Transformação digital de RH em PMEs
A transformação digital nas PMEs não é mais uma mera possibilidade, mas uma tarefa inevitável para as pequenas e médias empresas que desejam permanecer competitivas.
Não é incomum que empresas menores tenham dúvidas sobre como digitalizar adequadamente seus negócios. Respeitar as etapas anteriores e implementar um software de RH que otimize e facilite a digitalização são as chaves para o sucesso do processo.
A transformação digital do RH nas PMEs espanholas
No início da década de 2010, em meio a uma grave crise econômica, muitas vozes insistiram que a digitalização das empresas era fundamental para sua sobrevivência. Dez anos depois, a transformação digital das empresas espanholas ainda está abaixo da média europeia. De acordo com o Índice de Economia e Sociedade Digital de 2018, elaborado pela Comissão Europeia, a Espanha é o décimo país em termos do grau de digitalização de seu tecido empresarial.
A lacuna é particularmente grande no caso de empresas menores, pois, de acordo com o Relatório E-Pyme da ONTSI, apenas 30,7% das PMEs digitalizaram todo ou parte de seus negócios (em comparação com 51,4% das empresas maiores).
Como resultado, as empresas estão expostas a uma perda progressiva de competitividade, seja devido à falta de resposta às demandas do mercado ou à ineficiência de seus processos. A transformação digital das PMEs não pode mais ser adiada.
Os líderes de RH devem ser os primeiros a adaptar seus sistemas de trabalho ao novo ambiente digital e observar como o processo está progredindo no restante da empresa. Um estudo da Deloitte Human Capital Trends resumiu bem isso em 2017: os líderes transformam as operações de RH e, ao mesmo tempo, ajudam os funcionários a se adaptarem aos seus novos ambientes de trabalho.
Etapas da transformação digital para PMEs
Para realizar um processo de transformação digital bem-sucedido em qualquer PME, é essencial criar um roteiro que abranja todas as áreas da empresa e os objetivos a serem alcançados.
1. identificar prioridades
O primeiro aspecto em que os gerentes de PMEs devem se concentrar é a definição das necessidades e prioridades da empresa. Lembre-se de que a transformação digital não é um fim em si mesma, mas um canal para atingir outros objetivos e resolver problemas ou disfunções detectados no modelo de negócios. A empresa deve identificar claramente quais são os objetivos comerciais da digitalização e definir suas metas.
O departamento de RH desempenha um papel fundamental aqui. Ele tem a tarefa de identificar as lacunas digitais na força de trabalho e preencher essas lacunas de habilidades com treinamento ou talentos externos. No caso do recrutamento, essas informações serão usadas para desenvolver processos de recrutamento e seleção baseados em competências mais precisos.
2. Organização adequada de tarefas e funcionários
O fato de uma empresa não ter uma grande estrutura operacional não significa que ela esteja livre de problemas no planejamento e na organização das tarefas e das funções dos funcionários. O risco de duplicação ou a dificuldade de coordenação também afetam as PMEs.
É necessário centralizar todos os aspectos organizacionais, inclusive a alocação de tarefas, o horário de cada funcionário ou as responsabilidades de cada departamento. Dessa forma, qualquer membro da empresa pode verificar rapidamente quais tarefas estão pendentes e como as tarefas atribuídas a outros colegas estão progredindo.
3. Encontrar um equilíbrio entre tecnologia e capital humano
Um dos erros mais comuns ao iniciar um processo de digitalização empresarial é concentrar toda a atenção nas tecnologias a serem implementadas nos diferentes departamentos. É claro que é aconselhável escolher os recursos tecnológicos mais adequados para cada área de atividade da empresa.
Mas isso não significa que as novas ferramentas devam substituir o fator humano. Um estudo realizado pela Deloitte em PMEs mostrou que a principal barreira que elas enfrentam diante da digitalização tem a ver com o capital humano: habilidades digitais insuficientes, falta de experiência com ferramentas e pouco tempo para aprender.
Pelo contrário, são as pessoas, com seu conhecimento e experiência, que farão com que os sistemas digitais funcionem adequadamente.
Como mostra o relatório da Deloitte, o ritmo do processo de digitalização pode diminuir se tanto os funcionários quanto os gerentes não fizerem sua parte para se familiarizar com as novas ferramentas o mais rápido possível. Sem pessoas com DNA digital, não há transformação.
4. Envolvimento de toda a empresa e criação de uma nova cultura corporativa
De acordo com o pré-requisito de centralizar o gerenciamento de RH o máximo possível, o processo de transformação digital deve envolver toda a empresa desde o primeiro minuto. Pode haver determinadas áreas estratégicas às quais se deve dar mais atenção nos estágios iniciais dessa transição.
Isso não deve implicar em uma digitalização departamental ou em duas velocidades, pois isso logo levaria a disfunções e à perda de competitividade.
Também é importante transmitir a mensagem de que a digitalização dos negócios não é apenas uma mudança metodológica ou uma aposta temporária. As mudanças introduzidas afetam todas as áreas de atividade empresarial e os novos sistemas de trabalho vieram para ficar.
Quais processos de RH podem ser digitalizados pelas PMEs?
Melhorar a eficiência de cada departamento
Além das especificidades de cada departamento, o objetivo final de um bom plano de transformação digital é fazer com que todos eles trabalhem com mais eficiência. Portanto, é aconselhável concentrar-se nas áreas em que foram observadas as maiores disfunções.
No departamento de Recursos Humanos gerenciado por PMEs, por exemplo, um dos problemas mais recorrentes é a comunicação deficiente com a força de trabalho. Também é recorrente a perda de tempo no gerenciamento de processos de rotina, como solicitações de férias.
2.Manter um melhor controle da jornada de trabalho
Esta seção se tornará cada vez mais importante devido ao aumento dos modelos de trabalho flexíveis e à implementação de medidas de equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
As jornadas de trabalho não precisam mais ser 100% baseadas no escritório, o que apresenta alguns desafios em termos de monitoramento do cumprimento das horas de trabalho, que podem ser resolvidos com a digitalização do registro da jornada de trabalho.
3. otimizar o processo de recrutamento
Os processos de recrutamento, seleção e contratação consomem muito tempo e recursos, o que pode causar sérios transtornos às PMEs. A digitalização desses procedimentos reduz significativamente a carga de trabalho dos recrutadores.
Isso é obtido por meio da automação dos processos de busca de candidatos, do aprimoramento da comunicação entre a empresa e os candidatos e da otimização das avaliações e dos relatórios.
Lembre-se de que os melhores programas de ATS podem trabalhar simultaneamente com dezenas de fontes de recrutamento para oferecer uma pré-seleção de candidatos de acordo com critérios previamente definidos.
4. avaliação do ambiente de trabalho
Em 2019, o portal de empregos Boomerang divulgou um estudo revelando que 54% dos funcionários espanhóis estavam insatisfeitos com seus empregos.
Uma análise mais detalhada do relatório mostra que mais de 60% dos profissionais acham que a empresa não se importa o suficiente com eles e 66% dos pesquisados dizem que não se sentem valorizados. Está claro que preservar um bom ambiente de trabalho é essencial para o sucesso dos negócios, caso contrário, a produtividade logo será prejudicada.
Embora o contato com os funcionários seja mais direto nas PMEs do que nas grandes corporações, há sinais que podem passar despercebidos, e alguns trabalhadores não se sentem à vontade para expor esses problemas. As soluções digitais, como as pesquisas de clima no local de trabalho, ajudam a detectar problemas antes que eles aumentem e afetem os resultados financeiros.
5) Digitalize para avaliar e incentivar os funcionários
A observação direta dos funcionários nem sempre é a melhor maneira de avaliar adequadamente o desempenho deles, sem mencionar que é um mecanismo que consome muito tempo dos gerentes de RH, e o processo não é totalmente justo para os funcionários, pois muitas vezes há preconceito no processo de avaliação.
Digitalizar essa seção significa tornar a avaliação mais objetiva e, assim, identificar áreas de melhoria e criar um bom feedback que permita que o funcionário cresça profissionalmente. A avaliação também serve para implementar um plano de incentivo para os melhores funcionários.
6) Incentivar planos de carreira
A obtenção de métricas objetivas e constantemente atualizadas sobre o desempenho dos funcionários permite a criação de um sistema de promoção interna. Um plano de carreira.
Os funcionários sabem que podem melhorar sua posição na empresa se atingirem os objetivos estabelecidos e, portanto, ficam mais comprometidos com a empresa. Obtém-se estabilidade na força de trabalho e um planejamento adequado dos cargos a serem preenchidos. As ferramentas digitais facilitam consideravelmente a obtenção dos dados necessários para esses planos.
Benefícios da transformação digital para as PMEs
Ao longo do processo de transformação digital, vimos como as PMEs podem se beneficiar da introdução de diferentes recursos tecnológicos. O aumento da produtividade e da competitividade é a variável mais importante devido ao seu impacto direto nos resultados da empresa.
Isso pode ser deduzido, por exemplo, do relatório da Deloitte sobre o "Desempenho das PMEs no mundo digital", que afirma que 85% dessas empresas conseguiram melhorar as duas variáveis mencionadas acima graças às ferramentas digitais.
No entanto, para chegar a esse resultado positivo, é preciso primeiro fortalecer outros aspectos do cotidiano empresarial. Por exemplo, proporcionar maior autonomia e flexibilidade aos funcionários (teletrabalho) e incentivar e facilitar o trabalho em equipe.
Todos os departamentos da empresa veem sua eficiência reforçada e reduzem significativamente os custos operacionais. Por fim, não podemos deixar de mencionar a melhoria na experiência dos clientes, que têm mais facilidade para entrar em contato com a empresa, fazer consultas ou acessar serviços contratados remotamente.
Desafios da transformação digital para PMEs
A transformação digital para PMEs tem vantagens consideráveis, mas, para aproveitar ao máximo seu potencial, é importante garantir que a empresa esteja superando com sucesso os principais desafios que encontrará no caminho da digitalização.
O primeiro obstáculo tem a ver com a mentalidade de todos os participantes da empresa. A transformação digital não é apenas uma mudança metodológica, é um compromisso firme com um novo paradigma organizacional que exige o envolvimento de todos os departamentos no processo.
O treinamento é outro capítulo essencial, especialmente nos estágios iniciais da transformação digital. Os funcionários devem ter as habilidades necessárias para gerenciar adequadamente todos os sistemas.
Caso contrário, as disfuncionalidades estarão na ordem do dia e o período de transição levará mais tempo do que o esperado. A transformação digital das PMEs é um investimento de longo prazo.
Ferramentas para otimizar o gerenciamento de PMEs
Embora possa ser tentador concentrar-se em apenas alguns aspectos do negócio, o plano de transformação digital deve ser necessariamente abrangente.
Isso significa que é necessário considerar um software para PMEs que atenda às necessidades específicas da empresa. O Bizneo HR oferece três grandes pacotes de ferramentas para atender às necessidades de qualquer PME: recrutamento de talentos, gerenciamento de pessoal e gerenciamento de tempo.
Ao escolher uma ou outra opção, é aconselhável examinar quais delas são mais fáceis de usar pelos funcionários e priorizar a implementação de um software para PMEs que otimize todos os processos da empresa.
Artigo patrocinado. Os colaboradores especialistas são autores independentes da equipe editorial do appvizer. Suas opiniões e posições são pessoais.
Artigo traduzido do espanhol