Faturamento por lei: tudo sobre obrigações de faturamento eletrônico
Toda empresa é obrigada a cumprir as disposições legais sobre faturamento. De modo geral, é responsabilidade do departamento de contabilidade registrar as atualizações do código regulatório e garantir a conformidade durante o faturamento.
Neste artigo, o Appvizer detalha os aspectos mais importantes do faturamento: a lei, as autoridades competentes, os tipos de faturas, os elementos de monitoramento etc. Ele também informa sobre as vantagens de configurar procedimentos automatizados de faturamento e quais dispositivos devem ser usados para o faturamento.
O que é uma fatura?
Uma fatura é um documento que justifica transações financeiras, como
- uma venda ou prestação de serviços entre profissionais,
- uma venda ou prestação de serviços entre um particular e um profissional (cliente/fornecedor).
Há diferentes tipos de faturas, que compartilham muitos dos requisitos legais a serem respeitados, embora sejam diferentes em outros aspectos:
- fatura comum,
- fatura retificadora,
- fatura recapitulativa,
- fatura proforma,
- fatura simplificada,
- fatura completa,
- fatura eletrônica (e-invoice).
O que é o Regulamento de Faturamento?
É o conjunto de obrigações a serem cumpridas por autônomos e empresas em relação ao faturamento. Entre os aspectos que ele procura regulamentar estão os seguintes
- o formato que as faturas devem respeitar,
- as informações mínimas exigidas,
- os indivíduos ou pessoas físicas aos quais os regulamentos se aplicam,
- os prazos a serem respeitados durante a emissão de faturas.
As normas em vigor buscam regular todos os aspectos relacionados ao faturamento, mas, para os fins deste artigo, vamos nos concentrar nas disposições da legislação atual:
- Real Decreto 1619/2012, de 30 de novembro, que aprova o Regulamento das obrigações de faturamento.
- Lei 25/2013, de 27 de dezembro, sobre a promoção do faturamento eletrônico e a criação do registro contábil de faturas no Setor Público.
A Agência Estatal de Administração Tributária (AEAT) é responsável pelo controle dos recursos de outras Administrações Públicas nacionais.
Faturamento eletrônico: qual é o objetivo?
A fatura eletrônica é uma fatura emitida, enviada e recebida em formato eletrônico.
Na Espanha, a fatura eletrônica não é um requisito obrigatório para as empresas, mas sua emissão depende do consentimento do destinatário.
A lei estabelece igualdade de tratamento entre faturas em papel e eletrônicas, desde que, a partir da data de emissão e durante todo o período de armazenamento, seja garantida a autenticidade de sua origem, a autenticidade de sua origem, a autenticidade de sua origem, a autenticidade de sua origem, a autenticidade de sua origem e a autenticidade de sua origem:
- a autenticidade de sua origem,
- a integridade de seu conteúdo,
- sua legibilidade.
A fatura é necessariamente emitida pelo fornecedor assim que a venda ou o serviço é realizado. Somente em alguns casos, a fatura pode ser periódica ou adiada.
Quando é obrigatória a emissão de uma fatura eletrônica?
A lei estipula que os fornecedores de produtos e serviços para as administrações públicas são obrigados a usar e enviar faturas eletrônicas por meio de um ponto de entrada geral chamado FACe.
Como devem ser as faturas eletrônicas para as Administrações Públicas?
Há um conjunto mínimo de obrigações a serem cumpridas quando se trata de faturar para a Administração Pública. Nesse sentido, as faturas devem:
- Ser escritas em uma linguagem de computador predeterminada,
- ser assinadas eletronicamente,
- indicar o destinatário.
O que a fatura eletrônica implica para as administrações públicas?
Uma vez emitida a fatura eletrônica (nos formatos obrigatórios), ela deve ser transmitida por meio do portal da FACe. Esse é um ponto de entrada geral para o envio de faturas eletrônicas pela Administração Geral do Estado.
Todas as faturas devem incluir uma assinatura eletrônica (também sujeita às normas legais).
Em que formato deve estar a fatura eletrônica?
- ISO 19005 (PDF/A),
- PNG,
- JPEG 2000,
- Acrobat 5 (PDF 1.4) ou superior,
- TIFF 6.0 ou superior.
As faturas para a Administração Pública devem ser escritas em uma linguagem de computador específica:
- Facturae 3.2 ou 3.2.1.
Tipos de faturas eletrônicas
Formato estruturado
São faturas criadas usando formatos padrão e comumente usados, conforme mencionado no ponto anterior. Essas faturas podem ser geradas e transmitidas automaticamente e são reconhecidas diretamente pelas autoridades fiscais, pois os dados podem ser interpretados pelos sistemas oficiais.
Formato não estruturado
Se você está se perguntando se pode converter suas faturas em papel para o formato eletrônico, a resposta é sim. Nesse caso, seria uma fatura em formato não estruturado.
Em outras palavras, são faturas em papel, que foram posteriormente digitalizadas. Em outras palavras, digitalizadas ou geradas por meio de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) nos formatos PDF, JPEG etc.
8 vantagens do faturamento on-line
Facilitar a gestão comercial e financeira das empresas ou a atividade dos autônomos⋅como é possível graças à implementação de um instrumento eletrônico de desmaterialização ou digitalização de faturas. Isso também favorece
- o monitoramento simplificado dos pagamentos,
- reconciliação bancária,
- transmissão automática para órgãos governamentais,
- interoperabilidade com outras ferramentas de gerenciamento de negócios.
Mas isso não é tudo. Aqui estão outras oito vantagens de configurar um sistema de faturamento eletrônico.
1. redução de custos
O estabelecimento de uma política sem papel (ou uma redução significativa do mesmo) significa o desaparecimento dos custos de processamento (recursos humanos), do volume de papel impresso, da tinta utilizada, dos selos e envelopes para envio, bem como dos custos relacionados ao armazenamento (papel, espaço físico para arquivos, etc.).
2. velocidade de processamento da fatura
É impossível comparar o envio pelo correio com o processamento eletrônico. A fatura eletrônica automatiza digitalmente as tarefas de faturamento, contabilidade e pagamento. Além disso, ela pode ser conectada a qualquer sistema de informações da empresa.
3. Economia de tempo
Ao eliminar os tempos de entrega graças à teletransmissão automática de faturas, aumenta a velocidade de processamento e a produtividade dos funcionários :
- automação de relatórios contábeis,
- A assinatura eletrônica e a transmissão eletrônica eliminam qualquer intervenção humana que consuma muito tempo,
- O armazenamento, a coleta e o envio são feitos com apenas alguns cliques.
4. rastreabilidade garantida e melhor controle
Todos os documentos de faturamento eletrônico que estão em conformidade com os formatos padrão para desmaterialização são facilmente identificáveis nos arquivos eletrônicos. O processo comercial e a comunicação com a autoridade fiscal são aprimorados.
5. Aumento da produtividade
A desmaterialização de faturas entre clientes e fornecedores, bem como a sincronização com outras ferramentas de negócios (como software de gerenciamento de estoque ou software de contabilidade) permite
- regular os fluxos de entrada e saída,
- ter uma visão global da evolução do negócio,
- tomar melhores decisões.
6. Redução de erros e conflitos
As soluções informatizadas não cometem erros de cálculo: configure sua ferramenta e evite o risco de erros durante a entrada de dados. Além disso, as certificações e os softwares homologados garantem a veracidade dos dados e o emissor das faturas.
7. Melhor legibilidade, autenticidade e integridade
Esses são os quatro princípios do faturamento eletrônico:
- garantir a integridade da fatura.
- permitir o monitoramento contínuo, bem como a sistematização dos procedimentos de autenticação.
- Promover a legibilidade por meio do uso de formatos padronizados e tecnologias comuns.
- simplificar o recebimento automático por e-mail ou outro sistema de informações on-line.
8. Aumento da competitividade
A substituição do papel por formatos eletrônicos resulta em uma redução significativa dos custos diretos, em um processamento mais rápido (automático) e em tempos de resposta mais curtos. Ao aumentar a produtividade, o impacto financeiro se traduz em economias reais e em um desempenho mais competitivo a longo prazo.
Como faturar eletronicamente?
Hoje, a tecnologia é sua melhor aliada: as soluções de faturamento SaaS (Software as a Service) são ferramentas especialmente projetadas para criar faturas eletrônicas com apenas alguns cliques. Além disso, o software de faturamento eletrônico leva em conta os regulamentos, as obrigações fiscais aplicadas a cada setor, comprador, bem ou serviço etc.
O BitFactura, por exemplo, é uma solução de faturamento SaaS, na qual os dados são armazenados com segurança na nuvem, graças ao seu protocolo de segurança SSL. É possível acessar as informações de qualquer lugar e em qualquer dispositivo.
Seus processos de faturamento eletrônico incluem o cálculo automático das cotas inseridas, a inclusão do imposto de renda pessoal ou o Recargo de Equivalência, o monitoramento regular do status dos pagamentos e a geração de faturas semelhantes e recorrentes.
Descubra as muitas outras soluções de faturamento que você tem ao seu alcance para manter seu gerenciamento contábil atualizado. Compare-as e escolha a que melhor se adapta a você.
Faturamento eletrônico: uma questão fundamental para as empresas
O cumprimento da lei é uma das principais preocupações de todos os tipos de empresas: microempresas, profissionais liberais, PMEs, trabalhadores autônomos. Com a evolução da legislação europeia, o faturamento eletrônico exige soluções que facilitem a automação dos processos e garantam a atividade dentro dos requisitos da lei.
O primeiro passo é descobrir o que a lei estipula em termos de faturamento. Ter dispositivos eletrônicos que ajudem a regular a atividade contábil de sua empresa ou negócio pessoal é o próximo passo a ser dado.
Deixe seus comentários e conte-nos como você garante o cumprimento das obrigações de faturamento.
Artigo traduzido do espanhol