Livro Único do Trabalho (LUL): exemplo de redação
O livro único de trabalho (LUL), ou mais comumente chamado de recibo de pagamento, tem muitas peculiaridades em sua elaboração e compilação.
Para a maioria das empresas, o preenchimento do recibo de pagamento é um pesadelo para quem trabalha no departamento de recursos humanos. De fato, cada funcionário terá um recibo de pagamento de acordo com o setor em que trabalha, idade, qualificação, situação familiar, com referência a cada CCNL aplicado.
Quais são os motivos que tornam esse documento tão importante? A remuneração de um funcionário ou o pagamento de remuneração a um dos gerentes da empresa deve ser contabilizada por meio do Livro Único de Trabalho, que é essencial para a emissão de um recibo de pagamento e, portanto, para o pagamento de salários a um funcionário.
O Livro Único de Trabalho tem diferentes métodos de compilação, em particular para o setor de construção, o setor marítimo e o setor de transporte rodoviário de cargas há características especiais que analisarei em artigos dedicados. Este artigo tem o objetivo de ilustrar quais são os elementos básicos e mínimos exigidos por lei.
Em vista de todas as dificuldades que você pode encontrar ao compilá-la, neste artigo propomos um exemplo de elaboração da carteira de trabalho única, a saber:
- quais são as características desse documento?
- quais são os elementos essenciais?
- Quais são os métodos de elaboração?
Você encontrará todas as respostas se continuar lendo.
O libro unico del lavoro (lul): definição
O Libro unico del lavoro, ou LUL, é um novo documento estabelecido por lei a partir de 2008 para substituir os antigos livros de folha de pagamento e de matrícula. Em comparação com os livros de folha de pagamento e de registro, esse documento também contém os registros de presença dos funcionários de uma empresa. O livro único de trabalho é obrigatório e deve ser mantido sempre atualizado. Todos os empregadores que têm uma empresa com funcionários subordinados ou parassubordinados devem se dedicar a manter o livro único de trabalho. A única exceção é para empregadores domésticos.
O empregador de uma empresa pode delegar a elaboração da carteira de trabalho única a um consultor trabalhista.
Como mencionamos, a diferença real em relação ao antigo contracheque é a adição da folha de ponto, que deve ser incluída na LUL de forma precisa e detalhada. No recibo de pagamento, a planilha de horas é um documento separado.
Qual é a funcionalidade do livro único de trabalho?
O livro único de trabalho desempenha a função de contabilizar o status de emprego de uma empresa por meio de um relatório de trabalho sobre cada funcionário que trabalha para a empresa. Por meio da carteira de trabalho avulsa, o empregador pode registrar o vínculo empregatício real entre o empregado e o empregador.
Quem é obrigado a manter uma única carteira de trabalho?
O empregador de uma empresa é obrigado a ter apenas uma única carteira de trabalho, mesmo quando houver vários cargos. Entre as entidades que são obrigadas a manter uma única carteira de trabalho estão
- empresas agrícolas
- empresas de entretenimento
- empresas do setor de transporte
- empresas marítimas
- em geral, todas as empresas que registram funcionários ou colaboradores como ativos.
Quem são as entidades que não precisam manter uma única carteira de trabalho?
- empregadores domésticos
- administrações públicas
- empregadores que administram individualmente uma empresa artesanal
- empresas cooperativas
- qualquer parceria ou sociedade anônima que tenha apenas sócios e nenhum empregado como membro da força de trabalho
- empresas familiares que tenham membros da família (cônjuge, filhos ou outros parentes ou sogros) como empregados.
Como elaborar a carteira de trabalho única?
Três métodos diferentes de processamento podem ser usados para elaborar a carteira de trabalho avulsa
- processamento e impressão mecanizada em folhas contínuas. Com esse método, cada página deve ser numerada e carimbada, antes da aplicação do Inail;
- impressão a laser aprovada pela autorização prévia do Inail. Esse método envolve a geração de numeração automática. Para facilitar o procedimento, foi estabelecida uma autorização prévia emitida diretamente pelas software houses. Esse método é o mais amplamente utilizado;
- mídia magnética. Nesse caso, cada entrada individual cria um documento de computador e é associada às entradas feitas anteriormente. Se o processamento automático de dados for usado, os documentos poderão ser consultados a qualquer momento, e a integridade e a inalterabilidade dos dados serão preservadas, juntamente com a consequência cronológica das atividades realizadas.
Entretanto, nenhum modelo preciso foi estabelecido para permitir a elaboração de um recibo de pagamento. Entretanto, deve-se ter em mente que o recibo de pagamento deve conter uma lista de informações obrigatórias.
As informações essenciais a serem incluídas na carteira de trabalho avulsa
Normalmente, ao elaborar a LUL, três áreas diferentes devem ser levadas em consideração:
- Detalhes da empresa e do funcionário (indicados com o número "1" na tabela de exemplo);
- Nome da empresa, posição no seguro e filial (indicado com o número "2");
- Remuneração e elementos de seguridade social (indicados com o número "3").
fiscomania
Detalhes da empresa
Nessa seção, que diz respeito aos detalhes da empresa, as informações sobre o empregador ou o titular do vínculo empregatício que fornece a folha de pagamento são as primeiras a serem inseridas.
As outras informações a serem inseridas são as seguintes
- o código de identificação, ou seja, o código fiscal ou o número de IVA da empresa;
- o número de registro do Inps, ou seja, o número da posição fornecido pelo instituto responsável pela empresa;
- o número do Inail, ou seja, o número conferido pelo instituto de seguros, dependendo do departamento em que o funcionário trabalha na empresa. Esse contrato de seguro é elaborado com atenção a possíveis acidentes de trabalho. A abertura do arquivo para a posição INAIL deve ser realizada antes do início do trabalho. Se essa regra não for cumprida, a empresa estará sujeita a pagar uma multa diretamente ao escritório da gerência.
Dados mestre do funcionário
Nessa área, os dados pessoais do funcionário devem ser indicados, juntamente com os detalhes do vínculo empregatício firmado entre o funcionário e a empresa.
O recibo de pagamento deve ser enviado para endosso e, em seguida, deve mostrar os detalhes da autorização concedida pelo Inail. Além dessas informações, é necessário acrescentar
- a data de contratação e de término do vínculo empregatício;
- as informações de referência do vínculo empregatício, ou seja, o tipo de contrato (prazo fixo, prazo indeterminado, aprendizagem, etc.), a qualificação ou qualificações, o nível de classificação de acordo com o CCNL aplicado e, por fim, a porcentagem de tempo parcial, se essa opção for escolhida;
- com relação ao pagamento, os níveis de antiguidade acumulados e a data do próximo nível de pagamento serão calculados de acordo com o tipo de funcionário.
Salário e elementos de seguridade social
Com base na quantidade de tempo e trabalho registrados na folha de ponto, e embora não seja necessário marcá-los nessa ordem no recibo de pagamento, o pagamento é dividido em três macroáreas
- área de folha de pagamento. Nessa seção, devem ser mencionados os seguintes itens
- remuneração dos diretores,
- rendimentos do empregado e equiparados estabelecidos por hora ou por mês,
- bônus por trabalho adicional,
- trabalho extraordinário,
- décimo terceiro ou décimo quarto mês de salário, se pago mensalmente,
- pagamento de férias, licenças e feriados
- salário-família e deduções feitas por qualquer motivo.
Nessa área, deve-se levar em conta também a indenização por demissão acumulada, embora ela esteja sujeita a tributação separada, e os subsídios de transferência ou reembolsos e despesas adicionais tributados de acordo com os limites;
- área de seguridade social. O Acordo de Negociação Coletiva aplicado garante a provisão de pensão por órgãos de seguro. Graças a esses órgãos, o número de contribuições para o seguro social obrigatório é calculado;
- área fiscal. Nessa seção, a tributação Irpef da renda do empregado e equiparada estabelecida de acordo com os
- Artigos 49, 50, 51 e 52 do T.U.I.R,
- os impostos adicionais estimados
- quaisquer ajustes fiscais.
- os 730 reembolsos feitos pelo empregador como Substituto Tributário. Anexos e pagamentos de benefícios adicionais são itens a serem informados no recibo de pagamento.
Como manter e preservar o livro único de trabalho?
A empresa deve endossar e numerar o livro único de trabalho de forma única, sequencial e contínua. Para assegurar a inalterabilidade e a integridade dos dados e garantir a sequência cronológica das atividades, o livro único de trabalho não deve ter nenhuma alteração ou falta de numeração.
Os profissionais autorizados devem receber autorização do INAIL para aprovar a autorização para endosso pelo consultor de emprego.
O livro único é preenchido para cada mês de referência e endossado até o final do mês seguinte. No caso de folhas deterioradas ou canceladas, elas devem ser mantidas com precisão para garantir a inalterabilidade dos dados e a sequência da numeração exclusiva.
A empresa é obrigada a manter o livro único de trabalho na sede registrada onde o empregador opera ou, como segunda alternativa, ele pode ser confiado a um profissional qualificado. Independentemente da escolha, a empresa deve ser capaz de apresentar o documento aos órgãos de supervisão em até 15 dias após a solicitação.
O livro único de trabalho deve ser mantido nos arquivos da empresa por pelo menos cinco anos a partir da última data de registro.
Quais trabalhadores são registrados no livro único de trabalho?
O livro único de trabalho registra, em geral, categorias específicas de trabalhadores:
- todos os funcionários subordinados,
- colaboradores coordenados e contínuos,
- funcionários com contrato de locação de pessoal
- e funcionários destacados.
Há algumas pessoas que não se enquadram nas categorias de trabalhadores a serem registradas no livro único de trabalho, a saber
- assistentes de empresas comerciais
- trabalhadores parceiros
- estagiários
- estagiários
E se o livro único de trabalho não for preenchido corretamente? Sanções
Se o livro único de trabalho não for preenchido corretamente, a empresa poderá incorrer em determinadas penalidades, dependendo da gravidade das violações.
Se a empresa não preencher o livro único de trabalho, as sanções administrativas que podem ser aplicadas variam de 500 a 2.500 euros.
Se a empresa cometer um erro no preenchimento, a penalidade administrativa fica entre 500 e 2.500 euros. As irregularidades no arquivamento referem-se à não conformidade com a numeração sequencial ou à presença de traços de deterioração no armazenamento das folhas.
Se o registro do livro único de trabalho não for realizado corretamente, a sanção administrativa será de 150 a 1.500 euros para uma empresa com 10 trabalhadores e de 500 a 3.000 euros se a empresa tiver mais de 11 trabalhadores. O registro irregular refere-se à falta de registro de dados ou ao registro incorreto dos mesmos.
Se o livro único de trabalho for registrado com atraso, a penalidade administrativa será de 100 a 600 euros para uma empresa com 10 trabalhadores e de 150 a 1.500 euros se a empresa tiver mais de 10 trabalhadores.
Esperamos que, graças a este artigo, você possa evitar erros na compilação do livro único de trabalho, que, como vimos, podem causar sérios prejuízos financeiros à sua empresa.
No entanto, se ainda achar a compilação da folha de pagamento complicada ou com muitos elementos para ser realizada pessoalmente, recomendamos que consulte um consultor trabalhista ou veja a seção do nosso software que trata do processamento da folha de pagamento.
Artigo traduzido do italiano