Como se livrar da papelada com o banco de dados de pessoal: Benefícios e etapas para criá-lo
Quem nunca gostou de passar horas pesquisando em um arquivo? Aparentemente, ninguém.
O banco de dados de RH é um sistema digital, geralmente na forma de nuvem, no qual todas as informações relevantes para o RH são armazenadas de forma centralizada e facilitam a vida não só dos gerentes de RH, mas também dos funcionários.
Um banco de dados de pessoal tem muitas vantagens, e é por isso que mostraremos como implementá-lo em sua empresa. Vamos lá!
O que é um banco de dados de pessoal?
Os bancos de dados de RH são usados pelos gerentes de RH para armazenar informações pessoais sobre seus funcionários. Geralmente, ele faz parte de um sistema de informações de pessoal ou de um software de RH. Como pode cumprir uma série de tarefas, um banco de dados de pessoal abrange muitas áreas, por exemplo, gerenciamento de candidatos, administração de férias ou contabilidade da folha de pagamento.
O conjunto de dados pode incluir tudo, desde arquivos pessoais até informações sobre gerentes, férias e ausências, escalas ou folhas de ponto, planilhas de horas e despesas, bem como qualquer outra informação que possa ajudar o departamento de RH na administração de pessoal.
É importante saber que a criação e o gerenciamento de um banco de dados de funcionários estão sujeitos à co-determinação e à proteção de dados.
Por que usar um banco de dados de funcionários?
O uso de um único banco de dados de funcionários facilita o gerenciamento de dados pessoais pelo departamento de RH, pois os dados são consolidados por meio de um sistema como o MySQL. Um banco de dados abrangente também facilita o uso dos dados pela gerência para criar painéis ou relatórios de RH.
Ao conceder direitos de acesso, os usuários podem ter acesso direto aos seus dados relevantes e atualizados. Isso significa que os funcionários podem acessar formulários importantes e obter respostas a perguntas básicas sem precisar envolver o departamento de RH.
Um banco de dados de RH único e integrado oferece muitos outros benefícios, incluindo
Processo padronizado e atualizações consistentes
Um sistema integrado reúne todos os dados dos funcionários em uma única plataforma, de modo que não é necessário usar várias plataformas para fazer a folha de pagamento ou outras alterações. Toda vez que novos dados são adicionados ou atualizados, eles fluem direta e automaticamente para o banco de dados.
Maior segurança dos dados por meio de direitos de acesso
Se você armazenar os dados dos seus funcionários em um único banco de dados e não em vários sistemas diferentes, terá mais controle sobre quem tem acesso a eles. Você tem total autonomia sobre quais grupos de usuários podem visualizar ou alterar informações.
Maior transparência
Os funcionários que têm acesso ao banco de dados podem visualizar a folha de pagamento e os benefícios sem precisar visitar o RH todas as vezes. Os gerentes também podem acessar o histórico de desempenho e treinamento de sua equipe e gerar relatórios para apoiar as análises e avaliações de desempenho.
Menos papelada
A papelada se torna um problema do passado. Um banco de dados de RH integrado em um software baseado em nuvem reduz toda a papelada e cria um rastro digital das informações de cada funcionário. Painéis de controle e relatórios personalizáveis mostram quais atualizações foram feitas e quando, ajudando-o a manter o controle sem depender de arquivos em papel e sistemas de armazenamento.
Aumento da produtividade
A entrada duplicada de dados desperdiça tempo e aumenta a chance de erros. Um único banco de dados de funcionários ajuda a reduzir o tempo gasto na manutenção de dados, pois você trabalha com um único sistema em vez de vários sistemas. Isso significa que você pode usar o tempo economizado para outras atividades de gerenciamento de pessoal.
Como é criado um banco de dados de funcionários? 7 etapas
1 - O que você deseja alcançar com um banco de dados de funcionários?
Para implementar a ferramenta certa, você deve primeiro pensar no que deseja alcançar com um banco de dados de pessoal. Seja para:
- melhorar a relevância dos relatórios?
- automatizar os processos de RH?
- Integrar a folha de pagamento com os processos de recrutamento, benefícios e outras áreas?
- Acompanhar os KPIs de RH?
- Dar aos gerentes e funcionários acesso mais fácil aos dados para impulsionar o engajamento e o desempenho?
2 - Identifique as necessidades precisas de dados
Depois de estabelecer os objetivos macro do seu banco de dados de funcionários e o que deseja alcançar com ele, você poderá determinar os elementos que deseja incluir no banco de dados. Um bom ponto de partida é o ciclo de vida de um funcionário. Você deve incluir as atividades que ocorrem em cada uma das seguintes fases do ciclo de vida de um funcionário:
- Recrutamento e integração
- Gerenciamento de desempenho
- Treinamento e desenvolvimento
- Retenção e engajamento
- Desligamento
3 - Envolva as principais partes interessadas
Embora o departamento de RH seja geralmente responsável pelo gerenciamento dos dados dos funcionários, é aconselhável envolver também as partes interessadas que precisam aprovar novos investimentos técnicos, por exemplo, a gerência sênior e o departamento de TI. Também é preciso envolver os usuários frequentes dos dados, por exemplo, o gerente de folha de pagamento ou outros funcionários do departamento financeiro.
4 - Avalie diferentes soluções
Para atingir suas metas, você deve procurar uma solução padronizada para dados de RH que tenha os seguintes recursos:
- Baseada na nuvem, para que seus funcionários tenham acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana, de qualquer lugar.
- Suporte dedicado que o auxilie durante a implementação e esteja disponível diariamente após a implementação
- Módulos para dar suporte a todo o ciclo de vida do funcionário.
- Relatórios e painéis navegáveis para apoiar melhores análises e tomadas de decisão.
5 - Coleta de dados existentes
Independentemente do formato, é necessário reunir os dados existentes dos funcionários e prepará-los para inclusão no banco de dados. Por exemplo, você precisará ter em mãos suas políticas de pagamento e férias para que elas possam ser integradas ao novo sistema.
6 - Treinamento de funcionários
Dedique tempo para treinar os funcionários e fornecer recursos para que eles saibam onde acessar os contracheques, as informações de ausência e outros dados.
7 - Amplie os dados dos funcionários
O armazenamento e a atualização de dados lhe darão novas oportunidades de uso e geração de relatórios. Por exemplo, você pode criar novos relatórios personalizados para ajudá-lo a tomar decisões e entender o impacto de seus vários programas e atividades de RH.
Conclusão
O gerenciamento eficaz de dados de RH exige mais do que apenas planilhas do Excel e outras ferramentas manuais. Para economizar tempo e aumentar a precisão e a consistência dos dados de RH, um banco de dados confiável de registros é essencial para facilitar a sua vida e a de seus funcionários.
A integração do registro de pessoas em um local centralizado auxilia na tomada de decisões e ajuda a tornar a administração de RH mais produtiva.
Artigo traduzido do alemão