensageiro ou estão vinculadas à sua conta de e-mail. O número de ferramentas que você usa pode ser reduzido e tudo pode ser integrado em um ambiente padronizado.
- Centralize as informações: Gerencie todos os arquivos e dados do seu projeto no mesmo aplicativo. Isso significa que você não se esquecerá de nada e poderá encontrar rapidamente todos os dados de que precisa.
- Analise seu projeto e o progresso usando indicadores em um painel. Você pode realizar orçamentos e determinar facilmente se os prazos estão sendo cumpridos ou quais recursos podem estar faltando.
Qual organização de projeto é adequada para minha empresa?
Escolher o tipo de organização de projeto pode ser difícil, porque os projetos são tão individuais quanto você: tudo depende da sua empresa!
Definir a organização perfeita para um projeto não é uma tarefa fácil. Isso ocorre porque cada ideia, cada equipe de projeto e cada empresa tem características, necessidades, restrições e estruturas específicas .
A padronização geral só é possível em uma extensão muito limitada. A consciência desses aspectos individuais é essencial para a organização bem-sucedida do projeto e a viabilidade do trabalho do projeto.
O planejamento, a elaboração e o desenvolvimento de uma ideia podem ser facilitados com a ajuda de um software de gerenciamento de apoio para a administração de projetos.
Seus gerentes de projeto e todos os outros funcionários envolvidos no projeto lhe agradecerão por isso! Experimente você mesmo!
Visão geral: Software para organização de projetos
Wrike
O software de gerenciamento Wrike é uma plataforma simples e fácil de usar para o gerenciamento de projetos. Ele oferece um ambiente adequado para desenvolvedores, departamentos de marketing, criativos e designers.
Wrike
monday.com
A monday.com é um software de gerenciamento de projetos e equipes baseado em nuvem que se adapta facilmente às necessidades específicas do seu setor. Com seu design atraente, a ferramenta é muito intuitiva e oferece diferentes visualizações para suas tarefas, como Kanban, gráfico de Gantt ou visualização de linha do tempo.
monday.com
Meistertask
O Meistertask é um aplicativo abrangente para gerenciamento e organização de projetos. Você pode visualizar seus projetos em uma ampla variedade de visualizações, como Kanban ou como uma lista de tarefas.
MeisterTask
Taskworld
Tenha uma boa visão geral de seus projetos graças à linha do tempo do Taskworld. Ele permite que você acompanhe o progresso das suas tarefas no cronograma do projeto. Vários painéis e etiquetas coloridas ajudam você a ficar de olho em tudo.
Taskworld
Líder de equipe
O Teamleader facilita o trabalho administrativo dos empresários e permite a coordenação de uma ampla gama de processos de trabalho. Além dos módulos de CRM, gerenciamento de contatos, registro de tempo e gerenciamento de leads, ele também oferece um planejador de tarefas e projetos.
Artigo traduzido do alemão