Employee Self Service (ESS): No local ou em trânsito?
O autoatendimento está se tornando cada vez mais comum na área do cliente: no seu dia a dia, você provavelmente já se serviu no posto de gasolina, em um restaurante de fast food ou em um caixa automático. O princípio do autoatendimento também está se tornando cada vez mais predominante na administração de pessoal: É o chamado Employee Self Service (ESS). Os portais de funcionários e os sistemas de autoatendimento oferecem muitas vantagens às empresas e aos funcionários, mas também podem causar problemas.
Mas o primeiro item do menu diário é a definição de Employee Self Service. Você come no local ou leva para viagem?
Definição: o que é Employee Self Service (ESS)?
Um Employee Self Service (ESS) é um sistema digital ou um portal da Web da empresa no qual os funcionários podem acessar informações relacionadas a pessoal: Eles têm acesso ao seu arquivo pessoal digital e podem gerenciá-lo. Os portais de funcionários são um recurso da maioria dos sistemas modernos de gerenciamento de RH (ou software de RH) que permite que os funcionários executem diretamente tarefas relacionadas ao trabalho que tradicionalmente são tratadas pelo departamento de RH, como
- Alterar informações de contato,
- Registro de despesas de viagem,
- Download de contracheques,
- solicitação de férias e ausências, etc.
Por que o Employee Self Service?
Em um mercado cada vez mais competitivo para funcionários talentosos, a tecnologia Employee Self Service ajuda a criar uma cultura de trabalho positiva e a reter talentos, oferecendo aos funcionários controle direto sobre seus dados de RH.
Os sistemas ESS estão cada vez mais otimizados para uso móvel em plataformas semelhantes às mídias sociais e, muitas vezes, fazem parte de estratégias mais amplas de envolvimento dos funcionários, que podem incluir programas de bem-estar, reconhecimento, sistemas de gerenciamento de aprendizagem e atividades sociais em toda a empresa.
Benefícios do Employee Self Service
Quando o Employee Self Service é implementado corretamente, uma organização pode observar ganhos imediatos de produtividade e eficiência.
Atender às expectativas dos funcionários
Alguns funcionários não se contentam mais em ter um intermediário. Entretanto, à medida que as organizações crescem, muitas vezes é difícil que todas as vozes sejam ouvidas. Com os sistemas de autoatendimento, agora é mais fácil para os funcionários serem ouvidos diretamente pelos departamentos relevantes. Isso permite que as empresas atendam melhor às expectativas de seus funcionários.
Racionalização de processos
Anteriormente, todos os dados pessoais tinham que ser inseridos no sistema por uma pessoa especialmente treinada. As informações sobre a folha de pagamento geralmente eram criadas por outro departamento ou, possivelmente, por terceiros, e outras informações sobre receitas eram tratadas por outro departamento ou organização.
Os portais de autoatendimento ajudam a simplificar todos esses processos, vinculando esses sistemas e tornando as informações acessíveis a todos. A comunicação entre a equipe de RH e os funcionários fica ainda mais fácil, economizando tempo para ambas as partes.
Economia de tempo
Uma grande vantagem do autoatendimento de alguns processos de RH é que a carga de trabalho da equipe de RH é reduzida. Os departamentos de RH geralmente estão sobrecarregados: O que os funcionários podem fazer sozinhos é muito útil para o RH. Os portais de funcionários permitem que os funcionários visualizem suas próprias agendas, verifiquem a folha de pagamento, registrem a entrada e a saída, ajustem as planilhas de horas, atualizem os benefícios, alterem seus dados pessoais e muito mais.
Dessa forma, os gerentes de RH têm muito mais tempo para se concentrar em tarefas mais importantes, como as pessoas: o tempo dos gerentes de RH não é mais ocupado com a entrada de dados ou com o simples processamento das informações dos funcionários. Dessa forma, eles podem se concentrar totalmente em questões que exigem contato humano .
Redução de erros de entrada de dados
O autoatendimento do funcionário não apenas torna a entrada e a transferência de dados mais rápidas e eficientes, mas também ajuda a evitar erros.
O erro humano sempre foi um fator importante ao inserir informações manualmente. Com o Employee Self Service, os erros na transferência de dados são praticamente eliminados e os gerentes de RH podem reconhecer erros em dados de funcionários ou candidatos adicionados recentemente com muito mais facilidade.
Mais responsabilidade pessoal para os funcionários
O acesso direto às suas informações aumenta a satisfação e o envolvimento dos funcionários. A transparência e a qualidade dos dados são realmente garantidas pelo autoatendimento dos funcionários. Os funcionários também podem visualizar informações sobre treinamento e desenvolvimento, o que lhes dá mais controle sobre suas próprias carreiras. Funcionários mais engajados geralmente são mais leais à organização e também mais produtivos.
Promoção do trabalho remoto
Outra vantagem de um portal de autoatendimento é que ele geralmente é baseado na nuvem. Os funcionários podem acessar o portal de qualquer lugar, quer estejam trabalhando em casa, em um dispositivo móvel ou em outro prédio de escritórios. Ninguém precisa esperar até chegar ao escritório principal para fazer login no portal de autoatendimento.
Além disso, os funcionários podem acessar suas informações a qualquer momento. Eles não precisam esperar pelo horário de trabalho ou pela presença de um membro do departamento de RH. Os funcionários podem ter suas dúvidas respondidas ou atualizar suas informações assim que precisarem.
Desvantagens do Employee Self Service
É claro que também existem algumas dificuldades potenciais no uso de um ESS.
Segurança dos dados
Como o Employee Self Service contém informações pessoais e, às vezes, confidenciais dos funcionários, é necessário garantir o mais alto nível de segurança dos dados. Na solução de RH, há autorizações de acesso que podem ser atribuídas individualmente para que nem todos os funcionários possam acessar e alterar todos os dados dos funcionários.
Treinamento de funcionários
O uso do autoatendimento significa que os funcionários precisam de treinamento adicional. Com tantos aspectos diferentes do sistema, o treinamento pode ser mais demorado do que com outros tipos de software, mesmo que as seções individuais sejam relativamente simples.
Gerenciamento de mudanças
Também pode ser um processo demorado educar os funcionários sobre os recursos dos sistemas Employee Self Service e fazer com que eles os utilizem.
A mudança de sistemas de autoatendimento antigos para novos pode envolver decisões difíceis sobre fornecedores, como, por exemplo, se os sistemas de diferentes fornecedores são compatíveis ou se um sistema ESS autônomo deve ser substituído por um módulo especializado de um fornecedor de software de RH ou ERP.
Artigo traduzido do alemão