[Tuto] Como implantar o método OKR de forma simples e eficaz, usando a tecnologia?

Há vários anos, o modelo clássico de gerenciamento "de cima para baixo" vem sendo totalmente questionado. Os funcionários querem ser mais ouvidos por seus gerentes, participar das escolhas e estratégias e receber feedback regularmente. E, acima de tudo, eles querem um trabalho que tenha significado e contribua claramente para o sucesso e a razão de ser da empresa.

Hoje em dia, não faz sentido estabelecer objetivos no início do ano e avaliá-los somente no final. A pandemia nos mostrou que as empresas e seus funcionários precisam ser capazes de se adaptar rapidamente às novas prioridades, seja no escritório ou em casa. É por isso que cada vez mais empresas estão optando por um método de gerenciamento muito mais ágil e moderno: OKR (Objectives and Key Results).

Esse método dá significado à função de cada um em todos os níveis da organização. Ele envolve o trabalho conjunto para definir objetivos individuais, coletivos e multifuncionais que estejam alinhados com a estratégia e a razão de ser da empresa. Em seguida, as equipes decidem como alcançar esses objetivos a fim de obter os principais resultados mensuráveis associados a eles.

Por onde devo começar com o método OKR?

Ao contrário do que se pensa, o método OKR é uma abordagem gerencial que pode ser adaptada a qualquer departamento da empresa: Os gerentes e suas equipes traduzem os objetivos estratégicos da empresa em OKRs (geralmente trimestrais), simplesmente listando de 3 a 5 objetivos individuais e coletivos aos quais associam no máximo 3 resultados-chave mensuráveis.

O objetivo é, portanto, garantir que as missões dos funcionários estejam alinhadas com as da empresa e, em seguida, poder ajustá-las ao longo do tempo, se necessário, para se manterem em sintonia com as prioridades do negócio. A abordagem precisa ser ágil, e os gerentes precisam adotar uma postura de gerente-treinador para orientar suas equipes na consecução desses objetivos, dando-lhes total autonomia sobre os meios escolhidos para torná-las mais responsáveis.

As 6 etapas a seguir para definir corretamente um objetivo ou OKR

1. Forneça às equipes uma estrutura estratégica

Compartilhar as prioridades estratégicas da empresa com os funcionários é um primeiro passo essencial para a implantação bem-sucedida do gerenciamento de objetivos e principais resultados. Elas serão o ponto de partida e a fonte de inspiração para os diversos departamentos na hora de criar seus OKRs, que serão alinhados a essas estratégias.

Esses objetivos (no máximo 5) devem ser de natureza multifuncional ou global e baseados no próximo ciclo de gerenciamento (trimestral, semestral ou anual).

2. Definição de objetivos

Em primeiro lugar, você precisa identificar e descrever o objetivo. Ele corresponde ao que você deseja alcançar com a mobilização da organização, da equipe ou do indivíduo em questão.

Portanto, o objetivo deve estar alinhado a uma das prioridades estratégicas da empresa e ser alcançável para evitar desmotivar os funcionários desde o início. Mas também deve ser ambicioso para estimular o comprometimento de todos e permitir que as equipes progridam juntas.

3. Traduzir os objetivos em resultados-chave

Uma vez definido, o objetivo deve ser traduzido em resultados-chave, que serão usados para medir a eficácia das ações tomadas para atingir esse objetivo.

Esses resultados-chave devem, é claro, ser quantificados para que sejam mensuráveis. Você pode usar :

• uma data
• uma porcentagem
• um valor
• um número
• ou qualquer outro dado que permita que esses resultados-chave sejam medidos e mostrem se o objetivo foi alcançado ou não.

É aconselhável ter no máximo 3 resultados-chave por objetivo. Isso permite que você se concentre no que é mais importante e simplifica o monitoramento de todos os OKRs em cada nível.

4. Envolva as equipes

É essencial conversar com os membros da equipe em todas as etapas dos objetivos, desde a definição até a medição final, para garantir que eles sejam os principais atores no sucesso de seus OKRs.

O objetivo aqui não é microgerenciar, mas, ao contrário, dar aos gerentes e às equipes a escolha da estratégia para atingir seus OKRs e deixá-los decidir por si mesmos como querem traduzir seus objetivos em resultados-chave.

5. Colocar a gerência a serviço do sucesso da equipe

Uma vez definido o plano de OKR, ele precisa ser implementado e adaptado a quaisquer circunstâncias imprevistas, obstáculos ou até mesmo novas ideias que possam surgir ao longo do caminho.

A gerência local desempenhará um papel fundamental e terá que passar de uma postura de "comando e controle" para a de gerente-treinador. O monitoramento regular permitirá que ocorram trocas relevantes e construtivas para encontrar os melhores meios e abordagens e tornar os OKRs um sucesso. Cada gerente ou membro da equipe poderá apontar rapidamente os pontos de bloqueio para que possam ser discutidos com a gerência e o progresso seja feito rapidamente.

☝️ Dado o crescimento significativo do teletrabalho, é essencial ter uma ferramenta digital moderna para se comunicar de forma eficaz à distância e facilitar essa conversa contínua entre gerentes e equipes.

6. Fazer um balanço e ajustar os objetivos

Após a conclusão do ciclo de gerenciamento (trimestral, semestral ou anual), a abordagem OKR continua com uma etapa fundamental que ocorre em dois estágios e ajudará a preparar o próximo ciclo:

1. A avaliação: é a avaliação da realização dos objetivos por meio dos resultados obtidos correspondentes a cada resultado-chave. Também é essencial analisar o que ajudou ou prejudicou o desempenho e identificar o que não funcionou para ser mais eficaz no futuro. Uma abordagem altamente colaborativa deve ser adotada nessa análise, e todos os sucessos devem ser comemorados para destacar o papel desempenhado por cada indivíduo.
   
   
2. Alinhamento: este é o momento de atualizar os principais resultados (KR) e ajustar os objetivos (O), certificando-se de que esses novos OKRs ainda estejam alinhados com as prioridades estratégicas da empresa.

Tutorial: implementação do método OKR com a solução Zest

O uso de uma solução móvel e da Web, como a suíte digital Zest, simplifica a implementação operacional do método OKR.

É importante que o aplicativo usado seja móvel primeiro, o que significa que ele também pode ser acessado de um tablet ou smartphone. Isso possibilitará atribuir OKRs a funcionários em campo (em lojas ou depósitos, sem computador ou e-mail profissional) e envolvê-los na estratégia e na razão de ser da empresa.

Neste tutorial, mostraremos a você como usar a ferramenta Zest para :

• definir objetivos
• atribuir resultados-chave mensuráveis
• envolver os funcionários,
• colocar a gerência a serviço das equipes,
• avaliar e ajustar objetivos.

Vamos imaginar Viviane, gerente de RH em uma empresa de médio porte. O departamento de RH decidiu que um dos objetivos para o trimestre será melhorar o comprometimento dos funcionários da empresa.

Viviane, portanto, precisa definir as principais ações que realizará com seus colegas para atingir esse objetivo.

Etapa 1

Para criar seus OKRs, ela faz login em sua conta Zest no computador ou por meio do aplicativo móvel em seu smartphone ou tablet.

A função OKR está localizada no menu à esquerda e faz parte do pilar "Sucesso" do pacote digital do Zest. Em seguida, ela obtém uma visão geral das OKRs em andamento (se houver) e seu status.

Ela clica em "Criar um OKR" para começar.

Em seguida, ela indica o título de seu Objetivo (O): "Aumentar o nível de comprometimento dos funcionários". Em seguida, ela tem a opção de adicionar ou não uma descrição para seu objetivo. Em seguida, ela deve escolher uma data inicial e uma data final (o tempo permitido para atingir seu objetivo).

Depois de escolhidas as datas, clique em "Next step" (Próxima etapa).

As "dicas Zest" estão disponíveis para orientar Viviane e ajudá-la a criar um Objective relevante para ela e sua equipe:

Etapa 2

Para envolver sua equipe, Viviane pode adicionar colaboradores. Um colaborador é um funcionário que contribuirá para esse OKR.

Cada colaborador recebe uma notificação de que um OKR foi atribuído a ele por Viviane.

No Zest, um "colaborador" pode modificar as tarefas e o progresso do OKR atribuído a ele. Ele é livre para aceitar ou se recusar a participar de um OKR.

Etapa 3

Viviane deve agora escolher a visibilidade de sua OKR, ou seja, selecionar as pessoas que poderão acessar as informações e atividades relacionadas à OKR.

Há três modos disponíveis:

• Privado: somente Viviane e os colaboradores que ela adicionou ao OKR podem acessá-lo.
  
  
• Compartilhado: além de Viviane e seus colaboradores, seu gerente e os administradores de seu departamento podem acessar o OKR para monitorá-lo.
  
  
• Público: toda a empresa pode acessar o OKR criado por Viviane com o objetivo de alinhar todos os OKRs.

Viviane decide compartilhar seu OKR com os chefes dos vários departamentos, além dos colaboradores que ela escolheu. Portanto, ela seleciona a opção "Compartilhado" e, em seguida, clica em "Próxima etapa".

Etapa 4

Agora é hora de definir os resultados-chave (KR), que permitirão que ela meça se o OKR foi alcançado. As dicas do Zest também estão disponíveis para essa etapa.

Viviane define 3 resultados-chave e indica os colaboradores (ou contribuintes) que serão responsáveis por eles. Em seguida, ela clica em "Criar" para finalizar a criação de seu OKR.

O OKR agora está visível na interface do usuário e Viviane, assim como os colaboradores, pode acompanhar o progresso em tempo real.

Etapa 5

A equipe trabalha em conjunto para monitorar o progresso do OKR.

O progresso do OKR pode ser facilmente modificado e comentários podem ser adicionados. Os especialistas do Zest recomendam atualizar o progresso dos objetivos e dos principais resultados uma vez por mês.

Essas alterações ficam visíveis para todos que têm acesso ao OKR.

Tudo pronto! Viviane e sua equipe agora podem discutir o progresso de seus OKRs em atualizações regulares no Zest.