Qual é a diferença entre uma nota de entrega e uma fatura? → Modelos gratuitos
Se você está envolvido no mundo dos negócios e das transações comerciais, certamente já ouviu esses dois termos. Mas você sabe a diferença entre nota de entrega e fatura? Eles são frequentemente confundidos e isso pode ter consequências na contabilidade e até mesmo em nível jurídico ou tributário.
Se você é autônomo ou empresário, este artigo é para você. Explicamos em detalhes as definições de fatura e nota de entrega, as principais características e diferenças entre esses dois documentos comerciais. Também fornecemos a você um modelo de nota de entrega e um modelo de fatura prontos para uso. Vamos começar!
O que é uma nota de entrega?
Uma nota de entrega é um documento comercial que serve como comprovante de entrega ou fornecimento de mercadorias ou serviços. Em outras palavras, a nota de entrega serve como prova da transação, mas não como prova de pagamento.
Portanto, a nota de entrega é emitida pelo vendedor ou prestador de serviços e deve ser assinada pelo comprador ou usuário de acordo com os termos e condições.
Uma nota de entrega assinada:
- Obriga legalmente o vendedor a entregar as mercadorias e a exigir o pagamento por elas.
- Vincula legalmente o cliente a efetuar o pagamento das mercadorias que recebeu.
- Serve como prova de que ambas as partes estão de acordo com os termos da transação.
No caso de a transação exigir transporte por terceiros, a nota de entrega serve como suporte para comprovar a entrega do produto em perfeitas condições.
Detalhes de uma nota de entrega
A nota de entrega deve conter os seguintes dados básicos:
- Número da nota de entrega,
- data,
- detalhes do vendedor (nome e sobrenome ou nome da empresa, endereço postal, número de IVA),
- dados do comprador (nome e sobrenome ou nome da empresa, endereço postal, número de IVA),
- descrição das mercadorias,
- assinatura do consignatário.
É aconselhável fazer uma cópia da nota de entrega para que tanto o comprador quanto o vendedor possam ter uma cópia.
Tipos de nota de entrega
Dependendo das informações contidas na nota de entrega, ela pode ser precificada ou não precificada:
- Nota de entrega avaliada: contém todas as informações sobre as mercadorias. Ou seja, especifica a quantidade de mercadorias, o preço unitário, os descontos, os impostos e o valor final. Ela não precisa ser acompanhada de uma fatura.
- Nota de entrega sem avaliação: contém apenas a quantidade de mercadorias e a descrição. Deve ser acompanhada de uma fatura, na qual são especificadas informações mais detalhadas sobre impostos, descontos, etc.
O que é uma fatura?
Uma fatura é um documento com validade fiscal e legal que serve como prova de uma transação comercial envolvendo a venda ou compra de um bem ou serviço. Em outras palavras, a fatura é o único documento válido perante a Agência Tributária.
Todos os trabalhadores autônomos ou empresas são obrigados a emitir faturas para a venda de mercadorias ou serviços.
Devem ser feitas duas cópias da fatura: uma para o emissor e outra para o destinatário.
Detalhes de uma fatura
Para estar em conformidade com a regra, as faturas devem conter as seguintes informações obrigatórias:
- Número da fatura (em ordem sequencial);
- nome e sobrenome ou nome da empresa do vendedor e do comprador, bem como seu endereço fiscal e número de IVA;
- data da transação e data de emissão da fatura;
- descrição dos bens ou serviços,
- preço unitário,
- impostos (IVA e IRPF),
- valor total.
Há outros dados que, dependendo do caso, devem ser refletidos na fatura para cumprir os regulamentos.
Tipos de faturas
Há vários tipos de faturas e a seleção de um ou outro dependerá da transação a ser registrada:
- Fatura simplificada,
- fatura retificadora,
- fatura recorrente,
- fatura de crédito,
- fatura on-line ou da Web,
- fatura proforma,
- fatura recapitulativa, etc.
Depois de sabermos o que é uma fatura e o que é uma nota de entrega, podemos ver que, embora ambos sejam documentos comerciais, há uma série de características fundamentais que os diferenciam.
A principal diferença é que a nota de entrega não é válida para fins fiscais ou tributários. Entretanto, a fatura tem valor fiscal e tributário. Isso significa que:
- O departamento fiscal não reconhece uma nota de entrega como válida para justificar uma transação.
- A nota de entrega não é válida para fins de dedução do Imposto sobre Valor Agregado (IVA) para compras de fornecedores.
Por outro lado, a nota de entrega justifica a entrega de um produto ou serviço, enquanto a fatura justifica o pagamento de uma transação comercial.
Da mesma forma, a emissão da fatura é obrigatória, ao contrário da emissão da nota de entrega.
Como sabemos, há diferentes tipos de faturas e documentos comerciais, dependendo da transação que está sendo realizada. Vamos dar uma olhada em algumas das diferenças entre eles:
Diferenças entre notas de entrega e faturas proforma
Diferentemente da fatura comum, a fatura proforma não tem valor fiscal ou contábil; em outras palavras, ela não substitui a fatura. Às vezes, esse tipo de fatura é usado como um rascunho antes da emissão da fatura comum.
Ao contrário da nota de entrega, a fatura proforma não deixa registro de recebimento de nenhum tipo de mercadoria.
Diferenças entre a nota de entrega e a cotação
A cotação é um documento opcional, sem validade fiscal ou contábil, que geralmente é solicitado antes do fechamento da negociação entre as partes.
Diferentemente da nota de entrega, a cotação é entregue antes da compra da mercadoria ou serviço, pois serve para estabelecer as características da troca comercial.
[Bônus] O que vem primeiro, a nota de entrega ou a fatura?
É importante observar que a nota de entrega deve ser emitida primeiro e depois a fatura. A nota de entrega é um registro da entrega da mercadoria e da conformidade com o produto ou serviço, o que dará sinal verde para que o vendedor/fornecedor emita a fatura e proceda ao pagamento que culminará com a troca comercial.
Quando uma nota de entrega é recebida, ela não deve ser incluída na contabilidade. É necessário aguardar a fatura correspondente a essa transação. É a fatura que passará a fazer parte da contabilidade da empresa.
Exemplo de nota de entrega e fatura
O exemplo a seguir é um modelo de fatura no qual podemos encontrar todos os elementos necessários para a conformidade com os regulamentos:
Por outro lado, uma nota de entrega terá a seguinte aparência:
Modelo de nota de entrega e fatura
Embora a nota de entrega não tenha validade fiscal ou legal, é um documento comercial que facilita a negociação entre duas partes e faz parte de muitas trocas comerciais.
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Artigo traduzido do espanhol