Otimize suas conversas no escritório: O papel do HRIS no processo de comunicação

Hoje, você pode estar conversando com um amigo, enviando um e-mail a um colega sobre um projeto futuro ou organizando uma estratégia de departamento. Tudo isso requer uma boa comunicação.

A comunicação é uma parte essencial da manutenção de um negócio, entre outras tarefas clássicas de RH. Sua empresa talvez já tenha um Sistema de Informações de Recursos Humanos (HRIS) para ajudar a organizar essas funções essenciais de RH, mas como ele ajuda na comunicação?

Neste artigo, o Appvizer lhe dirá tudo o que você precisa saber sobre o processo de comunicação, por que ele é importante no local de trabalho e o papel que o HRIS desempenha nesse processo.

Com tudo isso em mente, você estará no caminho certo para otimizar as conexões que acontecem em sua empresa.

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Como é o processo de comunicação do RH?

Talvez não percebamos, mas o processo de comunicação está profundamente enraizado na maioria das funções que o departamento de Recursos Humanos desempenha. Isso ocorre em uma variedade de formas diferentes.

A comunicação é um fator-chave na organização de uma empresa e de seus funcionários. Você pode ver o uso dela em todos os estágios do ciclo de vida de um funcionário.

Por exemplo, no início do processo de recrutamento, saber como se comunicar de forma eficaz ajuda a criar descrições detalhadas de cargos para atrair os melhores candidatos. Em seguida, a boa comunicação é essencial durante o processo de entrevista, quando você determina quem é o candidato certo para o cargo.

Esse processo de comunicação continua em outros estágios, como a integração do funcionário, o gerenciamento de desempenho e até mesmo a rescisão.

Mas não é só nisso que o RH se concentra. Há muitas outras funções que exigem essa comunicação, incluindo

• preparar os funcionários para mudanças em toda a empresa,
• atualizar os funcionários sobre as novas políticas da força de trabalho,
• desenvolvimento de procedimentos de segurança,
• resolução de disputas entre funcionários,
• informar as pessoas sobre eventos ou projetos futuros.

Comunicações unidirecionais e bidirecionais

A comunicação que acontece dentro de uma empresa nem sempre é uma mensagem unilateral. É claro que muitas das funções de recursos humanos que vimos anteriormente envolvem comunicação direta. Geralmente, trata-se de informar um funcionário sobre alguma informação nova ou orientá-lo a realizar algum tipo de tarefa.

Mas não estamos falando apenas com paredes que não respondem.

Os funcionários devem responder ocasionalmente com suas próprias perguntas, opiniões e feedback.

A comunicação bidirecional permite que as reclamações sejam expressas, que as missões e os projetos sejam colaborados e que a comunicação de cima para baixo ou de baixo para cima seja efetivamente ouvida. Esse tipo de comunicação é vital para trabalhar o envolvimento dos funcionários e melhorar a produtividade.

Atenção: isso só funciona se a comunicação do funcionário for levada em conta e posta em prática.

Por que a comunicação no local de trabalho é tão importante?

A comunicação eficaz é uma parte essencial de nossa vida cotidiana, assim como no local de trabalho.

Sem boas habilidades de comunicação entre funcionários, equipes ou departamentos, é mais difícil manter o bom funcionamento e o sucesso da sua empresa. Especialmente porque a comunicação deficiente pode levar a disputas, mal-entendidos entre colegas e muito mais.

Responder adequadamente a esses tipos de mal-entendidos é fundamental para melhorar os efeitos da falta de comunicação. Ao conversar com os colegas de trabalho e entender o que está acontecendo, muitas vezes é possível chegar à raiz dos problemas.

O que impediu esse funcionário de entender a tarefa? Por que esse processo não saiu como planejado? A comunicação clara no local de trabalho pode ajudá-lo a :

• entender a posição dos outros
• melhorar processos ou procedimentos que não foram compreendidos
• diminuir possíveis pontos de frustração

Por outro lado, concentrar-se na comunicação eficaz com seus funcionários pode ter um grande impacto no envolvimento deles. Você poderá entender mais adequadamente suas motivações, habilidades e talentos, ajudando-os a se desenvolverem em áreas-chave.

Em outras palavras, você os ajudará a ser mais eficientes em seu trabalho e ajudará sua empresa a atingir suas metas com mais eficácia.

Uma comunicação ativa e eficiente também pode simplesmente levar a um melhor relacionamento entre os colegas. Sem surpresa, isso pode aumentar a satisfação dos funcionários, a colaboração geral e o moral.

Entendendo os benefícios e a função do HRIS no processo de comunicação

Então, o que sabemos até agora? Sabemos que a comunicação é uma habilidade que atinge quase todos os aspectos dos recursos humanos e do local de trabalho como um todo. Também sabemos que habilidades de comunicação eficazes no local de trabalho são essenciais para o sucesso de uma empresa e de seus funcionários.

Agora, é hora de explorar o papel dos sistemas de informação de recursos humanos no processo de comunicação. Basicamente, como ele pode ser benéfico para a comunicação em seu local de trabalho?

Noções básicas de um HRIS

É provável que, se você trabalha em RH, já tenha um bom conhecimento dos diferentes softwares de RH.

Para aqueles que não conhecem, um HRIS é um conjunto ou coleção de ferramentas digitais que organizam, automatizam e estruturam as principais tarefas de recursos humanos. Os sistemas de informações de RH são especialmente úteis, pois contêm dados em uma área centralizada para lidar eficientemente com as informações dos funcionários e ajudar a concluir as funções diárias de RH.

Embora nem todos os HRIS sejam criados com os mesmos recursos, é possível encontrar alguns com funcionalidades semelhantes, como

• Coleta de informações básicas de RH
• Ferramentas para recrutamento e integração
• Gerenciamento de funcionários (benefícios, férias, folha de pagamento etc.)
• Treinamento e desenvolvimento de funcionários
• Gerenciamento do desempenho dos funcionários

Lembre-se: certifique-se de escolher um HRIS que tenha os recursos específicos de que sua empresa precisa para maximizar o impacto que você pode obter.

Mensagens virtualmente acessíveis

Os sistemas de informações de RH têm muitos recursos para ajudar na comunicação com os funcionários. Se o seu HRIS incluir opções de mensagens, você poderá facilitar essa forma de comunicação para os funcionários.

A vantagem de ter mensagens virtuais centralizadas significa que a comunicação entre os funcionários será muito mais fácil. Um funcionário pode ter uma conversa rápida e individual com um gerente para esclarecer uma dúvida sobre uma tarefa ou fazer uma pergunta rápida de acompanhamento.

Tudo isso enquanto está disponível em vários dispositivos, para que você possa acessá-lo sempre que precisar.

As mensagens entre equipes ou departamentos podem ser igualmente importantes para anunciar eventos, projetos ou prazos futuros. As mensagens em grupo podem ser usadas para aumentar as linhas diretas de comunicação sem a necessidade de comunicar constantemente a todos.

Muitas dessas comunicações, que são mantidas claras e sucintas, não exigem longas reuniões para serem abordadas. No entanto, há momentos que exigem uma experiência mais pessoal, permitindo que você transmita o tom e o significado com mais facilidade.

As opções de mensagens nos sistemas de RH são, muitas vezes, mais eficientes do que procurar a pessoa com quem você precisa falar. Apesar disso, lembre-se de usar seu bom senso se um tópico mais sensível ou complexo precisar ser discutido.

Melhoria das comunicações a longa distância

As mensagens e a comunicação não precisam ser uma experiência puramente no escritório. Em um mundo em que o trabalho remoto e a comunicação virtual estão sempre presentes, as implementações de mensagens do HRIS podem salvar vidas.

Uma grande distância ou diferença de fuso horário pode impedir uma conversa eficaz. Ao manter uma linha direta de comunicação, você pode garantir que a sua empresa esteja recebendo informações atualizadas e informações de vários locais.

A comunicação com funcionários ou membros da equipe que estejam trabalhando remotamente, em outros estados ou até mesmo em outros países é uma etapa necessária para garantir uma colaboração eficaz.

Opções de autoatendimento

O autoatendimento do funcionário é um aspecto interessante de um HRIS que, na verdade, diminui a comunicação em vez de aumentá-la. Nesse caso, isso é positivo!

As opções de autoatendimento vêm em várias formas quando se trata de um HRIS. Os funcionários podem usar o sistema para gerenciar aspectos do trabalho específicos a eles e para acessar informações pessoais.

Isso significa que eles podem solicitar ou alterar licenças e ausências, visualizar e fazer as alterações necessárias nas informações pessoais, etc. Ele também permite que os funcionários gerenciem e visualizem seus benefícios, um 401(k) ou qualquer outro documento do funcionário colocado à disposição pela empresa.

É possível até mesmo dar acesso a documentos baseados em treinamento ou desenvolvimento. Isso é útil quando os funcionários precisam concluir certificados específicos, treinamento de segurança, etc.

Mas por que isso é bom para a comunicação? Nessa situação, um HRIS reduz a comunicação desnecessária entre o RH e outros funcionários, economizando tempo e aumentando a produtividade de todos.

Dessa forma, em vez de ir até o RH na próxima vez que os funcionários precisarem de alguma papelada, eles poderão acessar seus documentos diretamente, aumentando seu próprio envolvimento e autonomia.

Transparência na empresa

Ser claro e transparente nas comunicações da empresa é essencial para gerenciar adequadamente as informações que são fornecidas aos funcionários. Isso pode incluir comunicações como

• novas políticas,
• relatórios analíticos,
• mudanças nos benefícios,
• mudanças de procedimentos,
• reestruturação da empresa,
• ações urgentes ou emergências.

Da mesma forma que as opções de autoatendimento, os funcionários podem ter acesso fácil a todos os arquivos ou avisos que a empresa envia. A comunicação direta com os funcionários por meio do HRIS pode reduzir possíveis mal-entendidos ou problemas. Especialmente aqueles que surgem de mudanças na empresa sem a devida documentação e comunicação.

Mas isso não é tudo! Embora a redução de problemas e mal-entendidos seja o objetivo principal, uma maior transparência da empresa pode trazer outros benefícios.

Quando os empregadores comunicam as mudanças, isso garante que os funcionários saibam que a empresa não está escondendo nada. Os funcionários ganham mais confiança na empresa e, ao mesmo tempo, têm uma melhor compreensão das modificações que estão por vir.

Feedback e avaliações

Algumas soluções de HRIS também são capazes de gerenciar o desempenho dos funcionários. Quando se trata do tempo de avaliação dos funcionários, é vital uma comunicação eficaz entre os funcionários e os gerentes de RH ou de equipe.

Dar feedback sobre o desempenho no trabalho ou fornecer resultados de avaliações pode ser facilmente comunicado por meio de um HRIS. Ao fornecer documentação detalhada aos funcionários, isso pode ajudá-los a saber o que precisam melhorar ou elogiar o que estão fazendo corretamente.

Dessa forma, os funcionários podem planejar ou acompanhar pessoalmente suas metas de desenvolvimento, o que lhes permite realizar suas tarefas com mais eficiência no futuro.

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Considerações finais

A comunicação desempenha um papel importante em muitas atividades comerciais cotidianas. Quer esteja integrando um novo funcionário, informando alguém sobre uma nova política ou qualquer outra coisa, ter uma comunicação clara trará um benefício positivo.

Isso pode tornar a equipe mais coesa e produtiva, tornar certas tarefas mais eficientes e, ao mesmo tempo, reduzir erros indesejados ou mal-entendidos.

Os sistemas HRIS têm seu próprio papel a desempenhar na simplificação de muitas dessas áreas de comunicação.

Eles podem melhorar a colaboração e a comunicação por meio de mensagens, economizar tempo e aumentar a produtividade por meio do autoatendimento, além de ajudar as empresas a trocar informações de forma mais eficaz com seus funcionários.

Experimente você mesmo as melhorias e coloque um sistema de informações de recursos humanos para trabalhar no processo de comunicação de sua empresa.