Tudo o que você precisa saber sobre arquivos pessoais
O que são arquivos pessoais e para que são usados?
No contexto da administração de pessoal, os arquivos pessoais são um dos documentos mais importantes que devem estar em conformidade com vários detalhes e regras obrigatórios.
O que pode ser incluído no arquivo pessoal e quais são as obrigações do funcionário? As respostas ⤵️
O que é um arquivo pessoal? - Definição
Os arquivos pessoais contêm documentos e registros relacionados ao funcionário e ao vínculo empregatício. O arquivo é mantido pelo empregador para seus funcionários. Como reflexo disso, ele deve fornecer uma imagem o mais completa, verdadeira e bem mantida possível da carreira profissional do funcionário.
No entanto, existe apenas uma definição legal de arquivo pessoal no setor público. De acordo com a Seção 106 (1) da Lei Federal de Serviço Civil, um arquivo pessoal inclui "todos os documentos, incluindo dados armazenados em arquivos, (...) na medida em que tenham uma conexão interna direta com a relação de emprego".
No entanto, a criação de arquivos pessoais também é recomendada no setor privado para armazenar os documentos dos funcionários de forma organizada e segura, que o empregador deve enviar de acordo com as normas de saúde e segurança ocupacional (Lei de Horário de Trabalho, Lei de Registros de Emprego ou Lei de Proteção à Maternidade) ou para as instituições de seguro social e autoridades fiscais.
O formato do arquivo pessoal também não é regulamentado por lei. A maioria das empresas abandonou o formulário em papel e agora usa arquivos pessoais digitais. Entretanto, mesmo com esse novo formato, a proteção dos dados dos funcionários deve ser mantida.
O que deve constar no arquivo pessoal? - Conteúdo
O conteúdo do arquivo pessoal também não é estipulado por lei. Como regra geral, os empregadores incluem os seguintes documentos e papéis:
Documentos pessoais
- Sobrenome, nome
- endereço
- Data de nascimento
- Gênero
- Nacionalidade
- Foto
- Carteira de motorista
- Declaração de emprego secundário
- Carteira de trabalho
- Atestados médicos
Documentos de candidatura
- Resultados do teste de candidatura
- Referências e certificados de emprego
- Curriculum vitae
- Carta de candidatura
- Notas da entrevista
- Comprovante de treinamento adicional
Documentos relacionados ao cargo
- Descrição do cargo
- Contrato de trabalho
- Alterações no contrato
- Promoções
- Advertências
- Avaliações
- Medidas de treinamento
- Carta de advertência
Documentos de férias e ausência
- Solicitações de férias
- Licença parental
- Licença maternidade
Documentos de remuneração
- Dados bancários do funcionário
- Informações sobre a remuneração básica e os componentes da remuneração variável
- Adiantamentos
- Penhora de salário
- Cartão de seguridade social
O que não deve ser incluído no arquivo pessoal?
A lista acima é apenas um exemplo para ajudá-lo a criar arquivos pessoais. Obviamente, você pode omitir determinados documentos ou acrescentar outras informações que considere relevantes.
Somente registros relacionados ao trabalho sobre o funcionário devem constar em um arquivo pessoal, ou seja, os hábitos particulares dos funcionários são inadmissíveis. Dessa forma, os seguintes documentos não devem ser incluídos nos arquivos pessoais:
- Motivos e relatórios de doenças,
- documentos médicos,
- informações privadas sobre o funcionário, como perfis de mídia social,
- horários de turnos,
- notas de desempenho do empregador, etc.
Direitos e obrigações
Em princípio, o empregador não tem obrigação de manter arquivos pessoais. Entretanto, as empresas geralmente mantêm um arquivo sobre seus funcionários, pois isso é do interesse de ambas as partes. Essa circunstância, portanto, levanta a questão da proteção de dados e da retenção de arquivos.
Retenção
O empregador deve manter todos os arquivos cuidadosamente como parte do dever de cuidado. Somente o empregador e a equipe de RH autorizada podem manusear ou gerenciar arquivos pessoais. Dessa forma, terceiros não podem visualizar ou gerenciar os arquivos de um funcionário. Além disso, os arquivos pessoais não podem ser tornados públicos.
Para que todos os arquivos pessoais estejam rapidamente disponíveis, o empregador pode coletá-los e armazená-los em um único local. É importante que o local de armazenamento possa ser trancado com segurança, pois esses registros pessoais devem ser protegidos contra o acesso de terceiros, de acordo com as leis de proteção de dados.
Para garantir o armazenamento ideal, os arquivos pessoais podem ser armazenados com segurança em formato digital usando um software especializado, como o software de RH. Esse software oferece muitas vantagens, como
- Armazenamento: não é necessário espaço de armazenamento, pois o armazenamento geralmente é feito na nuvem.
- Pesquisa por palavra-chave: as informações individuais podem ser encontradas rapidamente.
- Mobilidade: As informações (se forem armazenadas de forma centralizada) não estão disponíveis apenas em um dispositivo terminal, mas também em um smartphone ou tablet.
Proteção de dados
Os arquivos pessoais contêm informações pessoais. Portanto, os arquivos pessoais digitais devem cumprir requisitos especiais relativos à coleta, ao processamento e ao uso de dados, que são regulamentados pela Lei Federal de Proteção de Dados (BDSG). Isso significa, por exemplo, que o empregador deve obter o consentimento expresso do funcionário para a coleta, transmissão e armazenamento de seus dados. Isso também pode assumir a forma de um acordo de trabalho que, em consulta com o conselho de trabalho, preveja a implementação e a introdução de um arquivo pessoal eletrônico para todos os funcionários.
O processamento de dados também deve ser realizado para uma finalidade específica a fim de cumprir os princípios de proteção de dados. De acordo com a Seção 26 (1) da BDSG (nova), os arquivos pessoais só podem ser processados para fins específicos da relação de trabalho, a saber
- o estabelecimento de um vínculo empregatício,
- após o estabelecimento do vínculo empregatício, para sua implementação,
- o término do vínculo empregatício,
- o exercício ou cumprimento dos direitos e obrigações dos representantes dos funcionários decorrentes de uma lei ou de um acordo coletivo, um contrato de trabalho ou de prestação de serviços,
- o delito criminal de um funcionário.
Se não houver mais uma finalidade para o armazenamento, os documentos deverão ser excluídos.
Com relação ao período de retenção, no entanto, determinados períodos de retenção devem ser observados, por exemplo, documentos contábeis sobre pagamentos de salários, arquivos criados de acordo com a Lei de Horário de Trabalho ou a Lei de Proteção à Maternidade.
Quem pode ver os arquivos pessoais?
De acordo com a Lei Constitucional Federal, todo funcionário tem o direito de inspecionar seu arquivo pessoal a qualquer momento e por qualquer motivo. Portanto, é aconselhável que os funcionários façam uso regular desse direito para evitar problemas posteriores. Os funcionários podem ler seu arquivo pessoal, fazer anotações ou tirar fotocópias de determinados documentos.
Os funcionários também têm a oportunidade de comentar sobre o conteúdo de seu arquivo pessoal. Eles podem elaborar declarações (por escrito) que podem ser anexadas ao arquivo pessoal em um local apropriado. Eles também podem solicitar que informações incorretas sejam removidas de seu arquivo pessoal. Isso se aplica, por exemplo, a alegações factuais que possam prejudicar a carreira do funcionário. Se o empregador não cumprir ou cumprir de forma insuficiente, o funcionário também pode fazer valer seu direito de alteração ou remoção em um tribunal.
Os dados em um arquivo pessoal devem ser protegidos de forma segura e só podem ser visualizados por determinadas pessoas. No entanto, um arquivo pessoal em papel pode passar por diferentes mãos (gerente de RH, empregador, gerente de folha de pagamento etc.), o que pode ser problemático, pois eles podem acessar facilmente os dados pessoais. Os arquivos pessoais digitais que são coletados e protegidos em um local centralizado podem facilmente contornar esse problema, pois cada arquivo individual do funcionário é criptografado.
E você, já está usando um software de RH para armazenar seus arquivos pessoais? Deixe-nos saber na caixa de comentários!
Artigo traduzido do alemão